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SESSION OUVERTE
de la quatri猫me r茅union de l'ann茅e 2020 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le jeudi 18 juin 2020 脿 16h00 par vid茅oconf茅rence (Teams).
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J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, J. Fr茅mont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Gigu猫re, J. Hendricks, S. Hussen, M. Ingham, A. Jolic艙ur, A. Keller, R. L鈥橝bb茅, S. Lamoureux, J. Lefebvre, A. Litvijenko, T. Malaty, D. Monaghan, J. Pouliot, J. Quaid, J. Simpson, L. Tedesco
PERSONNES EXCUS脡ES
C. Commanda, F. Guimont, A. House, N. Mercier, C. Rouillard
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer, J. Scott
Madame Kathryn Butler Malette pr茅side la r茅union.
Elle rappelle les consignes n茅cessaires au bon d茅roulement de la r茅union.
The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle f茅licite le personnel de l鈥檜niversit茅 pour les efforts accomplis 脿 ce jour pour assurer le fonctionnement optimal de l鈥橴niversit茅 en d茅pit de la pand茅mie.
Ms. Butler Malette congratulated Ms. Anna Keller, recipient of the Ottawa Forty under 40 Award.
Madame Butler Malette rappelle que le 21 juin 2020 est la Journ茅e nationale des peuples autochtones.
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue et remerciements
La pr茅sidente informe les membres que l鈥橴niversit茅 Saint-Paul n鈥檃 pas encore communiqu茅 au Comit茅 de gouvernance et de nomination le nom de la personne nomm茅e pour succ茅der 脿 Jeffrey Simpson et que ce dernier a accept茅 de prolonger son mandat jusqu鈥櫭 la nomination de son ou de sa successeur(e).
Elle le remercie d鈥檃voir accept茅 cette prolongation.
La pr茅sidente rappelle 茅galement que l鈥橝ssembl茅e l茅gislative de l鈥橭ntario n鈥檃 pas encore nomm茅 le ou la successeur(e) de Richard L鈥橝bb茅 qui restera donc en poste jusqu鈥櫭 cette nomination.
Elle le remercie d鈥檃voir accept茅 cette prolongation.
The chair also mentioned that the general elections to elect undergraduate students to the Board and the Senate are in progress and that Saada Hussen, the incumbent undergraduate student candidate for her own re-election, will remain on the Board until the elections are completed.
Madame Butler Malette remercie Suzanne Morris, Charles Perron, Michel Picard et, Elizabeth Rody, dont les mandats ont pris fin dans le courant de l鈥檃nn茅e 茅coul茅e, pour leurs contributions aux travaux du Bureau des gouverneurs.
She also mentioned that we usually have a reception after the June Board meeting during which we thank outgoing members but that it will not be possible this year because of COVID-19; a reception will be organised as soon as it will be feasible.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Andrew House a d茅clar茅 un conflit d鈥檌nt茅r锚ts avant la r茅union et n鈥檡 participera donc pas.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Proc猫s-verbal de la r茅union du 5 mai 2020
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union, pour approbation.
5. Question d茅coulant du proc猫s-verbal
Aucune question n鈥檈st pos茅e.
6. Rapport du Comit茅 de gouvernance et de nomination
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union, pour approbation.
7. 脡tats financiers v茅rifi茅s des r茅gimes de retraite pour l鈥檃nn茅e se terminant le 31 d茅cembre 2019
a) R茅gime de retraite de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa
b) R茅gime de retraite de l鈥橝ssociation des professeurs 脿 temps partiel de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa (APTPUO)
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union, pour approbation.
8. R茅gime de retraite
a) Revue annuelle de la politique de placement
b) Rapport annuel 2019 sur le r茅gime de retraite
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union, pour approbation.
9. R茅gime de retraite : 茅valuation actuarielle 2020
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union, pour approbation.
10. Revue annuelle de l鈥櫭﹏onc茅 des politiques et des directives de placement
a) SIPG 鈥 Portefeuille 脿 long terme
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union, pour approbation.
