PROC脠S-VERBAL SESSION OUVERTE
de la huiti猫me r茅union de l'ann茅e 2022 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le lundi 5 d茅cembre 2022 脿 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vid茅oconf茅rence (Teams).
笔搁脡厂贰狈颁贰厂
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, K. Butler Malette (gouverneure 茅m茅rite), D. Chemla, P. Cyr, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur 茅m茅rite), J. Fr茅mont, J. Geurts, S. Gigu猫re, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, A. Keller, S. Kiff, N.-C. Lazar, J. Lefebvre, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick, F.-E. Racicot, M. Saikaley, A. Steeves, H. Stern, J. Tchida, L. Tedesco, S. Tokmakjian (脿 partir de 16h23)
PERSONNES EXCUS脡ES
A. Beraskow, G. Wilson
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, J, Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya
La pr茅sidente, Jennifer Adams, assistant 脿 la r茅union sur Teams et risquant d鈥檃voir des probl猫mes de connexion, le vice-pr茅sident, Fran莽ois Guimont, pr茅side la r茅union en personne.
Il rappelle les consignes n茅cessaires au bon d茅roulement de la r茅union aux personnes qui participent 脿 la rencontre sur Teams.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Il rappelle 茅galement que les membres ont re莽u un message les invitant 脿 poser leurs questions sur l鈥檕rdre du jour pr茅alablement 脿 la r茅union.
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue et remerciements
Monsieur Guimont souhaite la bienvenue 脿 David Chemla, nouveau membre du Bureau nomm茅 par l鈥橝ssembl茅e l茅gislative de l鈥橭ntario pour un mandat de trois ans, du 3 novembre 2022 au 2 novembre 2025.
Il indique 茅galement que le mandat de Fran莽ois-Eric Racicot, membre du S茅nat nomm茅 au Bureau par le S茅nat, a 茅t茅 renouvel茅 pour une p茅riode de trois ans, du 23 janvier 2023 au 22 janvier 2026.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit d鈥檌nt茅r锚ts n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Proc猫s-verbal de la r茅union du 31 octobre 2022
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
5. Question d茅coulant du proc猫s-verbal
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
6. Rapport du Comit茅 de gouvernance et de nomination
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
2022.29 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver l鈥檕rdre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont pr茅sent茅es 脿 savoir :
Point 4
2022.29 a Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver le proc猫s-verbal de la r茅union du 31 octobre 2022.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 6
2022.29 b Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Paul Meloche au Comit茅 de placement de la caisse de retraite pour un mandat d鈥檜n an et six mois du 6 d茅cembre 2022 au 30 juin 2024.
2022.29 c Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Michel Houle au Comit茅 de pension pour un mandat de deux ans et six mois du 6 d茅cembre 2022 au 30 juin 2025.
2022.29 d Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Michel Houle au Comit茅 de pension suppl茅mentaire pour un mandat de deux ans et six mois du 6 d茅cembre 2022 au 30 juin 2025.
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
7. Modifications au R猫glement administratif du Bureau No3 (D茅l茅gation du pouvoir d鈥檃pprobation et de signature de contrats)
Kathryn Prud鈥橦omme, conseill猫re juridique et directrice, se joint 脿 la r茅union.
La secr茅taire g茅n茅rale rappelle que le R猫glement No3 est en vigueur depuis novembre 2020 et pr茅sente les modifications qui y sont propos茅es.
Les modifications apport茅es r茅pondent aux commentaires re莽us des diff茅rents cabinets, comblent certains manques constat茅s dans l鈥檃pplication et permettront d鈥檃juster les pratiques dans les diff茅rentes unit茅s. Elles s鈥檃lignent 茅galement avec les modifications r茅cemment apport茅es 脿 la Politique 36 sur les approvisionnements.
Les modifications propos茅es ont 茅t茅 revues et discut茅es avec chacun des vice-recteurs et vice-rectrices et, le Comit茅 d'administration. Le Comit茅 de gouvernance et de nomination les a examin茅es et recommande leur approbation par le Bureau des gouverneurs.
2022-30 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver les modifications au R猫glement administratif du Bureau No. 3 (2020) D茅l茅gation du pouvoir d鈥檃pprobation et de signature de contrats.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Kathryn Prud鈥橦omme quitte la r茅union.
POUR INFORMATION
8. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
- 1200 茅tudiants ont particip茅 脿 la collation des grades d鈥檃utomne qui s鈥檈st d茅roul茅e le 30 novembre.
