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de la troisi猫me r茅union de l'ann茅e 2019 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le 29 avril 2019 脿 17h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.
SESSION OUVERTE
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D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, D. Desautels, T. Doyon, J. Fr茅mont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Gigu猫re, M. Ingham, A. Jolic艙ur, A. Keller, R. L鈥橝bb茅, S. Lamoureux, J. Lefebvre, T. Malaty (t茅l茅phone), N. Mercier, S. Morris, C. Perron, M. Picard, J. Quaid, E. Rody (t茅l茅phone), C. Rouillard, J. Simpson
PERSONNES EXCUS脡ES
C. Commanda, C. Dallaire, F. Guimont, S. Hussen, D. Monaghan, L. Soloway
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, R. Bourgeois, S. Charbonneau, D. Graham, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer
Madame Kathryn Butler Malette pr茅side la r茅union.
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue et remerciements
La pr茅sidente souhaite la bienvenue 脿 Robert Bourgeois, vice-recteur aux ressources par int茅rim, nomm茅 pour un mandat ne d茅passant pas une ann茅e, 脿 Anna Keller, nomm茅e par l鈥橝ssembl茅e l茅gislative de l鈥橭ntario pour un mandat de trois ans, et 脿 Christine Dallaire, nomm茅e par le S茅nat de l鈥橴niversit茅 pour un mandat de trois ans. Elle f茅licite 茅galement Mark Ingham pour sa r茅茅lection par les 茅tudiants et 茅tudiantes des cycles sup茅rieurs nomm茅 pour un mandat de deux ans.
La pr茅sidente f茅licite par ailleurs le vice-recteur 脿 la recherche et ses 茅quipes pour l鈥檌nauguration du campus Kanata-Nord qui a eu lieu le 25 avril 2019.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Proc猫s-verbal de la r茅union du 28 janvier 2019.
Le proc猫s-verbal est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
5. Question d茅coulant du proc猫s-verbal
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
6. Rapport du Comit茅 de gouvernance et de nomination
Le Comit茅 soumet au Bureau les recommandations suivantes, approuv茅es 脿 l鈥檜nanimit茅 lors de la r茅union du Comit茅 de gouvernance et de nomination du 17 avril 2019 :
Bureau des gouverneurs
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Jennifer Adams au Bureau des gouverneurs pour un mandat d鈥檜n an et quatre mois, du 29 avril 2019 au 24 septembre 2020.
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Bureau des gouverneurs
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Mark Ingham au Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du1er mai 2019 au 30 avril 2021.
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Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination d鈥橝lex Beraskow au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d鈥檜n an et deux mois, du 29 avril 2019 au 30 juin 2020.
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Comit茅 de v茅rification
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Jennifer Adams au Comit茅 de v茅rification pour un mandat de deux ans et deux mois, du 29 avril 2019 au 30 juin 2021
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Comit茅 de v茅rification
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination d鈥橝nna Keller au Comit茅 de v茅rification pour un mandat de deux ans et deux mois, du 1er mai 2019 au 30 juin 2021.
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Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, volet finances
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de St茅phane Gigu猫re au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, volet finances, pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2019 au 30 juin 2022.
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Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, volet tr茅sorerie
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de St茅phane Gigu猫re au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, volet tr茅sorerie, pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2019 au 30 juin 2022.
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Comit茅 des terrains et des b芒timents
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de St茅phane Gigu猫re au Comit茅 des terrains et des b芒timents pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2019 au 30 juin 2022.
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Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Denis Desautels au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de cinq mois, du 19 juillet 2019 au 15 d茅cembre 2019.
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Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Joe Geurts au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d鈥檜n an, du 1er juillet 2019 au 30 juin 2020.
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Comit茅 de gouvernance et de nomination
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Deanna Monaghan au Comit茅 de gouvernance et de nomination pour un mandat de sept mois, du 29 mai 2019 au 11 d茅cembre 2019.
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Comit茅 de gouvernance et de nomination
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Denis Desautels au Comit茅 de gouvernance et de nomination pour un mandat de cinq mois, du 1er juillet 2019 au 15 d茅cembre 2019.
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Comit茅 de gouvernance et de nomination
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Johanne Lefebvre au Comit茅 de gouvernance et de nomination pour un mandat de six mois, du 1er juillet 2019 au 20 janvier 2020.