POUR INFORMATION
11. Rapport annuel sur la gouvernance des comit茅s de pension et de tr茅sorerie
a) Comit茅 de placement de la caisse de retraite
b) Comit茅 de pension
c) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union, pour information.
2020.16 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver les demandes pr茅sent茅es 脿 l鈥檕rdre du jour de consentement.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
12. R猫glement sur l鈥橭mbudsman
L鈥檕mbudsman se joint 脿 la r茅union.
La secr茅taire g茅n茅rale rappelle pourquoi il est propos茅 de cr茅er le R猫glement sur l鈥檕mbudsman, remercie l鈥檕mbudsman pour sa participation aux travaux de r茅vision du texte, pr茅alablement appel茅 Comit茅 consultatif de l鈥檕mbudsman, et lui passe la parole pour qu鈥檈lle pr茅sente les modifications propos茅es.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est demand茅 de clarifier dans quelles situations l鈥檕mbudsman peut intervenir de fa莽on informelle (point 5.5).
It was also asked to clarify the Ombudsperson鈥檚 jurisdiction mentioned in point 5.2.
2020.17 On motion duly made and seconded it is resolved to approve the Policy on the Ombudsperson.
(Unanimous)
L鈥檕mbudsman quitte la r茅union.
POUR INFORMATION
13. Rapport du recteur
Le recteur indique qu鈥檜n rapport 茅crit a 茅t茅 remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral durant lequel il revient sur les points suivants :
鈥 Racisme : travaux en cours depuis un an sur ce dossier suite aux incidents 脿 caract猫re raciste survenus 脿 l鈥橴niversit茅 avec notamment l鈥檕rganisation de plusieurs s茅ances de discussion ouverte.
Il est 茅galement mentionn茅 que le Comit茅 aviseur du recteur pour un campus anti-raciste et inclusif pr茅pare un projet de plan d鈥檃ction.
Le recteur rappelle l鈥檌mportance de ce dossier dont les travaux sont bien engag茅s mais qui requiert beaucoup de temps et d鈥櫭﹏ergie.
Le recteur passe la parole 脿 la provost et vice-rectrice aux affaires acad茅miques pour une mise 脿 jour sur la r茅ouverture du campus, les inscriptions et, la sant茅 mentale.
鈥 Il est a priori pr茅vu que les cours soient propos茅s en ligne en septembre 2020 ce qui implique de les reconstruire avec une p茅dagogie diff茅rente qui r茅ponde aux besoins des 茅tudiants; davantage d鈥檃ppui 脿 l鈥檈nseignement et 脿 l鈥檃pprentissage est par ailleurs offert pour la session de printemps/茅t茅 en cours.
鈥 The Provost congratulated the admission teams for their excellent work.
13,800 registrations have been recorded so far which is 300 more than last year at the same time; we will know in September how many have been converted into confirmations.
鈥 Il est pr茅vu d鈥檃ugmenter les ressources en sant茅 mentale 脿 l鈥檌ntention des personnes noires et racis茅es et de nommer sous peu une conseill猫re universitaire en sant茅 mentale et mieux-锚tre.
A discussion followed during which it was asked if the exact number of registrations was available. It was noted that it was not, students were registered in May and the number is usually significantly high.
鈥 Le recteur revient sur la situation des 茅tudiants internationaux : il est difficile de savoir s鈥檌ls pourront se rendre au Canada et l鈥橴niversit茅 attend des informations 脿 ce sujet de la part du gouvernement f茅d茅ral qui n鈥檃 pour l鈥檌nstant fourni aucune indication.
鈥 The U6 (Research Intensive Ontario Universities) submitted a specific request to the Ministry of Colleges and Universities for the following three items but did not receive any answer yet:
o Payment $1200 per full-time student to cover the COVID-19 crisis;
o Suppression of the toll system for foreign students ($750 per student) and reimbursement for the previous year;
o Suppression of the corridors for the SMA2.