- Une r茅ception a 茅t茅 organis茅e 脿 la suite de cet 茅v茅nement en l鈥檋onneur du chancelier sortant Calin Rovinescu.
- La nouvelle chanceli猫re, Claudette Commanda, a 茅t茅 nomm茅e 脿 la chancellerie le 9 novembre 2022.
- Remise d鈥檜n doctorat honorifique 脿 Pramila Patten, repr茅sentante sp茅ciale du secr茅taire g茅n茅ral des Nations Unies charg茅e de la question des violences sexuelles commises en p茅riode de conflit, le 16 novembre.
- Bill 124: The Ontario government is appealing a court decision that struck down Bill 124, a law limiting public sector wages passed in 2019.
- Publication du Rapport final des 脡tats g茅n茅raux sur le postsecondaire francophone le 10 novembre 2022. Ce rapport rappelle entre autres que les 茅tablissements francophones doivent travailler en r茅seau; l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa va 艙uvrer au sein de ce r茅seau pour jouer son r么le de soutien dans la francophonie canadienne.
- Le recteur, le vice-recteur, International et Francophonie et le doyen de la Facult茅 d鈥櫭ヾucation ont inaugur茅 le 1er d茅cembre les nouveaux locaux de la Facult茅 d鈥櫭ヾucation de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa sur le campus de l鈥橴niversit茅 Windsor. Ils ont 茅galement rencontr茅 les leaders de la communaut茅 francophone afin d鈥櫭ヽhanger sur les besoins de formations universitaires en fran莽ais dans la r茅gion.
- L鈥橧mmigration francophone est en hausse en Ontario et l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa mettra tout en 艙uvre pour soutenir ce mouvement.
- Pr茅paration des assembl茅es publiques / Town Halls de d茅but d鈥檃nn茅e par le recteur et les membres du Comit茅 d鈥檃dministration.
Le recteur passe la parole 脿 la provost pour une mise 脿 jour sur les activit茅s de son cabinet :
- Attribution d鈥檜ne bourse Rhodes 2023 脿 une 茅tudiante dipl么m茅e en droit et sciences sociales.
- The Provost emphasized the honor attached to the Rhodes Scholarship and the student鈥檚 excellent achievements.
- Lancement d鈥檜ne campagne pour embaucher sept professeurs autochtones dans les facult茅s de m茅decine, arts, droit civil, 茅ducation et sciences sociales.
- Le port du masque n鈥檈st plus obligatoire sur le campus mais reste recommand茅. L鈥櫭﹙olution des eaux us茅es est suivie de pr猫s et les experts sont r茅guli猫rement consult茅s sur le campus.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est pr茅cis茅 que le nouveau campus de Windsor de la Facult茅 d鈥櫭ヾucation comprend de nouveaux locaux, des technologies d鈥檈nseignement modernis茅es, l鈥檕ffre de programmes est diversifi茅e et, la capacit茅 d鈥檃ccueil consid茅rablement augment茅e. Il est par ailleurs pr茅vu d鈥檕ffrir ult茅rieurement une ma卯trise en 茅ducation.
Une table de concertation est de plus pr茅vue d茅but 2023.
Les membres remercient les 茅quipes pour l鈥檌mplication de l鈥橴niversit茅 dans la Francophonie.
9. Rapports sp茅ciaux
a) Pratiques exemplaires en mati猫re de gouvernance universitaire
Members were informed that the Council of Ontario Universities prepared the Leading Practices report presented today for information with extensive input from Ontario universities including the Council of Chairs of Ontario Universities and Executive Heads.
The report was also reviewed by university governance experts across Canada and was presented to the Minister of Colleges and Universities in late October. It describes sound governance practices in many areas such as Board recruitment, Governor roles and expectations, Board education, Board and Board committee structures and meetings, transparency and Board evaluation.
The Committee on Governance and Nominating reviewed the report at its meeting held on 16 November 2022 where members remarked that the University of Ottawa鈥檚 practices are well aligned with those listed in the report.
b) Rapport sp茅cial sur l鈥橴niversit茅 Laurentienne et Audit de l鈥檕ptimisation des ressources : gestion financi猫re des universit茅s de l鈥橭ntario
Members were informed that the Special Report on Laurentian University and the Value-for-Money Audit: Financial Management in Ontario Universities are presented to the Board of Governors for information along with a table of practices at the University of Ottawa based on recommendations in the Special Report on Laurentian University.
