PROC脠S-VERBAL SESSION OUVERTE
de la deuxi猫me r茅union de l'ann茅e 2023 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le jeudi 20 avril 2023 脿 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vid茅oconf茅rence (Teams).
笔搁脡厂贰狈颁贰厂
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat (脿 partir de 17h18), A. Beraskow, K. Butler Malette (gouverneure 茅m茅rite, 脿 partir de 16h42), D. Chemla, P. Cyr, D. Desautels (gouverneur 茅m茅rite), J. Fr茅mont, J. Geurts, S. Gigu猫re, F. Guimont, P. Hindo, A. Juneau, A. Keller, S. Kiff, N.-C. Lazar, J. Lefebvre, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick (脿 partir de 17h17), F.-E. Racicot, M. Saikaley, J. Tchida, L. Tedesco, S. Tokmakjian (脿 partir de 17h25), G. Wilson
PERSONNES EXCUS脡ES
C. Dallaire, J. Hendricks, D. Hume, H. Mohamud, D. Monaghan, A. Steeves, H. Stern
PERSONNES RESSOURCES
A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, C. Schweizer, J. Scott
La pr茅sidente rappelle les consignes n茅cessaires au bon d茅roulement de la r茅union aux personnes qui participent 脿 la rencontre sur Teams.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle 茅galement que les membres ont re莽u un message les invitant 脿 poser leurs questions sur l鈥檕rdre du jour pr茅alablement 脿 la r茅union.
La pr茅sidente remercie Hannan Mohamud membre 茅lue par les 茅tudiants de premier cycle, dont le mandat se termine le 30 avril 2023 pour ses contributions au Bureau des gouverneurs.
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit d鈥檌nt茅r锚ts n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
3. Droits accessoires, compl茅mentaires et administratifs pour l鈥檃nn茅e universitaire 2023-2024
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
4. Abolition du R猫glement 75 Cartes d'achat
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
5. Nomination d鈥檜n 茅tudiant au Bureau des gouverneurs
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
6. Analyse des recommandations de la V茅rificatrice g茅n茅rale de l鈥橭ntario par l鈥橴niversit茅
2023.05 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver l鈥檕rdre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont pr茅sent茅es 脿 savoir :
(une abstention)
Point 3
2023.05 a Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver les droits accessoires, administratifs et compl茅mentaires pour l鈥檃nn茅e universitaire 2023-2024.
Point 4
2023.05 b On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the abolition of Policy 75.
Point 5
2023.05 c Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Jamie Bell au Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du 1er mai 2023 au 30 avril 2025.
Point 6
2023.05 d On motion duly made, seconded, and carried, it is resolved to approve the University analysis and its recommendations relatively to the Auditor General of Ontario Annual Reports: Value-for-Money Audit: Financial Management in Ontario Universities and Special Audit of Laurentian University as more fully detailed in the cover note and its annexes.
The chair of the Board of Governors will send a letter to the Ministry of Colleges and Universities to inform that the Board has analyzed the recommendations contained in the Auditor General of Ontario鈥檚 reports. After this analysis, the Board is satisfied that the practices in place at the University of Ottawa broadly meet all of the recommendations.
The University administration will make any adjustments that might turn out to be necessary.
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
7. Entente de mandat strat茅gique 3 : 茅valuation de l鈥檃nn茅e 3 et pond茅ration des indicateurs de l鈥檃nn茅e 4
Blair Jackson, directeur, recherche institutionnelle et planification, se joint 脿 la r茅union.
The Provost reminded members that since 2014, all publicly funded universities in Ontario have signed successive three-year strategic mandate agreements with the Ministry of Colleges and Universities. These agreements, in addition to clearly specifying each university鈥檚 areas of focus, set out measurable goals and demonstrate the universities鈥 commitment to working with the government in terms of their future directions.
