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1. Approval of the Agenda

2. Welcome and Thanks

3. Declaration of Conflicts of Interests

CONSENT AGENDA

4. Minutes of the Meeting of 10th December 2018

5. Business Arising from the Minutes

6. Committee on Governance and Nominating Report

FOR APPROVAL OR INFORMATION

7. Action Plan for la Francophonie at the University of Ottawa
Jacques Frémont

8. Annual Report of the Human Rights Office
Sonya Nigam

9. Extension of the Mandate of the Provost and Vice-President, Academic Affairs
Jacques Frémont

10. President’s Report
Jacques Frémont

11. Committee Report

• a) Pension Plan Committee
  Alain Jolicœur
• b) Buildings and Land Committee
  Joe Geurts

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de la première réunion de l'année 2019 du

BUREAU DES GOUVERNEURS

La réunion a lieu le 28 janvier 2019 à 17h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.

SESSION OUVERTE

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D. Bedward, K. Butler Malette, D. Desautels, T. Doyon, J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, S. Hussen, M. Ingham, A. Jolicœur, S. Lamoureux, J. Lefebvre, T. Malaty, N. Mercier, D. Monaghan, S. Morris, C. Perron, J. Quaid, E. Rody (téléphone), C. Rouillard

PERSONNES EXCUSÉES

A. Beraskow, C. Commanda, F. Guimont, R. L’Abbé, M. Picard, L. Portelance, K. Shariff, J. Simpson, L. Soloway

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, D. Graham, S. Isaacs, M. Joyal, J. Nyman, C. Schweizer

Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.

1. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2. Bienvenue et remerciements

La présidente souhaite la bienvenue à Jennifer Quaid, représentante du corps professoral, élue lors des élections organisées auprès du personnel de l’Université, qui n’avait pu se joindre à la précédente réunion ordinaire du Bureau.

3. Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit n’est déclaré.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

4. Procès-verbal de la réunion du 10 décembre 2018

Le procès-verbal est approuvé tel que présenté.

5. Question découlant du procès-verbal

The Chair provided an update about item 10 of the minutes of the December 10th 2018 meeting, Nomination to the Selection Committee for the Provost and Vice-President, Academic Affairs.
She informed members that since only one female member was elected to serve on the Selection Committee at the Senate Meeting held on 21st January 2019, the Committee on Governance and Nominating decided to recommend to the Board the replacement of two of the Selection Committee members appointed by the Board on December 10th.
Consequently, it is recommended to replace Denis Desautels and Alain Jolicœur by Suzanne Morris and Jennifer Quaid.

6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination

Le Comité soumet au Bureau les recommandations suivantes approuvées à l’unanimité lors des réunions du Comité de gouvernance et de nomination des 6 décembre 2018 et 17 janvier 2019 :

Comité exécutif du Bureau des gouverneurs
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Nicolas Mercier au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an, du 28 janvier 2019 au 27 janvier 2020.
(���Բ��Ծ�������é)

Comité exécutif du Bureau des gouverneurs
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Jennifer Quaid au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an, du 28 janvier 2019 au 27 janvier 2020.
(���Բ��Ծ�������é)

Comité exécutif du Bureau des gouverneurs
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver la nomination de Saada Hussen au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an, du 1er mai 2019 au 30 avril 2020.
(���Բ��Ծ�������é)

Comité exécutif du Bureau des gouverneurs
Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Bureau des gouverneurs d’approuver le renouvellement du mandat de Jeffrey Simpson au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an et quatre mois, du 1er février 2019 au 30 juin 2020.
(���Բ��Ծ�������é)

2019.01 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du Bureau des gouverneurs du 10 décembre 2018 et les recommandations du Comité de gouvernance et de nomination, y compris la nomination de Suzanne Morris et Jennifer Quaid au Comité de sélection du Provost et vice-recteur aux affaires académiques.
(���Բ��Ծ�������é)

AUX FINS D’APPROBATION OU D’INFORMATION

7. Plan d’action pour la francophonie à l’Université d’Ottawa

Le recteur remercie Linda Cardinal, chargée de mission à la francophonie et auteure du rapport, et son équipe, et présente le plan d’action pour la francophonie. Le plan comprend les principes directeurs, les objectifs et les actions concrètes à mettre en œuvre au sein de l’Université pour lui permettre de mieux s’acquitter de son mandat envers la francophonie dans tous ses secteurs d’activité, y compris la gouvernance, l’enseignement, la recherche, les relations extérieures, les ressources, les services et l’expérience étudiante.
Le recteur indique par ailleurs que des annonces ciblées en faveur de la francophonie seront dévoilées sous peu et que le mandat d’un dirigeant principal à la francophonie et aux services en français est à l’étude.

