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1. Approval of the Agenda

2. Welcome and Thanks

3. Declaration of Conflicts of Interests

CONSENT AGENDA

4. Minutes of the Meeting of 9th December 2019

5. Business Arising from the Minutes

6. Report of the Committee on Governance and Nominating

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR INFORMATION

7. President’s Report

8. Mental Health Report

9. Administrative Processes Modernization Program Business Case

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SESSION OUVERTE

BUREAU DES GOUVERNEURS

La réunion a lieu le lundi 27 janvier 2020 à 16h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.

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J. Adams, D. Bedward, K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, F. Guimont, A. House, S. Hussen, M. Ingham, A. Jolicoeur (téléphone), R. L’Abbé, S. Lamoureux J. Lefebvre, A. Litvinjenko, T. Malaty, N. Mercier, D. Monaghan, C. Perron (téléphone), J. Quaid, C. Rouillard, J. Simpson

PERSONNES EXCUSÉES

A. Beraskow, C. Commanda, A. Keller, J. Pouliot

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, M. Gruer, S. Isaacs, C. Schweizer, J. Scott


Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.

1. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2. Bienvenue et remerciements

La présidente souhaite la bienvenue à Jacynthe Pouliot, élue par les membres du personnel de soutien en remplacement de Tony Doyon, qui a quitté l’Université; Madame Pouliot n’a pas pu se libérer pour assister à cette réunion mais elle sera présente à la réunion du 24 février 2020.

La présidente informe par ailleurs les membres que Suzanne Morris et Michel Picard ont présenté leur
démission, pour des raisons personnelles et professionnelles, et les remercie pour leurs contributions aux travaux du Bureau.

3. Déclaration de conflits d’intérêts

Charles Perron déclare un conflit d’intérêt pour le point 9 de l’ordre du jour, Dossier d’analyse du
Programme de modernisation des processus administratifs, et ne participera donc pas aux discussions.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

4. Procès-verbal de la réunion du 9 décembre 2019

Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.

5. Question découlant du procès-verbal

Un membre souhaite savoir si toutes les modifications au Règlement 67b Prévention de la violence sexuelle, ont été mises en place; il est répondu que oui.

6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination

Document distribué préalablement à la réunion, pour approbation.

2020.01 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement. (Unanimité)

FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR INFORMATION

7. Rapport du recteur

Le recteur indique qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.
Le recteur revient sur les points suivants durant son rapport :

• Décès des étudiants de l’Université d’Ottawa dans l’accident d’avion survenu le 8 janvier 2020 : outre la cérémonie commémorative organisée par l’Université pour rendre hommage aux victimes, une communication a été publiée sur Instagram et a été visionnée par 90 000 personnes et partagée 1500 fois.
• Coronavirus : une cellule de crise pilotée par la Provost a été créée et un communiqué à la communauté sera diffusé très prochainement.
• A townhall on racism dedicated to graduate students was held the week of 20 January 2020 and was well attended.
• Strategic Mandate Agreement 3 (SMA3) : there is no new communication about the SMA 3 at the present time, both the Senate and the Board of Governors will be kept informed of the progress.
• Inscriptions étudiantes : les chiffres très préliminaires font état d’une hausse des inscriptions à l’Université d’Ottawa dans certaines matières alors que globalement les inscriptions dans les universités ontariennes sont à la baisse.

8. Rapport sur la santé mentale

Les membres reçoivent le rapport de santé mentale et de mieux-être de 2020, ainsi que le dépliant Aider une personne en détresse, S’aider soi-même en cas de détresse, et indiquent qu’ils apprécient le dépliant qu’ils jugent être un bon outil d’information.

A discussion followed during which members were reminded that a Special Presidential Task Force has been established to examine different approaches to deal with the mental health concerns. A member asked if new recommendations have been established by the Campus Action Group, it was
answered that some are currently in development. It was also asked if the University is in contact with other universities which may be more advanced on the subject, it was answered that all universities struggle with this problem but that, nonetheless, good initiatives are in progress. Members also mentioned that the need is different for the staff and should be addressed accordingly, it was answered that the office of the Associate Vice-President, Human Resources, is working on this initiative. The need for a training for professors and a new website was also mentioned.

9. Dossier d’analyse du Programme de modernisation des processus administratifs

Les membres reçoivent le Dossier d’analyse du Programme de modernisation des processus administratifs qui est présenté à titre d’information. Une discussion s’engage durant laquelle il est demandé si l’Université a consulté d’autres institutions qui ont mis en place un programme similaire pour obtenir leurs impressions, l’Hôpital d’Ottawa par exemple qui a rencontré quelques problèmes lors de l’implantation du système ETIC, et comment la mise en place du nouveau programme sera pilotée. Il est répondu qu’un plan a été développé et sera suivi.

Les membres rappellent également que s’il est excellent d’utiliser l’expérience des usagers comme point de départ il ne faut ni oublier que le nouvel outil doit être facilement utilisable par les administrateurs ni sous-estimer le soutien requis par les utilisateurs au moment de son lancement.
It was also mentioned that a summary of the risks would be helpful for the Board.

La séance passe à huis clos.

CS/ab