PROC脠S-VERBAL SESSION OUVERTE
de la quatri猫me r茅union ordinaire de l'ann茅e 2024 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le mercredi 19 juin 2024 脿 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vid茅oconf茅rence (Teams).
笔搁脡厂贰狈颁贰厂
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat J. Bell (脿 partir de 16h20), A. Beraskow, B. Bogie, D. Chemla, P. Cyr, J. Fr茅mont, J. Geurts, S. Gigu猫re, F. Guimont, J. Hendricks (脿 partir de 16h20), D. Hume, A. Juneau, A. Keller (jusqu鈥櫭 19h19), S. Kiff, B. Leduc, P. Murphy, G. Muzychka, M. Saikaley, H. Stern, L. Tedesco, J. Velloso
PERSONNES EXCUS脡ES
N. Gougeon, P. Hindo, N. C. Lazar, N, Odjick J. Palumbo, F-E. Racicot, G. Wilson
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, C. Schweizer, J. Sicard
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
SESSION OUVERTE
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue et remerciements
The Chair welcomed Julien Sicard, Vice-President, Advancement, in office since 3 June 2024.
La pr茅sidente remercie par ailleurs Nomi Claire Lazar et Gina Wilson, dont les mandats se terminent le 30 juin 2024, pour leur contribution inestimable aux travaux du Bureau des gouverneurs.
Mesdames Lazar et Wilson n鈥檕nt malheureusement pas pu se joindre 脿 la r茅union.
La pr茅sidente indique 茅galement que les nominations de deux nouveaux membres du corps professoral, Graham Mayeda et Rafal Kulik, sont pr茅sent茅es ce jour pour approbation.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit d鈥檌nt茅r锚ts n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Approbation du proc猫s-verbal de la r茅union du 28 mai 2024
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
5. Questions d茅coulant du proc猫s-verbal
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
6. Nomination au Comit茅 de placement de la caisse de retraite
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
7. Nomination de deux membres du corps enseignant au Bureau des gouverneurs
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
8. Nomination d鈥檜ne membre du personnel de soutien au Bureau des gouverneurs
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
9. Revue annuelle de l鈥櫭﹏onc茅 des politiques et pratiques de placement
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
10. Revue des politiques et directives portant sur les investissements
a) EPOP 鈥 Portefeuille 脿 long term
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
11. R茅gime de retraite
a) Rapport annuel 2023 sur le r茅gime de retraite
b) 脡valuation actuarielle au 1er janvier 2024
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
Fran莽ois Dionne et Fr茅d茅ric Gendron (Mercer) se sont joints 脿 la r茅union pour ce point.
POUR INFORMATION
12. Rapport annuel sur la gouvernance des comit茅s de pension et de tr茅sorerie
a) Comit茅 de placement de la caisse de retraite
b) Comit茅 de pension
c) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
2024.20 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve l鈥檕rdre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont pr茅sent茅es 脿 savoir :
Point 4
2024.20a Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le proc猫s-verbal de la r茅union du 28 mai 2024.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 6
2024.20b Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat du professeur Jacob Krich au Comit茅 de placement de la caisse de retraite pour un mandat de dix-huit mois, du 1er juillet 2024 au 31 d茅cembre 2025.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 7
2024.20c Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Rafal Kulik au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2024.20d Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Graham Mayeda au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 8
2024.20e Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Marianne Saikaley au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 9
2024.20f On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the Statement of Investment Policies and Procedures for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
Point 10
2024.20g On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the Statement of Investment Policies and Goals for the Long Term Portfolio.
(Unanimous)
Point 11a
2024.20h On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the 2023 Annual Report for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
Point 11b
2024.20i On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) actuarial valuation update as of January 1, 2024.
(Unanimous)
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
13. 脡tats financiers v茅rifi茅s des r茅gimes de retraite pour l鈥檃nn茅e se terminant le 31 d茅cembre 2023
a) R茅gime de retraite de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa
b) R茅gime de retraite de l鈥橝ssociation des professeurs 脿 temps partiel de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa (APTPUO)
Michel Houle, vice-recteur associ茅, ressources financi猫res, se joint 脿 la r茅union
Members were informed that both Financial Statements were prepared in accordance with Canadian Accounting Standards for Pension Plans and audited by KPMG.
The financial statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) are presented using the most recent actuarial valuation performed by Mercer as at 31 December 2023, based on an actuarial projection of a valuation performed as at 1 October 2023.
The Administration Committee reviewed both financial statements at its meeting of 22 May 2024, the Audit Committee also reviewed them at its meeting of 29 May 2024 and both committees recommend their approval.
2024.21 On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the December 31, 2023 audited financial statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
2024.22 On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the December 31, 2023 audited financial statements of the Association of Part-Time Professors of the University of Ottawa Pension Plan (1991).
(Unanimous)
Michel Houle quitte la r茅union
14. Proposition d鈥檈xemption/dispense de droits d鈥檌nscription pour les 茅tudiantes et 茅tudiants de la Nation algonquine
Tareyn Johnson, directrice des affaires autochtones, se joint 脿 la r茅union.