Une discussion s’engage durant laquelle les membres félicitent Linda Cardinal et son équipe pour la qualité de son rapport et la rapidité avec laquelle il a été délivré.

Il est par ailleurs demandé si le rapport couvre uniquement la question francophone ou si il y est également question du bilinguisme dans le but, entres autres, d’encourager les anglophones à apprendre une deuxième langue. Ce point est traité dans le rapport qui indique que la francophonie et le bilinguisme sont des vecteurs d’enrichissement pour l’Université d’Ottawa. L’accent est également mis sur les régimes d’immersion, très importants pour l’Université car ils garantissent l’existence de cours en français, notamment le développement des programmes d’immersion pour les études supérieures afin de permettre aux étudiants en immersion de continuer à utiliser le français comme langue académique dans leurs projets de recherche.

Il est également rappelé que le rapport préconise que les services universitaires tels que le Bureau international, l’Institut des langues officielles et du bilinguisme ou le Service d’appui au succès scolaire favorisent collégialement le rapprochement et le dialogue entre les langues et les cultures.

Linda Cardinal remercie le recteur et la présidente du Bureau pour avoir initié ce rapport qui était très attendu.

8. Rapport annuel du Bureau des droits de la personne

Sonya Nigam, former Director of the Human Rights Office, now retired, presented the report.

Le recteur remercie Madame Nigam qui a accepté de revenir à l’Université pour présenter ce rapport, bien qu’étant à la retraite depuis le 1er janvier 2019.

Sonya Nigam provided an overview on the work of the Human Rights Office for the period from September 2015 to August 2018.
The Office has focused on creating a policy framework and consistent procedures to handle harassment, discrimination and sexual violence complaints, to process accommodation requests under the Ontario Human Rights Code, and to manage issues related to accessibility and inclusion. Significant accomplishments of the Office include the adoption of Policy 67b on the Prevention of Sexual Violence and Policy 119 on Accessibility, involvement in the President’s Ad Hoc Committee on Diversity and Inclusion, and providing support to remove barriers to employment equity.
Members were informed that the University must submit a report on employment equity to the Federal Government in July 2019.

A discussion followed during which members asked to be given an example of a non-code harassment complaint; it was explained that it could be a complaint based on harassing behaviour which is not related to a code based matter, while a Human Rights Code related complaint would be founded on discrimination based on race, age or gender for example.

One member noticed that, in the statistics provided, the largest ground for discrimination was race and asked if this was based on founded or unfounded complaints and, to provide some examples of discrimination based on race. The type of complaints, founded or unfounded, is not known but it could be from a person who filed a complaint because a contract was not renewed or from students who thought they have been graded differently because of their race.

It was also asked if the statistics provided were based on founded or unfounded complaints and if the number of founded complaints compared to unfounded complaints was known. The statistics provided are based on complaints, whether they were founded or not. There are no statistics available to know how many complaints will go to investigation, but the threshold being very high for harassment, it is probable that not many complaints will go to investigation.

One member mentioned that the use of “unfounded” can be extremely problematic since there is all kind of reasons for which a complaint does not end up with a sanction, and asked if it would be possible to receive a report separating the founded and unfounded complaints. This type of report would be difficult to provide because of confidentiality issues but Ms. Nygam insisted on the fact that unfounded does not mean that a complaint is not followed as recommendations are always provided with some kind of resolutions for the parties.
Members also mentioned that it would beneficial if a solution could be found to provide this type of statistics without violating any privacy issue since it would be helpful for the University to learn from such cases.

9. Prolongation du mandat du Provost et vice-recteur aux affaires académiques

Le Provost et vice-recteur aux affaires académiques quitte la réunion.

Le mandat de David Graham à titre de Provost et vice-recteur aux affaires académiques prenant fin le 30 avril 2019, la procédure de recrutement du prochain Provost et vice-recteur aux affaires académiques est maintenant entamée. Le comité de sélection se réunira pour la première fois au mois de février mais il est toutefois possible que ses travaux ne soient pas terminés d’ici au 30 avril 2019 et il est donc recommandé de prolonger le mandat de Monsieur Graham pour quatre mois, jusqu’au 31 août 2019.