According to the Ontario government, the SMAs support the government鈥檚 commitment to 鈥渕aking Ontario鈥檚 postsecondary education system more sustainable and better aligned with labour-market needs while operating transparently and efficiently.鈥 In 2019鈥2020, a new Strategic Mandate Agreement (SMA3) was negotiated with the Ontario government and covers five years, from 2020鈥2021 to 2024鈥2025. The major change in this SMA3 in terms of grant funding, is a gradual transition from the student-based budget approach to funding tied to 10 performance indicators. The percentage of funding related to performance indicators was expected to start at 25% in 2020鈥2021 and rise to 60% in 2024鈥2025.
Due to the pandemic, the Ontario government postponed the funding based on performance indicators until 2023鈥2024 and the Ministry is now recoupling performance funding for Year 4 of the SMA3 (2023- 2024) at 10%.
The Institutional Research and Planning department is forecasting that the University will exceed all performance targets for 2023-2024 and 2024-2025 and recommends the following metric weights for 2023-2024:
1. Graduate employment rate in a related field: 5% of the metric weighting for a notional allocation of $1,525,865
2. Institutional strength/focus: 20% of the metric weighting for a notional allocation of $6,103,459
3. Graduation rate: 5% of the metric weighting for a notional allocation of $1,525,865
4. Community/local impact of student enrolment: 10% of the metric weighting for a notional allocation of $3,051,729
5. Economic impact (institution-specific): 20% of the metric weighting for a notional allocation of $6,103,459
6. Research funding and capacity: federal tri-agency funding secured: 15% of the metric weighting for a notional allocation of $4,577,594
7. Experiential learning: 15% of the metric weighting for a notional allocation of $4,577,594
8. Research revenue attracted from private sources: 5% of the metric weighting for a notional allocation of $1,525,865
9. Graduate employment earnings: 5% of the metric weighting for a notional allocation of $1,525,865
2023.06 On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the metric weights of the SMA3 proposed for the fiscal year 2023-2024.
(Unanimous)
Blair Jackson quitte la r茅union.
POUR INFORMATION
8. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
鈥 Les 茅tudiants sont actuellement en p茅riode d鈥檈xamen et nous terminons donc la premi猫re ann茅e d鈥檈nseignement 芦 normal 禄 depuis le d茅but de la pand茅mie de Covid-19.
La collation des grades se d茅roulera du 8 au 11 juin et les membres du Bureau des gouverneurs sont comme chaque ann茅e invit茅s 脿 y participer.
鈥 La vice-rectrice aux relations ext茅rieures, Jacline Nyman, a d茅cid茅 de ne pas demander le renouvellement de son mandat et quittera donc ses fonctions le 20 avril 2023; elle deviendra professeure 脿 l鈥櫭塩ole de gestion Telfer 脿 la fin de son cong茅 administratif.
Le recteur, appuy茅 par Robert Bourgeois, assurera l鈥檌nt茅rim du poste en attendant la nomination d鈥檜n nouveau vice-recteur ou d鈥檜ne nouvelle vice-rectrice. Monsieur Bourgeois ne sera pas membre du Comit茅 d鈥檃dministration.
Un comit茅 de s茅lection sera mis sur pied sous peu et la proc茅dure de recrutement lanc茅e.
Le recteur remercie Jacline Nyman pour la qualit茅 de son travail et les nombreux d茅fis qu鈥檈lle a su relever telle que l鈥檃ugmentation des r茅sultats des lev茅es de fonds, $46 millions par an, qui a permis 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥檃cqu茅rir un bon positionnement par rapport aux universit茅s de m锚me type.
鈥 Une derni猫re s茅ance publique d鈥檌nformation / Town Hall doit avoir lieu pour terminer cette session mais il apparait d茅j脿 clairement que la stabilit茅 financi猫re de l鈥橴niversit茅 est une source d鈥檌nqui茅tude pour l鈥檈nsemble du personnel, les coupures budg茅taires de l鈥檃utomne 2022 ayant suscit茅 inqui茅tude et nervosit茅.