Members were informed that the proposed tuition fee support (an exemption from payment of University of Ottawa tuition fees) would apply to Algonquin students who are registered members of 1 the 11 federally recognized Algonquin First Nations in Ontario and Quebec and who are enrolled full or part-time in bachelor's, master's, and doctoral programs at the University of Ottawa as of 1 September 2024.
It is contingent upon the Algonquin Anishinabeg Nation Tribal Council and Algonquins of Pikwakanagan First Nation committing to provide funding, as of 1 September 2024, to eligible students to cover their University of Ottawa ancillary, administrative, incidental fees and other fees incurred by the eligible students during their program of study.
The proposal is the result of a collaboration and consultation between the University鈥檚 Office of Indigenous Affairs, the Registrar's Office and in consultation with education directors at Pikwakanagan and Kitigan Zibi.
It fulfills the University of Ottawa commitment to truth and reconciliation and affirm its relationship with the Algonquin peoples.
It must be noted that, based on self-identification, there are currently fewer than 20 Algonquin students with federal status at the undergraduate level and 5 more in graduate programs at 91精品黑料吃瓜.
The initiative would be in effect for an initial period of 5 years, renewable.
A discussion followed during which it was confirmed that the Bands appreciate the University support.
It was also confirmed that the tuition fee support is meant to make the access to university easier for the Algonquin students concerned and that the 5-year period cap is not a limitation but a way to improve the support after an initial period of time.
2024.23 On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves that the University of Ottawa provides tuition fee support (an exemption from payment of University of Ottawa tuition fees) for Algonquin students who are registered members of 1 of the 11 federally recognized Algonquin First Nations in Ontario and Quebec, and who are enrolled full or part-time in bachelor's, master's, and doctoral programs as of September 1, 2024.
This approval is contingent upon the signing of letters of understanding that formalize the commitments and obligations of both the University of Ottawa and the Algonquin Anishinabeg Nation Tribal Council, as well as the Algonquins of Pikwakanagan First Nation.
(Unanimous)
POUR INFORMATION
15. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
鈥 La collation des grades qui s鈥檈st d茅roul茅e au Centre Shaw du 6 au 9 juin 2024 s鈥檈st globalement bien d茅roul茅e malgr茅 certaines manifestations 茅tudiantes li茅es au conflit isra茅lo-palestinien.
Le recteur passe la parole au provost pour une mise 脿 jour sur les inscriptions :
Au 4 juin 2024 on note les acceptations suivantes par rapport 脿 l鈥檃nn茅e pr茅c茅dente :
- Canadiens anglophones : - 163 acceptations (-108 pour les projections au 19 janvier 2024)
- Canadiens francophones : - 99 acceptations (- 55 pour les projections au 19 janvier 2024)
- Internationaux anglophones : - 314 acceptations (- 378 pour les projections au 19 janvier 2024)
- Internationaux francophones : - 19 acceptations (- 213 pour les projections au 19 janvier 2024)
鈥 脡tudiants canadiens et internationaux premier cycle :
- Augmentation de 3.3% pour les 茅tudiants en provenance des 茅coles secondaires canadiennes
- Augmentation de 11% pour les inscriptions des 茅tudiants francophones et 16% pour les 茅tudiants venant des programmes d鈥檌mmersion francophone
- Perte de 4% au niveau des inscriptions des 茅tudiants anglophones
- Augmentation de 8% pour les inscriptions d鈥櫭﹖udiants d鈥橭ttawa et sa r茅gion mais baisse de 9% pour les 茅tudiants en provenance de Toronto et sa r茅gion.
鈥 脡tudiants canadiens et internationaux cycle sup茅rieurs :
- Ma卯trise 茅tudiants canadiens : 1818 acceptations par rapport 脿 1720 en 2023
- Ma卯trise 茅tudiants internationaux : 1760 acceptations 鈥 M锚me nombre qu鈥檈n 2023
- PhD 茅tudiants canadiens : 147 acceptations par rapport 脿 un total final de 159 en 2023
- PhD 茅tudiants internationaux : 174 acceptations par rapport 脿 un total final de 187 en 2023
Il est pr茅vu de maintenir le m锚me nombre d'茅tudiants internationaux qu'en 2023 et d鈥檃jouter au moins 150 茅tudiants canadiens 脿 la ma卯trise.
Le nombre de canadiens au doctorat devrait par ailleurs compenser la baisse de doctorants internationaux.
Il est 茅galement indiqu茅 que des moyens additionnels seront d茅velopp茅s pour renforcer les inscriptions en premier choix pour les 茅tudiants canadiens.
Le recteur indique 茅galement que :
鈥 La r茅ponse de l鈥橴niversit茅 au Minist猫re des Coll猫ges et Universit茅s sur les r茅sultats du cadre de responsabilit茅 financi猫re des universit茅s sera pr茅sent茅e au Bureau lors de la r茅union de septembre 2024.