2019.02 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la prolongation du mandat du Provost et vice-recteur aux affaires académiques pour une période de quatre mois, jusqu’au 31 août 2019.
(���Բ��Ծ�������é)

Le Provost et vice-recteur aux affaires académiques rejoint la réunion.

10. Rapport du recteur

Le recteur rappelle qu’un rapport écrit a été remis aux membres et aborde ensuite son rapport oral.

Le recteur indique qu’une entente de principe a été conclue ce jour entre l’Université et l’Association des professeur(e)s à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO), remercie l’équipe de négociation, et rappelle que cette entente sera transmise au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour approbation.

Il indique également que l’Université a maintenant 89 chaires de recherche du Canada (CRC) et que les objectifs d’équité, de diversité et d’inclusion sont atteints et même dépassés.

Il mentionne par ailleurs que le lancement officiel du projet 91��Ʒ���ϳԹ�—Kanata-Nord aura lieu début mars et que le règlement sur la liberté d’expression présentée au Bureau lors de la réunion du 10 décembre a été approuvée par le Comité d’administration, est entrée en vigueur et est disponible sur le site de l’Université (règlement 121).

Le recteur fait également une mise à jour sur les assemblées publiques entre la direction et les facultés qui se déroulent actuellement dans le cadre de la planification stratégique 2030 et indique que les échanges se passent bien.

Il revient également sur l’annonce du gouvernement de l’Ontario relative à la réduction de 10% des frais d’inscription pour les étudiants et au gel subséquent desdits frais pour une période de trois ans et indique que l’Université attend pour de plus amples renseignements à ce sujet.

Le recteur passe ensuite la parole à la secrétaire générale qui fait une mise à jour sur le prochain référendum qui aura lieu pour élire l’association étudiante qui représentera les étudiants de premier cycle; elle indique que trois groupes sont pour l’instant en lice et que le vote se tiendra du 8 au 11 février. Elle précise que le référendum est géré par l’ancienne ombudsman de l’Université, Lucie Allaire, et un comité référendaire composé de trois étudiants.

Le recteur passe ensuite la parole au Provost et vice-recteur aux affaires académiques pour un suivi sur les effectifs étudiants pour la prochaine année universitaire.

Le Provost et vice-recteur aux affaires académiques propose une mise à jour sur les chiffres préliminaires concernant les demandes d’admission pour les étudiants en provenance de l’Ontario et les étudiants internationaux.
Il indique qu’il s’agit d’une année record avec 29 000 demandes d’admission, une augmentation de près de 10% par rapport à l’année précédente, alors que la province dans son ensemble connait une augmentation de 5% seulement.

Une hausse considérable est constatée dans toutes les facultés d’accueil avec + 20% à la Faculté des arts en un an, +157% en deux ans et, 5 à 10 % pour les autres facultés d’accueil en un an, 15 à 20% depuis deux ans.

Il faut par ailleurs noter que le nombre de demandes par étudiant continue d’augmenter plus rapidement que le nombre d’étudiants dans toute la province, un seul étudiant pouvant déposer entre 5 et 8 demandes d’admission, notamment les étudiants internationaux.

Nous constatons également une deuxième année de croissance pour les premiers choix, augmentation de 3% depuis l’année dernière pour l’Université d’Ottawa et de 1.5% pour l’ensemble de la province.

L’Université d’Ottawa enregistre par ailleurs plus de demandes en provenance de Toronto que d’Ottawa, 10600 en provenance de Toronto contre 10400 pour Ottawa; si on ajoute les demandes de la région d’Hamilton on constate un écart de près de 2000 demandes entre la région du grand Toronto et la région ottavienne.
Il est cependant possible que la diminution des aides financières accordées aux étudiants occasionne des désistements plus nombreux dans la région de Toronto.

Le nombre total des demandes d’admission en immersion française approche désormais le nombre total de demandes d’admission des francophones ontariens avec un total de 89%.

Les demandes des étudiants internationaux sont en augmentation de 38% depuis un an et concernent 34% des premiers choix; il s’agit de l’augmentation la plus importante parmi les universités ontariennes.

It was noted that the growth for domestic students since 2010 is much more rapid for us than it is for Carleton University with an overall growth application of 43% compare to 12%, 9% of first choices for UOttawa compare to 5% for Carleton.