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Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, volet finances
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Denis Desautels au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, volet finances, en qualit茅 de membre et de pr茅sident, pour un mandat de cinq mois, du 19 juillet 2019 au 15 d茅cembre 2019.
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Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, volet tr茅sorerie
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Denis Desautels au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, volet tr茅sorerie, en qualit茅 de membre et de pr茅sident, pour un mandat de cinq mois, du 19 juillet 2019 au 15 d茅cembre 2019.
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Comit茅 de pension
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat d鈥橝lain Jolicoeur au Comit茅 de pension, en qualit茅 de membre et de pr茅sident, pour un mandat d鈥檜n an, du 4 juin 2019 au 30 juin 2020.
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Comit茅 du r茅gime de pension suppl茅mentaire
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat d鈥橝lain Jolicoeur au Comit茅 du r茅gime de pension suppl茅mentaire, en qualit茅 de membre et de pr茅sident, pour un mandat d鈥檜n an, du 4 juin 2019 au 30 juin 2020.
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Comit茅 des terrains et des b芒timents
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Joe Geurts au Comit茅 des terrains et des b芒timents, en qualit茅 de membre et de pr茅sident, pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2019 au 30 juin 2021.
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7. R猫glement administratif du Bureau 鈥 Version fran莽aise
La version anglaise du r猫glement administratif du Bureau refondu a 茅t茅 approuv茅e par le Bureau des gouverneurs lors de la r茅union du 25 f茅vrier 2019.
Il a 茅t茅 convenu lors de cette m锚me r茅union que la version fran莽aise, qui a la m锚me valeur juridique que la version anglaise, serait 茅galement pr茅sent茅e au Bureau pour approbation lors de la pr茅sente r茅union.
2019.08 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le proc猫s-verbal de la r茅union du Bureau des gouverneurs du 25 f茅vrier 2019, les recommandations du Comit茅 de gouvernance et de nomination et, le R猫glement administratif du Bureau, version fran莽aise.
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AUX FINS D鈥橝PPROBATION OU D鈥橧NFORMATION
8. Rapport du recteur
Le recteur rappelle qu鈥檜n rapport 茅crit a 茅t茅 remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.
Le recteur revient sur l鈥橧nauguration du campus Kanata-Nord et rappelle que ce m茅lange entre les entreprises, l鈥檌ndustrie et l鈥橴niversit茅 rencontre un grand soutien et beaucoup d鈥檌nt茅r锚t de la part de la communaut茅. Il mentionne 茅galement que ce campus pr茅sente un fort potentiel pour les placements Co-Op de l鈥橴niversit茅 et remercie une nouvelle fois le vice-recteur 脿 la recherche qui a pilot茅 ce projet.
Le recteur rappelle que la F茅d茅ration 茅tudiante de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa (F脡UO) a cess茅 ses activit茅s suite au r茅f茅rendum organis茅 pour d茅signer l鈥檃ssociation 茅tudiante de premier cycle 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa et que le Syndicat 茅tudiant de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa (SEUO) qui a pris la rel猫ve s鈥檃v猫re 锚tre un excellent partenaire pour l鈥橴niversit茅.
Il indique que le Provost fera une mise 脿 jour sur le plan strat茅gique 2030 et mentionne la nomination de la nouvelle doyenne de la Facult茅 de droit, section de droit civil, Marie-脠ve Sylvestre, qui prendra ses fonctions le 1er juillet 2019, et la poursuite des recrutements en cours pour la nomination du nouveau ou de la nouvelle Provost et du nouveau doyen ou de la nouvelle doyenne de la Facult茅 des sciences sociales.
Le recteur revient 茅galement sur l鈥檃nnonce du nouveau budget de l鈥橭ntario, le 11 avril, qui est par ailleurs repris dans le rapport 茅crit.
Le recteur rappelle par ailleurs qu鈥檜ne camionnette a travers茅 le campus de fa莽on erratique le 20 mars mais que le syst猫me d鈥檃lerte a bien fonctionn茅 notamment gr芒ce au m茅dia sociaux, Twitter et Facebook; le syst猫me informatique a quant 脿 lui eu quelques probl猫mes qui sont en cours de correction.