鈥 Trois projets concernant la communaut茅 francophone sont 茅galement 脿 l鈥櫭﹖ude :
o D茅veloppement par l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa, la Cit茅 et l鈥橦么pital Montfort d鈥檜n programme conjoint pour les formations dans le domaine de la sant茅;
o Regroupement des universit茅s francophones en Ontario pour mutualiser les efforts dans la pr茅paration des cours en fran莽ais 脿 distance;
o Offre des programmes en sciences et en g茅nie (STEM/STIM) compl猫tement en fran莽ais. L鈥橴niversit茅 demande $15M au gouvernement pour le d茅veloppement de ces programmes et s鈥檈ngage 脿 investir le m锚me montant dans le projet qui pourrait d茅marrer en septembre 2021 si la demande est accept茅e.
鈥 Le recteur remercie par ailleurs le doyen Fran莽ois Julien, 脡cole de gestion Telfer, qui a pr茅sent茅 sa d茅mission, pour le travail remarquable qu鈥檌l a accompli au sein de l鈥櫭塩ole.
Wojtek Michalowski, actuel vice-doyen 脿 la recherche, assumera le r么le de doyen par int茅rim 脿 partir du 1er juillet 2020.
鈥 Il est enfin rappel茅 que les collations des grades virtuelles par facult茅 sont en cours, que de nombreuses personnes y assistent comme s鈥檌l s鈥檃gissait d鈥檜n 茅v茅nement 芦 normal 禄 et, que l鈥檈nregistrement YouTube reste disponible pendant trente jours.
Les membres f茅licitent les organisateurs des collations des grades virtuelles.
Le recteur passe ensuite la parole au vice-recteur 脿 la recherche qui pr茅sente une mise 脿 jour sur les activit茅s de son Cabinet.
鈥 Reprise des activit茅s de recherche sur le campus
o Fin mars 2020 : reprise de 10% des activit茅s;
o Mi-avril 2020 : mise en place d鈥檜n groupe de travail pour le d茅veloppement d鈥檜n guide de planification des retours sur campus;
o 18 juin 2020 : la biblioth猫que et six facult茅s ont d茅pos茅 leurs projets de rentr茅e qui ont 茅t茅 accept茅s avec modifications
33% des effectifs de recherche sont actuellement pr茅sents sur campus, il est pr茅vu d鈥檈n accueillir 66% fin juillet, sous r茅serve des recommandations du gouvernement.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est rappel茅 qu鈥檌l est important que l鈥橴niversit茅 communique ad茅quatement sur les probl猫mes de racisme comme cela a 茅t茅 le cas par exemple lors de la collation des grades du 18 juin durant laquelle l鈥檈ngagement de l鈥橴niversit茅 a bien 茅t茅 rappel茅.
Members agreed that the University is taking very aggressive actions with regards to the anti-racism challenge with significant meetings, discussions and actions taking place.
14. Rapport annuel des comit茅s
a) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
b) Comit茅 de pension
c) Comit茅 de placement de la caisse de retraite
Le pr茅sident du Comit茅 de placement de la caisse de retraite se joint 脿 la r茅union.
Le pr茅sident du Comit茅 des finances et de tr茅sorerie et le pr茅sident du Comit茅 de placement de la caisse de retraite pr茅sentent les responsabilit茅s de leur comit茅, leur fonctionnement, les r茅alisations pour l鈥檃nn茅e 茅coul茅e et les objectifs pour l鈥檃nn茅e en cours.
Le directeur principal des placements, gestion de la caisse de retraite et des placements, assure la pr茅sentation pour le Comit茅 de pension, le pr茅sident ayant d没 s鈥檃bsenter quelques instants.
Le pr茅sident du Comit茅 de placement de la caisse de retraite quitte la r茅union.
15. Rapport de comit茅
a) Comit茅 de v茅rification
La pr茅sidente du Comit茅 de v茅rification pr茅sente un compte-rendu de la derni猫re r茅union.
The Committee met on 19 May 2020 and received the Audited Pension Plan Financial Statements for the Year Ending December 31, 2019 for recommendation to the Board.
Members received and approved the internal audit report.
They also received the external audit including the Information Technologies report regarding the cyber security and the security roadmap.
They also received for information the ongoing review plan for the administrative process modernization program.
Jennifer Adams indique qu鈥檈lle doit quitter la r茅union en raison d鈥檜n autre engagement et pr茅sente ses excuses.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
