_
OPEN SESSION
1. Approval of the Agenda
2. Welcome and Thanks
3. Declaration of Conflicts of Interests
CONSENT AGENDA
4. Minutes of the Meeting of 27th January 2020
5. Business Arising from the Minutes
6. Policy 115 鈥 Responsible Conduct of Research
END OF THE CONSENT AGENDA
FOR INFORMATION
7. President鈥檚 Report
8. Indigenous Action Plan
9. Committee Reports
a) Audit Committee
b) Finance and Treasury Committee
笔搁翱颁脠厂-痴贰搁叠础尝
SESSION OUVERTE
de la deuxi猫me r茅union de l'ann茅e 2020 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le lundi 24 f茅vrier 2020 脿 16h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.
笔搁脡厂贰狈颁贰厂
J. Adams, D. Bedward (t茅l茅phone), K. Butler Malette, C. Commanda, C. Dallaire, D. Desautels, J. Fr茅mont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Gigu猫re, F. Guimont, A. House, S. Hussen, M. Ingham (t茅l茅phone), A. Jolic艙ur (t茅l茅phone), A. Keller, S. Lamoureux, J. Lefebvre, A. Litvinjenko, T. Malaty, N. Mercier, J. Pouliot, J. Quaid, C. Rouillard, J. Simpson
PERSONNES EXCUS脡ES
A. Beraskow, R. L鈥橝bb茅, D. Monaghan
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, C. Schweizer, J. Scott
Madame Kathryn Butler Malette pr茅side la r茅union.
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue et remerciements
La pr茅sidente souhaite la bienvenue 脿 Jacynthe Pouliot, 茅lue par les membres du personnel de soutien en remplacement de Tony Doyon, qui a quitt茅 l鈥橴niversit茅.
Le mandat de Jacynthe Pouliot au Bureau des gouverneurs a commenc茅 le 27 janvier 2020 mais il lui avait 茅t茅 impossible de se lib茅rer pour assister 脿 la r茅union du 27 janvier et est donc officiellement accueillie 脿 la pr茅sente r茅union.
La pr茅sidente informe par ailleurs les membres que Charles Perron a pr茅sent茅 sa d茅mission, pour des raisons professionnelles, et le remercie pour ses contributions aux travaux du Bureau et de ses comit茅s.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Proc猫s-verbal de la r茅union du 27 janvier 2020
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union, pour approbation.
5. Question d茅coulant du proc猫s-verbal
Aucune question n鈥檈st pos茅e.
6. Modifications au R猫glement 115 鈥 Conduite responsable de la recherche
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union, pour approbation.
2020.04 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver les demandes pr茅sent茅es 脿 l鈥檕rdre du jour de consentement. (Une abstention)
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR INFORMATION
7. Rapport du recteur
Le recteur indique qu鈥檜n rapport 茅crit a 茅t茅 remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.
Le recteur revient sur les points suivants durant son rapport :
鈥 La seconde partie du rapport de l鈥檈nqu锚teuse initialement demand茅 suite 脿 un incident survenu sur le campus en juin 2019, a 茅t茅 rendu public le 18 f茅vrier 2020. Il apparait 脿 la lecture de ce rapport qui analyse les effets des r猫glements universitaires sur les membres des groupes racis茅s, que l鈥橴niversit茅 a fait des efforts louables pour corriger ses r猫glements mais doit continuer 脿 collaborer avec sa communaut茅 pour lutter contre la discrimination et le racisme sur le campus.
Le recteur indique qu鈥檌l a accept茅 les conclusions du rapport et s鈥檈st engag茅, au nom de l鈥橴niversit茅, 脿 poursuivre les efforts pour lutter contre le racisme et la discrimination. Il pr茅cise que la mise en 艙uvre des recommandations est d茅j脿 en cours, notamment la mise en place du Questionnaire d鈥檃uto identification volontaire de l'茅tudiant et de l'employ茅.
鈥 Exhibition by the Church of Scientology: The President emphasized the fact that the University was misled by the group renting space in the University Center regarding the nature of the exhibition and that future requests from the same group will be refused.
鈥 Student Demonstration about mental health: The President acknowledged the importance of the demonstration for the students and gave an overview of the actions undertaken by the University so far, such as an increase in the number of therapists to 32 full-time employees and the same-day counselling practice.
Le recteur indique que les travaux du groupe de travail sur la sant茅 mentale commenceront sous peu et qu鈥檜n rapport sera pr茅sent茅 au Bureau des gouverneurs dans les prochains mois.
Il rappelle qu鈥檜ne discussion ouverte sur la sant茅 mentale et le bien-锚tre est pr茅vue 脿 l鈥橴niversit茅 le jeudi 27 mai 2020.
The President also mentioned that the University has productive discussions on this subject with the Royal Ottawa Mental Health Center, Public Health Ontario and the Canadian Mental Health Association.
The Provost confirmed that the membership of the task force was almost finalized and that the names of the members will be announced very soon.
Le recteur passe ensuite la parole au vice-recteur 脿 la recherche qui pr茅sente une mise 脿 jour sur les activit茅s entreprises au sein de son Cabinet.