Le recteur passe ensuite la parole au Provost qui fait une mise 脿 jour sur les demandes d鈥檃dmission qui sont en hausse, aussi bien au niveau international que domestique.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle les membres demandent des informations sur le pourcentage de premier, deuxi猫me et troisi猫me choix dans la hausse de 33% constat茅e sur les demandes d鈥檃dmission; il est r茅pondu qu鈥檃u niveau domestique 2.6% sont des premiers choix, 5.5% des deuxi猫mes choix et 6% des troisi猫mes choix; plus de 34% sont des premiers choix au niveau international.
Il est demand茅 si nous savons combien d鈥櫭﹖udiants chinois ont d茅pos茅 une demande, il est r茅pondu qu鈥檈nviron 3000-4000 demandes d鈥檃dmission d鈥櫭﹖udiants internationaux sont en provenance d鈥橝sie du Sud-Est, majoritairement de Chine. Il est par ailleurs rappel茅 que des 茅quipes de l鈥橴niversit茅 se d茅placent 脿 l鈥櫭﹖ranger pour le recrutement international.
Il est 茅galement demand茅 si de nombreux 茅tudiants ont quitt茅 l鈥橴niversit茅 suite aux difficult茅s rencontr茅es avec l鈥橝rabie Saoudite lors de l鈥櫭﹖茅 2018, il est r茅pondu que la majeure partie des 茅tudiants a 茅t茅 retenue.
Les membres souhaitent 茅galement savoir si les n茅gociations budg茅taires auront avanc茅 suffisamment pour en discuter 脿 la retraite du Bureau du 23, il est r茅pondu que non, les n茅gociations minist茅rielles auront lieu vers le mois de septembre, la d茅finition des dix metriques devant 锚tre en place pour la mi-juin.
Les membres souhaitent 茅galement savoir si la comp茅tition entre universit茅s implique plus d鈥檃llocation pour les gagnants, la logique voudrait que oui mais en pratique non.
9. Mise 脿 jour budg茅taire 鈥 Hiver 2019
Les membres re莽oivent la mise 脿 jour hivernale du budget 2018-2019 pr茅sent茅e pour information.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est demand茅 si les postes de professeurs vacants seront combl茅s ult茅rieurement; il est r茅pondu que le recrutement est en cours.
10. Budget pr茅liminaire 2019-2020
Les membres re莽oivent le budget pr茅liminaire 2019-2020 pr茅sent茅 pour information.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle les membres reviennent sur les diff茅rents 茅l茅ments pr茅sent茅s.
11. Approbation de la structure de gouvernance du r茅gime 脿 cotisations d茅termin茅es pour les professeurs 脿 temps partiel de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa (APTPUO)
In accordance with the Canadian Association of Pension Supervisory Authorities (CAPSA) guideline No. 4, principle 2: "the plan administrator should establish and document a governance framework for the administration of the plan"; according to principle 3: "The Plan administrator should clearly describe and document the roles, responsibilities, and accountabilities of all participants in the pension plan governance process."
The APTPUO defined contribution (DC) pension plan has been in existence since January 1, 1991 and has not had a governance structure since its inception.
As of December 31, 2018, the Plan has $ 9.9 million dollars in assets and requires a governance structure to outline the roles and responsibilities of those involved in its administration and the APTPUO has agreed to recommend the said governance structure to the Board of Governors for approval.
The Structure is required to review and approve decisions such as changes in the Pension Plan Text, the Statement of Investment Policies and Procedures, service providers, pricing, investment options and fees, etc.
2019.09 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver la structure de gouvernance du r茅gime 脿 cotisations d茅termin茅es pour les professeurs 脿 temps partiel de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa (APTPUO).
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
12. Gestion de la propri茅t茅 intellectuelle 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa
Les membres re莽oivent cette pr茅sentation pour information.
13. Rapport des comit茅s
a) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
Le pr茅sident du Comit茅 pr茅sente un compte rendu de la r茅union du Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, volet tr茅sorerie, qui s鈥檈st tenue le 6 mars 2019, durant laquelle les membres ont fait le point avec l鈥櫭﹒uipe de tr茅sorerie sur les diff茅rents dossiers et sur le rendement des portefeuilles.
An update was also given on financial results for the current fiscal year which is part of the new periodic reporting system recently put in place.
The Finance and Treasury Committee, finance component, also met for a special meeting on 15th April 2019 on the heels of the Ontario budget to discuss its impact on the University budget.
La session passe 脿 huis clos.