Following Laurentian University鈥檚 decision to seek creditor protection under the Companies鈥 Creditors Arrangement Act, the Auditor General of Ontario conducted a special audit on Laurentian University鈥檚 operations for the 2010-2020 period.
The Auditor General published the Special Report on November 17, 2022. The Report contains many recommendations directed at Laurentian related to Strategic Planning, Capital Planning, Financial Operations, Restricted Funds, Academic Program Sustainability, Human Resources, Lobbying, Labour Relations, Legal Counsel and External Audit.
Other recommendations are directed at Laurentian鈥檚 Board and Senate namely, Information Provided to the Board, Work Plans, Public Transparency, Board Performance, Code of Conduct and Conflict of Interest Guideline and Committees.
The last section of recommendations pertains to the Ministry of Colleges and Universities and the Office of the Integrity Commissioner of Ontario.
In her special report, the Auditor General strongly recommends that other universities review and implement, where appropriate, the recommendations listed.
L鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa a donc revu l鈥檈nsemble des recommandations du rapport visant l鈥橴niversit茅 Laurentienne et son Bureau des gouverneurs, et a examin茅 les pratiques de l鈥橴niversit茅 par rapport 脿 chaque recommandation du rapport. Le r茅sultat de cet exercice est pr茅sent茅 aujourd鈥檋ui au Bureau des gouverneurs pour information sachant qu鈥檌l ne s鈥檃git pas d鈥檜ne analyse du bien-fond茅 des recommandations dans le contexte de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa mais d'un portrait de nos pratiques et fa莽ons de faire.
La v茅rificatrice g茅n茅rale de l鈥橭ntario a par ailleurs d茅pos茅 le 30 novembre son rapport annuel, dont une partie s鈥檃dresse aux universit茅s : Audit de l鈥檕ptimisation des ressources : gestion financi猫re des universit茅s de l鈥橭ntario | Value-for-Money Audit: Financial Management in Ontario Universities.
Cet audit visait 脿 d茅terminer si les probl猫mes op茅rationnels, financiers et de surveillance qui ont contribu茅 au d茅clin financier de l鈥橴niversit茅 Laurentienne 茅taient pr茅sents dans d鈥檃utres universit茅s ontariennes comparables. L鈥橴niversit茅 Algoma, l鈥橴niversit茅 de Nipissing, l鈥橴niversit茅 technologique de l鈥橭ntario et l鈥橴niversit茅 de Windsor ont 茅t茅 s茅lectionn茅es pour cet audit.
Le rapport comprend un grand nombre de recommandations qui visent ces universit茅s mais 茅galement le minist猫re des Coll猫ges et Universit茅s et encourage les universit茅s 脿 appliquer ces recommandations, lorsqu'applicable. Plusieurs des recommandations reprennent celles soulev茅es dans le rapport sur l鈥橴niversit茅 Laurentienne.
L鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa proc茅dera 脿 un examen approfondi des recommandations r茅sultant des deux rapports afin de d茅terminer si des ajustements et des mesures doivent 锚tre mis en place.
Le compte rendu de cet examen sera pr茅sent茅 dans un premier temps aux comit茅s permanents du Bureau concern茅s par les recommandations, un rapport final sera ensuite pr茅sent茅 au Bureau des gouverneurs.
A discussion followed during which it was confirmed that:
- The review of current practices at the University of Ottawa is the responsibility of the Board of Governors and the administration will provide all information to support the Board in it.
- The Finance and Treasury Committee, the Audit Committee and the Committee on Governance and Nominating will review in depth the information provided by the University before its presentation to the Board.
- Le Comit茅 de v茅rification, dans le cadre de la gestion des risques, examine les risques encourus par l鈥橴niversit茅 et les gouverneurs.
10. Mise 脿 jour budg茅taire 2022-2023
Marcel Merette, provost associ茅, planification et budgets acad茅miques, se joint 脿 la r茅union
Members were reminded by the Provost that the University faced uncertainties since 2020 because of the Covid pandemic.
Un budget tr猫s conservateur a 茅t茅 pr茅sent茅 au Bureau en mai mais des 茅carts importants sont 脿 constater dans les r茅sultats en raison notamment des probl猫mes de visas rencontr茅s par les 茅tudiants internationaux, de la baisse de rendement des investissements et, de la hausse des d茅penses due 脿 l鈥檌nflation, 脿 la mont茅 du dollar am茅ricain et l鈥檃ugmentation des services aux 茅tudiants.
Les membres sont inform茅s que par rapport au budget initial approuv茅 au printemps dernier, l鈥檈xc茅dent pr茅vu des produits sur les charges a diminu茅 de 63,031M$, passant d鈥檜n exc茅dent de 13,671M$ 脿 un d茅ficit de 49,360M$.
La r茅vision actuarielle des avantages sociaux futurs, la mauvaise performance des revenus de placement et les probl猫mes de visa avec les 茅tudiants 茅trangers sont les principales causes de cette chute de l鈥檈xc茅dent.
Le solde du budget consolid茅 est par ailleurs d茅ficitaire de 38,2M$, d茅ficit d没 principalement 脿 la d茅t茅rioration du solde budg茅taire du fonds de fonctionnement, les pertes de revenus de ce fonds (droits de scolarit茅 et revenus de placement) 茅tant les principales causes de ce d茅ficit.
Le d茅ficit pr茅vu du fonds de fonctionnement est pass茅 de 28,985M$ 脿 64,283M$ affichant une variance n茅gative de 35,298M$, les pertes de revenus (19,163M$ pour les revenus de placement et 13,252M$ pour les droits de scolarit茅) repr茅sentant pr猫s de 80% de cette variance.
Les d茅lais dans le projet Workday (3M$) ainsi que l鈥檌nflation et la d茅pr茅ciation du dollar canadien expliquent par ailleurs une hausse des d茅penses de l鈥檕rdre de 6,646M$.
Senior management will implement two types of immediate mitigation measures to address the situation: general measures for a total amount of $12M and targeted measures for an amount of $4.35M for a total of $16.35M.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est confirm茅 que :
- Les salaires des 茅tudiants employ茅s par l鈥橴niversit茅 sont financ茅s par le fonds op茅rationnel et non par les fonds de recherche.
- Les mesures d鈥檃tt茅nuation envisag茅es ne concernent pas les 茅tudiants b茅n茅ficiant du R茅gime travail-茅tudes et que les salaires des 茅tudiants des cycles sup茅rieurs ont 茅t茅 n茅goci茅s dans le cadre d鈥檜ne convention collective.
- The yearly budget is approved by the Board and implemented by the University management with additional ad hoc approvals by the Board when needed.
- UniForum will give the University comparative data with other universities and the ability to review its expenses and service delivery.
Marcel Merette quitte la r茅union.
11. Rapport de progr猫s sur la sant茅 mentale et le mieux-锚tre
Elizabeth Kristjansson, conseill猫re universitaire en sant茅 mentale et mieux-锚tre, se joint 脿 la r茅union
Les membres re莽oivent le rapport de progr猫s sur la sant茅 mentale et le mieux-锚tre.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est pr茅cis茅 que l鈥橴niversit茅 a embauch茅 de nouveaux conseillers en sant茅 mentale mais que ce domaine reste principalement du ressort des instances gouvernementales, la mission premi猫re de l鈥橴niversit茅 茅tant l鈥櫭ヾucation.
Il est par ailleurs rappel茅 que le r猫glement portant sur les Droits et la conduite responsable des 茅tudiantes et 茅tudiants peut aider la population 茅tudiante 脿 s鈥檕rienter en cas de probl猫me.
Elizabeth Kristjansson quitte la r茅union.
12. Douzi猫me rapport annuel de l鈥檕mbudsman
Martine Conway, Ombudsman, se joint 脿 la r茅union.
Les membres re莽oivent le douzi猫me rapport annuel de l鈥檕mbudsman.
Martine Conway quitte la r茅union.
13. Rapports de comit茅s
a) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie (volet tr茅sorerie)
Le pr茅sident du Comit茅 pr茅sente un compte rendu de la r茅union tenue le 23 novembre 2022 durant laquelle les membres ont revu les investissements 脿 court et 脿 long terme ainsi que les attributions du Comit茅.
Les membres ont 茅galement revu le budget et ont not茅 que l鈥櫭﹒uipe de gestion avait r茅agi tr猫s rapidement pour faire face aux probl猫mes qui sont apparus.
Le Comit茅 (volet finances) a 茅galement tenu une r茅union extraordinaire le 30 novembre durant laquelle les membres ont re莽u pour information les orientations budg茅taires 2023-2024.
Le pr茅sident remercie les membres du Comit茅 pour l鈥檈xcellente qualit茅 de leurs travaux.
b) Comit茅 de v茅rification
The Chair presented a report of the meeting held on 22 November 2022, during which members received for information the Auditor General Special Report, the external auditors鈥 audit plans for 2022-2023, the Chief Risk Officer update and the Administrative Services Modernization Program update.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1).