Il est pr茅cis茅 que la demande du Minist猫re n鈥檈st pas inattendue et que l鈥橴niversit茅 a d茅j脿 travaill茅 sur un plan d鈥檃ction.
鈥 L鈥橴niversit茅 obtiendra un financement provincial de 8 millions en 2024-2025, de 13,7 millions l鈥檃nn茅e suivante et de 19,4 millions en 2026-2027.
Il est confirm茅 que l鈥橴niversit茅 n鈥檕btiendra pas de financement provenant de l鈥檈nveloppe provinciale destin茅e 脿 soutenir les universit茅s en difficult茅.
鈥 Universit茅 de Sudbury : lancement de 23 programmes 茅labor茅s en collaboration avec l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa 脿 partir de septembre 2025.
鈥 Campement 91精品黑料吃瓜 : les n茅gociations sont pour l鈥檌nstant 脿 l鈥檃rr锚t.
16. Rapport de progr猫s : progression de l鈥檃utochtonisation et de la d茅colonisation
Les membres re莽oivent le rapport de progr猫s qui fournit un compte rendu sur la mise en 艙uvre du Plan d鈥檃ction autochtone de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa et de ses quatre cerceaux :
1. 脡tablissement : am茅lioration des politiques, des proc茅dures, des services et de l鈥櫭﹖ablissement
2. Facult茅s, d茅partements et programmes : d茅veloppement des programmes d鈥櫭﹖udes et de la recherche autochtone
3. Espace physique : Apport esth茅tique, inclusion, am茅lioration
4. Communaut茅 autochtone : participation interne et externe
Les principaux 茅l茅ments issus de la tourn茅e de consultation men茅e aupr猫s des facult茅s et des services au printemps 2022 et 脿 l鈥檃utomne 2023 visant 脿 identifier d'autres facteurs pouvant acc茅l茅rer l鈥檃utochtonisation et la d茅colonisation de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa sont 茅galement inclus dans le rapport.
A discussion followed during which it was mentioned that it was difficult to retain Indigenous professors because of the French language requirement in effect at the University of Ottawa.
Several members suggested that an information session on Indigenous governance would be useful in order to gain a better understanding.
Tareyn Johnson quitte la r茅union.
17. Rapport annuel de progr猫s : sant茅 mentale et mieux-锚tre
Jean-Yves Hinse, vice-recteur associ茅, ressources humaines et Rachelle Clark, Directrice principale, Sant茅, mieux-锚tre et soutien 茅tudiant, se joignent 脿 la r茅union.
Les membres re莽oivent le rapport annuel de progr猫s qui fait 茅tat de l鈥檃vanc茅e des activit茅s favorisant les principes et objectifs du Cadre strat茅gique pour la sant茅 mentale et le mieux-锚tre mis en place en juin 2023.
A discussion followed during which it was explained that more than half of the students who need support have mental health challenges and that one out of five requires academic accommodation.
It was noted that the services provided by the Student Health and Wellness Centre were of excellent quality however the waiting period was extremely long. In order to address this, the mental health support care would be enhanced by the addition of medical professionals.
Jean-Yves Hinse et Rachelle Clark quittent la r茅union.
18. Mise 脿 jour sur WorkDay
Nisrin El-Amraoui, directrice RH-FIN Applications et Soutien, se joint 脿 la r茅union
Les membres re莽oivent une mise 脿 jour sur le programme de modernisation des services administratifs Workday qui remplace les syst猫mes financiers et de ressources humaines de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa depuis le 1er mai 2023.
L鈥檃doption de Workday par la communaut茅 s鈥檈st largement am茅lior茅e et les phases de stabilisation et de soutien se poursuivront tout au long de la prochaine ann茅e fiscale, avec l鈥檃ide des nombreux groupes de travail qui r茅visent les diff茅rents processus administratifs.
Les plans d鈥檃ction 茅tablis pour g茅rer les probl猫mes rencontr茅s lors de la transition ont conduit 脿 une meilleure appropriation de la solution par le personnel.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est sugg茅r茅 de mener un audit sur certains processus pour s鈥檃ssurer que l鈥檈nsemble des op茅rations a 茅t茅 bien programm茅.
Nisrin El-Amraoui quitte la r茅union
19. Rapport annuel des comit茅s
a) Comit茅 de placement de la caisse de retraite
b) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
c) Comit茅 de pension
Les rapports ont 茅t茅 soumis pr茅alablement 脿 la r茅union.
Aucune pr茅sentation n鈥檈st demand茅e par les membres qui n鈥檕nt aucune question.
20. Rapport de comit茅
a) Comit茅 de v茅rification
The Chair of the Committee presented an overview of the decisions taken and items discussed at the Audit Committee meeting held on May 29, 2024. She indicated that due to a conflict of interest related to the External Auditor's Request for Proposals, she recused herself for that discussion. Anna Keller, committee member, chaired that portion of the meeting.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
