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1. Approval of the Agenda

2. Welcome and Thanks

3. Declaration of Conflicts of Interests

CONSENT AGENDA

4. Minutes of the Meeting of 27th May 2019

5. Business Arising from the Minutes

6. Committee on Governance and Nominating Report

7. 2018 Scorecard

8. Audited Pension Plan Financial Statements For the Year Ending December 31, 2018

• a. University of Ottawa Retirement Pension Plan
• b. Association of Part-Time Professors of the University of Ottawa (APTPUO) Pension Plan

9. Pension Plan

• a. 2019 Actuarial Valuation
• b. Statement of Investment Policies and Procedures: Annual Review
• c. Pension Plan Expense Policy
• d. 2018 Pension Plan Annual Report

10. Long Term Portfolio: Statement of Investment Policies and Guidelines, Policy 56

11. Annual Committee Governance Reports
For Information

12. uOSatisfACTION Report
For Information

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

13. Transformation 2030 – Strategic Framework
David Graham

FOR INFORMATION

14. President’s Report
Jacques Frémont

15. 2019 Progress Report: Strategic Enrolment Management Plan
David Graham

16. Annual Committee Reports

• a. Finance and Treasury Committee
  Denis Desautels
• b. Pension Plan Committee
  Alain Jolicœur
• c. Pension Fund Investment Committee
  Tom Valks

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de la cinquième réunion de l'année 2019 du

BUREAU DES GOUVERNEURS

La réunion a lieu le 20 juin 2019 à 17h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.

SESSION OUVERTE

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J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Commanda, C. Dallaire, D. Desautels, T. Doyon J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, F. Guimont, S. Hussen, M. Ingham, A. Jolicœur, R. L’Abbé, J. Lefebvre, T. Malaty, N. Mercier, D. Monaghan (téléphone), S. Morris, C. Perron, M. Picard, J. Quaid, K. Shariff

PERSONNES EXCUSÉES

S. Giguère, A. Keller, S. Lamoureux, E. Rody, C. Rouillard, J. Simpson, L. Soloway

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, D. Graham, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer

Madame Kathryn Butler Malette informe les membres que le vice-président, Monsieur Alain Jolicœur, présidera la réunion de ce jour.
En effet, le mandat d’Andrej Litvinjenko, nommé par l’Assemblée législative de l’Ontario en remplacement de Kathryn Butler Malette, a commencé le 19 juin 2019 alors que la nomination par le Bureau des gouverneurs de Kathryn Butler Malette en qualité de membre et de présidente du Bureau n’entre pas en vigueur avant le 1er juillet 2019.
Alain Jolicœur assurera donc la présidence du Bureau jusqu’au 30 juin 2019.

Madame Butler Malette remercie Khalil Shariff, Lawrence Soloway et, David Graham, dont les mandats prennent fin, pour leurs contributions aux travaux du Bureau et souhaite la bienvenue à Andrew House et Andrej Litvinjenko, nouveau membres du Bureau nommés par l’Assemblée législative de l’Ontario.

Elle rappelle par ailleurs que le 21 juin est la Journée nationale des peuples autochtones.

Monsieur Alain Jolicœur, vice-président du Bureau des gouverneurs, préside la réunion.

1. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2. Bienvenue et remerciements

Ce point a été traité en début de réunion.

3. Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit n’est déclaré.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

4. Procès-verbal de la réunion du 27 mai 2019

Le procès-verbal est approuvé tel que présenté.

5. Question découlant du procès-verbal

Aucune question n’est soulevée.

6. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination

Documents distribués préalablement à la réunion, pour approbation.

7. Tableau de bord 2018

Documents distribués préalablement à la réunion, pour approbation.

8. États financiers vérifiés des régimes de retraite pour l’année se terminant le 31 décembre 2018

• Régime de retraite de l’Université d’Ottawa
• Régime de retraite de l’Association des professeurs à temps partiel de l’Université d’Ottawa (APTPUO)

Documents distribués préalablement à la réunion, pour approbation.

9. Régime de retraite

• Évaluation actuarielle 2019
• