PROC脠S-VERBAL SESSION OUVERTE
de la premi猫re r茅union ordinaire de l'ann茅e 2024 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le mardi 27 f茅vrier 2024 脿 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vid茅oconf茅rence (Teams).
笔搁脡厂贰狈颁贰厂
J. Adams, O. Abouzaher, K. Barkat, B. Bogie, D. Chemla, P. Cyr, J. Fr茅mont, J. Geurts, S. Gigu猫re, N. Gougeon, J. Hendricks, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, S. Kiff, N. C. Lazar (脿 partir de 17h20), B. Leduc, P. Murphy, N, Odjick, J. Palumbo, F-E. Racicot, M. Saikaley, J. Tchida, L. Tedesco (jusqu鈥櫭 16h05), J. Velloso
PERSONNES EXCUS脡ES
J. Bell, A. Beraskow, K. Butler Malette (gouverneure 茅m茅rite), D. Desautels (gouverneur 茅m茅rite), F. Guimont, A. Keller, H. Stern
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, C. Schweizer
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
SESSION OUVERTE
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue et remerciements
La pr茅sidente souhaite la bienvenue 脿 Joao Velloso, membre du S茅nat 茅lu au Bureau des gouverneurs par ses pairs pour un mandat de trois ans commen莽ant le 27 f茅vrier 2024.
Joao Velloso remplace Christine Dallaire dont le mandat s鈥檈st termin茅 le 26 f茅vrier 2024 et que la pr茅sidente remercie pour sa contribution inestimable aux travaux du Bureau des gouverneurs.
La pr茅sidente indique 茅galement que Donatille Mujawamariya, membre du corps professoral, a pr茅sent茅 sa d茅mission le 2 f茅vrier; des 茅lections seront organis茅es par le Secr茅tariat pour combler son poste.
Donatille Mujawamariya 茅tait 茅galement membre du Comit茅 ex茅cutif en sa qualit茅 de membre du corps professoral et la professeure Nomi Claire Lazar a accept茅 de combler le poste jusqu鈥檃u 30 juin 2024.
La nomination est pr茅sent茅e ce jour pour approbation dans le rapport du Comit茅 de gouvernance et de nomination.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Lucie Tedesco d茅clare un conflit d鈥檌nt茅r锚ts pour le point 7 鈥 R茅gime de retraite 鈥 脡valuation actuarielle au 1er octobre 2023.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Approbation du proc猫s-verbal de la r茅union du 5 d茅cembre 2023
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
5. Questions d茅coulant du proc猫s-verbal
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
6. Rapport du Comit茅 de gouvernance et de nomination
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
2024.04 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve l鈥檕rdre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont pr茅sent茅es 脿 savoir :
Point 4
2024.04 a Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le proc猫s-verbal de la r茅union du 5 d茅cembre 2023.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 6
2024.04 b Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Joe Geurts au Bureau des gouverneurs pour une p茅riode de trois ans, du 1er juillet 2024 au 30 juin 2027.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2024.04 c Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Nomi Claire Lazar au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de cinq mois, du 27 f茅vrier 2024 au 30 juin 2024.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
7. R茅gime de de retraite - 脡valuation actuarielle au 1er octobre 2023
Lucie Tedesco a d茅clar茅 un conflit d鈥檌nt茅r锚ts et quitte la r茅union.
Tom Valks, dirigeant principal des placements sortant, Fran莽ois Dionne, nouveau directeur principal des placements, et Fr茅d茅ric Gendron (Mercer), se joignent 脿 la r茅union.
Members were reminded that the University prepares an actuarial valuation update report on an annual basis, as of 1 January of each year, to monitor the financial position of the Pension Plan.
The annual actuarial valuation update as of 1 January 2023 was approved by the Board of Governors at its 21 June 2023 meeting and the next steps at that time included continued monitoring of the Pension Plan鈥檚 financial position to determine whether an off-cycle actuarial valuation would be more beneficial for the University.
The last report filed with the regulators was as of 1 July 2022 and the next required filing is as of 1 July 2025; the University can however file an actuarial valuation report at any time between these dates if it is advantageous to do so.
The actuarial valuation update as of 1 January 2023 confirmed that a filing as of that date was not advantageous as it would result in a fractionally higher contribution for the University.
The projections since that date indicate that a filing as of 1 October 2023 would be most optimal for the University because the contribution level for the University would be lower by a total saving of $4.7M over the next three calendar years. A filing would ensure predictability and stability of these lower contribution levels through October 2026, while allowing flexibility to file another valuation during this period if it turns out to be more beneficial at that time.
Positive investment returns contributed to the improvements of the going concern ratio of the Pension Plan which is projected to be at 123% and the solvency ratio at 116% as of 1 October 2023, compared to 119% and 108% respectively as of 1 July 2022.
The projections as of 1 October 2023 consider the estimated impact of retroactive salary adjustments for APUO and IUOE 772A/772B with respect to Bill 124.
The projections have been reviewed by the Pension Fund and Investment Management team.
The Administration Committee (meeting of 6 December 2023), the Pension Plan Committee (meeting of 8 December 2023) and the Executive Committee (meeting of 13 February 2024) approved the recommendation to approve and file an actuarial valuation of the Pension Plan as of 1 October 2023.
Il est 茅galement indiqu茅 que des 茅conomies substantielles ont 茅t茅 r茅alis茅es depuis trois ans gr芒ce au travail des 茅quipes.
2024.05 On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the filing of an actuarial valuation of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) as of October 1, 2023.
(Unanimous)
Tom Valks, Fran莽ois Dionne et Fr茅d茅ric Gendron quittent la r茅union.
8. Modifications au R猫glement administratif de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa No1 (2019)
La secr茅taire g茅n茅rale indique qu鈥檌l est propos茅 de proc茅der aux modifications suivantes afin de combler certains manques et ainsi am茅liorer la bonne gouvernance de l鈥橴niversit茅 :
鈥 Article 2.2 d) deux (2) personnes physiques nomm茅es par le S茅nat de l鈥橴niversit茅 parmi ses membres (脿 l鈥檈xclusion des universit茅s f茅d茅r茅es) 茅lus en application de l鈥檃lin茅a 15 (1) (d) ou 15(1)(h) de la Loi de l'Universit茅 d'Ottawa et en vertu de l'alin茅a 1(a) du R猫glement r茅gissant la composition du S茅nat.
鈥 Article 2.10 Lorsqu鈥檜ne vacance se produit au sein du Bureau avant la fin du mandat d鈥檜ne ou d鈥檜n membre nomm茅 ou 茅lu, cette personne est remplac茅e de la m锚me mani猫re et par le m锚me pouvoir que pour la nomination ou l鈥櫭﹍ection, selon le cas, de la personne dont le poste est devenu vacant; le membre ainsi nomm茅 ou 茅lu sera en poste jusqu鈥櫭 l鈥檈xpiration du mandat de la personne remplac茅e ou jusqu鈥檃u terme du mandat donn茅 conform茅ment 脿 l鈥檃lin茅a 2.4.
鈥 Il a 茅galement 茅t茅 proc茅d茅 脿 la mise 脿 jour de certains titres dont celui de la vice-rectrice ou du vice-recteur aux relations ext茅rieures qui devient la vice-rectrice ou le vice-recteur au d茅veloppement.
Le Comit茅 de gouvernance et de nomination a recommand茅, lors de la r茅union du 7 f茅vrier 2024, l鈥檃pprobation de ces modifications par le Bureau des gouverneurs.
2024.06 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve les modifications au R猫glement administratif de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa No.1 (2019).
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
9. Modifications au R猫glement 54 : Gestion des risques
Members were reminded that the Board of Governors adopted the inaugural Enterprise Risk Management (ERM) Policy ("Policy") in December 2006 which has not since been updated.
The proposed amended version of the Policy is intended to enable a comprehensive and systematic approach to managing enterprise risk at the University, reflect its current risk management maturity, reinforce ERM principles, and clarify accountabilities at all levels of the institution.
ERM is an integral part of the strategic management process; it helps the University enhance its ability to achieve its strategic priorities by ensuring that risks are identified, understood, mitigated, and managed.
The primary changes made to the Policy are:
1. Assigns responsibility to the Chief Risk Officer (CRO) to ensure policy and related practices meet university needs.
2. Purpose: Expanded the objectives of the Policy.
3. Definitions: Revision of some definitions and addition of new ones.
4. Application: Rework of the entire section.
5. Principles: Rewritten principles and addition of new ones.
6. Review and Implementation: Redefined responsibilities and addition of new ones.
7. Approval and Amendment: Enhanced the section
The Policy was revised by the Office of the Chief Risk Officer and by the University鈥檚 Legal Counsel and Director. The Administration Committee (meeting of 31 January 2024) and the Audit Committee (6 February 2024) both recommend the approval of the amendments.
2024.07 On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the modifications to Policy 54 (Enterprise Risk Management).
(Unanimous)
POUR INFORMATION
10. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
鈥 The provincial government provided a response to the Blue Ribbon Report recommendations and a briefing from the Ministry of Colleges and University was also provided.
鈥 Budget du gouvernement f茅d茅ral : aucune information disponible 脿 ce jour concernant le financement des universit茅s.
Le recteur passe la parole au Provost pour une mise 脿 jour sur les financements gouvernementaux.
Le Provost rappelle que :
鈥 Le gouvernement provincial a impos茅 une diminution de 10% des droits de scolarit茅 pour les 茅tudiants canadiens et les r茅sidents permanents en 2019 suivi d鈥檜n gel des droits pour ces m锚mes 茅tudiants depuis 2020;
鈥 Les subventions du Minist猫re des Coll猫ges et Universit茅s n鈥檕nt pas 茅volu茅es depuis 2016;
鈥 L鈥櫭ヽart entre les co没ts encourus par l鈥橴niversit茅 et les subventions vers茅es par le gouvernement provincial pour le soutien 脿 la Francophonie ne cesse de se creuser.
Il indique que des financements additionnels seront peut-锚tre disponibles mais que la r茅partition des sommes n鈥檈st pas encore connue.
Le recteur rappelle par ailleurs que le secteur postsecondaire n鈥檃 re莽u aucun d茅dommagement pour les sommes vers茅es aux employ茅s suite 脿 l鈥檌nvalidation de la Loi 124.
Il mentionne 茅galement que deux rencontres ont eu lieu avec le Ministre de l鈥橧mmigration, des R茅fugi茅s et de la Citoyennet茅 mais qu鈥櫭 ce jour aucune exception en vertu de la Loi sur les services en fran莽ais ne sera faite dans l鈥檃ttribution des visas pour les 茅tudiants internationaux, g茅r茅e enti猫rement par les provinces.
11. Rapport sur la s茅curit茅 de la recherche
Guy Levesque, vice-recteur associ茅, innovation, partenariats et entrepreneuriat, et Didier Kabeya, directeur, Initiatives strat茅giques de recherche, se joignent 脿 la r茅union.
Les membres re莽oivent une mise 脿 jour portant sur les progr猫s dans la mise en 艙uvre de la strat茅gie institutionnelle pour la s茅curit茅 en recherche 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa.
Il est rappel茅 que le gouvernement f茅d茅ral est pr茅occup茅 par les enjeux de s茅curit茅 nationale et de protection de des activit茅s de recherche partenarial depuis trois ans.
En juillet 2021, le gouvernement f茅d茅ral a introduit les Lignes directrices sur la s茅curit茅 nationale pour les partenariats de recherche et a annonc茅 le Fonds de soutien 脿 la recherche (FSR) dans le budget 2022 afin de soutenir davantage les activit茅s li茅es aux co没ts indirects de la s茅curit茅 en recherche.
Le 14 f茅vrier 2023, le gouvernement f茅d茅ral a demand茅 aux agences subventionnaires d鈥檃dopter une approche plus rigoureuse concernant la s茅curit茅 nationale dans l鈥檕ctroi des subventions de recherches avant de d茅voiler les nouvelles mesures de protection de la recherche canadienne le 16 janvier 2024.
Diverses initiatives ont 茅t茅 mises en place 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa en 2023 脿 la suite d鈥檜ne s茅rie de rencontres de consultation avec les facult茅s et les services :
- Mise en place d鈥檜ne direction d茅di茅e 脿 la s茅curit茅 en recherche au sein du Cabinet du vice-recteur 脿 la recherche et 脿 l鈥檌nnovation;
- Mise en ligne d鈥檜n guichet unique avec des outils pratiques 脿 l鈥檃ttention de la communaut茅 de chercheurs;
- Mise en place de formations sur mesure pour renforcer les capacit茅s des conseillers en recherche au niveau facultaire afin de mieux aider les chercheurs 脿 se conformer aux nouvelles mesures de protection de la recherche canadienne;
- Acquisition d鈥檕utils pour la conduite d鈥檜ne diligence raisonnable et approfondie afin de mieux att茅nuer les risques issus des partenariats avec le secteur priv茅;
- Cr茅ation d鈥檜ne table de concertation impliquant divers d茅partements de l鈥橴niversit茅 afin de promouvoir l鈥櫭ヽhange d鈥檌nformation et un environnement de recherche s茅curitaire.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est confirm茅 que de nombreuses simulations d鈥檃ccidents en cyber s茅curit茅 sont faites 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa gr芒ce au Laboratoire de cyberformation situ茅 sur le campus.
Il est 茅galement indiqu茅 que le Comit茅 de v茅rification re莽oit un rapport sur la s茅curit茅 des donn茅es.
Guy Levesque et Didier Kabeya quittent la r茅union.
12. Rapport de comit茅
a) Comit茅 de v茅rification
La pr茅sidente du Comit茅 pr茅sente un compte rendu de la r茅union qui s鈥檈st tenue le 6 f茅vrier 2024.
During this meeting members approved a report from the Internal Audit on the Protection of Research Sensitive Data and recommended the Revision to Policy 54 - Enterprise Risk Management by the Board, which was presented for approval to the Board today.
They also received an update on the Administrative Services Modernisation Program as well as an update on the payroll double payment issue of 15 December 2023.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