鈥 Quantum Research: University of Ottawa is a major player in Canada in this field and has strong research capabilities.
Le recteur passe la parole 脿 la provost pour une mise 脿 jour sur les activit茅s de son cabinet :
鈥 L茅g猫re augmentation du nombre des demandes d鈥檃dmission par rapport 脿 l鈥檃nn茅e derni猫re avec 436 demandes suppl茅mentaires, mais avec des diff茅rences importantes par citoyennet茅 et par langue.
鈥 Diminution des admissions par rapport 脿 l鈥檃nn茅e derni猫re avec une diminution de 2646 admissions
On enregistre les modifications suivantes :
飪 Diminution de 2353 anglophones canadiens mais augmentation de 39 francophones canadiens;
飪 Diminution de 502 anglophones internationaux mais augmentation de 170 francophones internationaux
鈥 Au niveau des demandes des internationaux anglophones on constate une augmentation des demandes en provenance de l鈥橝frique qui permet d鈥檃tt茅nuer les pertes en provenance de la Chine.
鈥 Au niveau facultaire on constate :
飪 Facult茅 de droit, section droit civil : l茅g猫re baisse dans les demandes, mais augmentation des admis avec +17% et des confirmations d鈥檃dmission avec +11%
飪 Facult茅 de droit, section Common Law : baisse tant au niveau des demandes que des admissions, aussi bien en anglais qu鈥檈n fran莽ais
飪 Facult茅 d鈥櫭ヾucation : augmentation des franco-canadiens et des internationaux francophones mais et diminution des anglo-canadiens et des internationaux anglophones
飪 Facult茅 de m茅decine, programme de pharmacie en fran莽ais : augmentation du nombre des demandes avec l鈥檃nticipation de 70 admissions.
9. Mise 脿 jour 脿 jour sur le programme d鈥橴niForum et pr茅sentation du Programme d鈥檃m茅lioration continue des services administratifs
Members were reminded that the University of Ottawa remains committed to its vision of excellence and to its ambitious goals, as set out in Transformation 2030, despite the continued operating pressures felt across the sector.
To gain a better understanding of its alignment within the sector, 91精品黑料吃瓜 joined the UniForum program in 2022. This program enables the comparison of higher education organizations in terms of internal service efficiency and effectiveness, in addition to providing a forum for exchange on best practices amongst the over 60 member organizations across the globe. Canadian university members include University of Alberta, The University of British Columbia, University of Calgary, Dalhousie University, McMaster University, University of Ottawa, University of Saskatchewan, Simon Fraser University, University of Toronto and York University.
The first complete set of UniForum results were made available to the University in January 2023. tThe benchmarking results indicate that 91精品黑料吃瓜 spends less than the average of the 10 participating Canadian universities but more than the average UniForum universities do on day-to-day administration, in addition to having fragmented service delivery, a reliance on generalists and casual staff, and a majority of its capacity being spent on transactional activity. In terms of service effectiveness across 65 services, the University ranks the second lowest in the global UniForum group.
To assist with the development of a transformation blueprint based on UniForum and additional data findings, the University engaged the services of Nous Group consulting to help in addressing structural costs and revenue challenges.
Nous Group identified the following five opportunities for the University to consider:
鈥 Administrative Transformation and Service Excellence: define, design, implement and refine administrative services鈥 organizational design and service delivery model;
鈥 Procurement Reform: reduce non-labour costs through strategic sourcing, category management, and demand management;
鈥 International Student Strategy: design and implement a tuition fee and scholarship model, and identify priority sourcing markets;
鈥 Student Experience Design: design value proposition to students, review key enablers such as digital strategy, work-integrated learning, and program architecture;
鈥 Budget Model Review: design and implement a strategic-hybrid budget model.
The Administrative Services Continuous Improvement Program has been developed in response to the findings of the UniForum results and Nous鈥 analyses in order to support 91精品黑料吃瓜鈥檚 ongoing growth, ensure financial sustainability, and foster a service excellence culture.