Le Provost et vice-recteur aux affaires académiques mentionne également qu’on ne constate aucun impact jusqu’à présent des tensions inter-gouvernementales entre le Canada et la Chine sur les demandes d’admission des étudiants chinois; on enregistre une augmentation de 20% en provenance des écoles secondaires étrangères depuis un an et de 40% pour les étudiants internationaux sur la même période. Il faut également noter que les demandes en provenance des écoles secondaires canadiennes chinoises ont été multipliées par 5 depuis un an, passant de 171 à plus de 800.
Par ailleurs, les demandes pour la Faculté des arts dépassent désormais celles de la Faculté de génie pour les étudiants chinois avec 595 demandes pour la Faculté des arts contre 565 pour la Faculté de génie, les Facultés des sciences et des sciences sociales rivalisent quant à avec l’École de gestion Telfer avec 800 demandes par faculté.

L’analyse des résultats de la cohorte 2018 concernant l’Afrique est également très satisfaisante, une analyse plus approfondie comparant la cohorte africaine 2018 à celle des étudiants internationaux et domestiques étant par ailleurs en cours.
On constate une augmentation collective de plus de 500 demandes depuis un an, due principalement au Maroc, à la Côte d’Ivoire, à l’Algérie, au Mali et à la République démocratique du Congo.
Le Provost rappelle que les recommandations du dirigeant principal de l’Internationalisation, qui font suite à la mission rectorale et vice-rectorale en Afrique de l’ouest, seront disponibles sous peu.

Les demandes en provenance d’Asie du sud, principalement du Pakistan et d’Inde, progressent également avec une augmentation de 50% depuis un an. On enregistre 560 demandes en provenance de l’Inde qui est un marché en croissance rapide.

L’analyse de la cohorte d’entrée de septembre 2018 pour les étudiants francophones suit la crise démographique qui affecte le recrutement canadien, les effectifs restant stables essentiellement grâce au recrutement international francophone, notamment africain et dans une certaine mesure chinois.
Par ailleurs, le nombre de canadiens anglophones dans la cohorte d’entrée de 2018 a baissé de 10% sur 8 ans, passant de 4600 à 4000 par rapport à 2010.
On constate également, sur le même période, une hausse de 60% pour le régime d’immersion, une baisse de près de 20% pour les francophone canadiens et une baisse de 33% pour les cégeps.

L’analyse de la composition de la cohorte d’entrée de 8162 étudiants de 2018 montre un total d’étudiants francophones de 30%, 39% avec les francophiles et se répartit comme suit :
- canadiens anglophones 50%;
- canadiens francophiles 9%;
- canadiens francophones 23%;
- Internationaux anglophones 11%;
- internationaux francophones 7%.

Le recteur remercie le Provost et les équipes qui travaillent sur le recrutement.

Une discussion s’engage durant laquelle les membres souhaitent obtenir de plus amples renseignements sur l’augmentation des demandes en provenance de la région du grand Toronto et la baisse de celles en provenance des cégeps. Le Provost indique que de gros efforts ont été fournis dans la région du grand Toronto depuis deux ans avec notamment la présence permanente d’une équipe de recruteurs; il rappelle par ailleurs qu’on constate une forte baisse démographique au Québec et que les écarts de tarifs entre les deux provinces influencent sans doute le choix des étudiants.

Members were also interested to know how the University will deal with the government’s recent announcement about the possibility for students to opt out of some services offered by the students’ associations; requests for information have been sent to the government by 91��Ʒ���ϳԹ� which is awaiting the response.

Les membres souhaitent par ailleurs savoir comment la nouvelle politique sur la liberté d’expression a été reçue, les réactions sur Twitter étaient favorables, y compris celles d’autres universités.

Il est également demandé ou en sont les consultations sur le campus sans fumée, une proposition sera formulée à l’issue de la réunion du Comité conseil prévue pour le 29 janvier.

11. Rapport des comités

a) Comité de pension

Le président du Comité présente un compte-rendu de la réunion qui s’est tenue le 7 décembre 2018 durant laquelle une session d’orientation a été proposée aux membres par le groupe Mercer, consultant externe de l’Université.
Les membres ont également reçu le rapport du vice-recteur associé, ressources humaines, le rapport du directeur principal des placements, le rapport sur les frais et dépenses au 30 septembre 2018, le rapport trimestriel sur les marchés publics et le rapport trimestriel sur les marchés privés.

b) Comité des terrains et des bâtiments

The Chair of the Committee provided an overview of the discussions held at the meeting on 13th December 2018. Members discussed the residence strategy and the avenues to increase our offerings and accommodate the requests of international students amongst other things.