Le vice-recteur rappelle que le gouvernement avait demand茅 en 2018, dans le cadre du dossier diversit茅, 茅quit茅 et inclusion, aux universit茅s ayant plus de cinq chaires de recherche du Canada de produire un plan d鈥檃ction pour les femmes, les autochtones, les handicap茅s et, les minorit茅s visibles.
Le tr猫s bon bilan d茅livr茅 脿 la fin de l鈥檃nn茅e 2019 par le gouvernement montre que l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa, qui a actuellement 89 chaires de ce type, a atteint trois des quatre objectifs, l鈥檕bjectif fix茅 pour les personnes handicap茅es n鈥檃yant pas pu 锚tre atteint en raison du d茅c猫s de la personne concern茅e.
The Vice-President indicated that 8 projects proposed by the University to the Canadian Foundation for Innovation, which is a very large national program open to universities and hospitals through the coordination of the universities, were supported for a total value of $114 million.
The projects supported involve among other things equipment and the renovation of buildings.
Le vice-recteur indique 茅galement que 11 lettres d鈥檌ntention pour le Fonds nouvelles fronti猫res en recherche ont 茅t茅 envoy茅es dans le courant de la semaine du 17 f茅vrier 2020. Le Fonds nouvelles fronti猫res en recherche a 茅t茅 cr茅茅 par le budget f茅d茅ral 2018 et l鈥橴niversit茅 s鈥檈st distingu茅e en 2018-2019 avec l鈥檃pprobation de 13 demandes soumises dans le cadre du volet transformation du Fonds.
鈥 Le recteur reprend la parole pour une mise 脿 jour sur les relations avec le gouvernement provincial qu鈥檌l annonce bonnes tout en pr茅cisant toutefois que les subventions accord茅es par le gouvernement seront sans doute revues 脿 la baisse et que le nombre de rapports exig茅s serait quant 脿 lui revu 脿 la hausse.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est demand茅 s鈥檌l serait judicieux, 脿 la lumi猫re des probl猫mes rencontr茅s lors de l鈥檈xposition organis茅e par l鈥櫭ゞlise de scientologie, de revoir la politique entourant les locations d鈥檈mplacements au sein de l鈥橴niversit茅, il est r茅pondu que cette politique est li茅e 脿 celle portant sur la libert茅 d鈥檈xpression.
8. Plan d鈥檃ction autochtone
Members received the Indigenous Action Plan for information.
Members were reminded that the University鈥檚 Indigenous Action Plan weaves throughout all sectors of the University 鈥 faculties, departments, student services, staff and student organizations, and the senior administration 鈥 to outline concrete steps towards decolonization and Indigenization of the university.
The implementation of the Plan will take three to five years and annual reports will be produced in order to assess the progress and determine the appropriate follow-up actions.
It was noted that the Indigenous Education Council and the Standing Committee on Indigenous Engagement have endorsed the plan.
A discussion followed during which it was confirmed that two seats were requested on the Board of Governors to provide indigenous voices and perspectives from the local Algonquin community and the broader Indigenous community.
It was also pointed out that the Board should be informed of the cost of this initiative; it was answered that the initiative aligned with Transformation 2030 and was already included in the budget.
Elder Claudette Commanda thanked the Chair, the President, the Academic Delegate for Indigenous Engagement and Director of the Institute of Indigenous Research and Studies, Brenda Macdougall and Director of Indigenous Affairs, Tareyn Johnson and her team, and emphasized that the community was pleased with the Plan.
The President thanked Brenda Macdougall, Tareyn Johnson and her team and David Graham, and reminded members that the Plan would be presented to the Administration Committee for approval on 26 February 2020 and would be officially launched on 30 March 2020.
9. Rapport des comit茅s
a) Comit茅 de v茅rification
La pr茅sidente du Bureau des gouverneurs pr茅sente le rapport du Comit茅 de v茅rification en l鈥檃bsence de la Pr茅sidente du Comit茅 de v茅rification.
The Committee met on 4 February 2020 and members received the results of the Fiscal Year 2019-2020 Management Control Framework Internal Audit performed for Human Resources, Science and Engineering departments.
No major issues were identified from the audit, however certain recommendations were brought forward for strengthening internal controls which management was receptive to and will implement.
The Committee also approved the risk-based internal audit plan for Year 3, 2020-2021, presented by the internal auditors.
It was also mentioned that the internal auditors will be performing an independent review of specific areas related to the Administrative Processes Modernisation Program as it progresses since this is a significant initiative.
b) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, volet finances
Le pr茅sident du Comit茅 pr茅sente un compte rendu de la r茅union qui s鈥檈st tenue le 5 f茅vrier 2020 durant laquelle les membres ont revu le rapport financier mensuel au 31 d茅cembre, qui est essentiellement conforme 脿 la mise 脿 jour budg茅taire pr茅sent茅e au Bureau r茅cemment, et ont re莽u une mise 脿 jour du budget 2020-2021 durant laquelle les diff茅rentes allocations budg茅taires ont 茅t茅 revues.
Le r么le du Comit茅 dans le Projet de modernisation des syst猫mes administratifs a 茅galement 茅t茅 茅tudi茅 et les membres ont manifest茅 leur int茅r锚t 脿 recevoir des mises 脿 jour financi猫res lorsque cela s鈥檃v茅rera n茅cessaire.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1).
CS/ab