A discussion followed during which it was confirmed that all universities members of the UniForum program are research intensive institutions.
10. Projections budg茅taires 2022-2023
Marcel Merette, provost associ茅, planification et budgets acad茅miques, se joint 脿 la r茅union
Il est rappel茅 qu鈥櫭 la suite de l鈥檃doption du budget par le Bureau des gouverneurs au printemps, il est coutume de mettre 脿 jour les projections des revenus et des d茅penses 脿 l鈥檃utomne puis 脿 l鈥檋iver, soit apr猫s la r茅ception des donn茅es concernant les inscriptions des trimestres d鈥檃utomne et d鈥檋iver.
Au niveau de l鈥櫭﹖at proforma consolid茅, le solde pr茅vu des produits sur les charges s鈥檈st d茅t茅rior茅 de 27,4 M$ par rapport au budget initial approuv茅 au printemps, ce qui constitue cependant une am茅lioration majeure par rapport aux projections d鈥檃utomne qui annon莽aient une d茅t茅rioration de 63,031 M$.
La r茅vision actuarielle des avantages sociaux futurs, la mauvaise performance des revenus de placement et les probl猫mes de visa rencontr茅s par les 茅tudiants 茅trangers sont les principales causes de cette chute de l鈥檈xc茅dent.
Au niveau de la projection consolid茅e pour l鈥檈nsemble des fonds, le solde du budget consolid茅 devient l茅g猫rement d茅ficitaire, de 4,4 M$, par rapport au budget initial.
Ce d茅ficit est principalement d没 脿 la d茅t茅rioration du solde budg茅taire du Fonds de fonctionnement qui est de l鈥檕rdre de 3,159 M$. Les pertes de revenus (droits de scolarit茅 et revenus de placement) sont les principales causes de ce d茅ficit, les mesures d鈥檃tt茅nuation ayant tout de m锚me permis de redresser significativement les soldes budg茅taires de fa莽on 脿 les ramener pr猫s des soldes du budget initial.
Au niveau de la projection du Fonds de fonctionnement, le d茅ficit pr茅vu passe de 28,985 M$ 脿 32,144 M$ pour une variance n茅gative de 3,159 M$.
Les pertes de revenus (10,337 M$ pour les revenus de placement et 13,383 M$ pour les droits de scolarit茅) sont la principale cause de cette variance, les mesures d鈥檃tt茅nuation ayant cependant permis de r茅duire les d茅penses de plus de 16 M$ par rapport aux projections d鈥檃utomne et de compenser ainsi en bonne partie les pertes de revenus.
Il est confirm茅 que l鈥橴niversit茅 continue 脿 suivre les mesures d鈥檃tt茅nuation afin de terminer l鈥檃nn茅e fiscale avec un d茅ficit z茅ro au consolid茅.
Marcel Merette quitte la r茅union.
11. Rapports de comit茅s
a) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie (volet tr茅sorerie)
Le pr茅sident du Comit茅 pr茅sente un compte rendu de la r茅union tenue le 29 mars 2023 durant laquelle les membres ont approuv茅 la revue annuelle des contributions aux fonds d鈥檃mortissement ainsi que les propositions d鈥檌nvestissement de la dette priv茅e.
Members also received the Chief Investment Officer report, the public market investments report, the real assets investments report as well as an update on the implications associated with the recent disbursement tax increase from 3.5% to 5% that was applied to charities and non-profit organizations.
They also received various strategy updates as well as the annual investment risk overview.
b) Comit茅 de v茅rification
The Chair presented the report of the meeting held on 8 March 2023 in the absence of the Chair of the Committee.
Members reviewed the management鈥檚 analysis of the Reports from the Office of the Auditor General of Ontario: the Special Report on Laurentian University and the Value-for-Money Audit: Financial Management in Ontario Universities.
They also received an enterprise risk management update as well as an update on the Administrative Services Modernization Program.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
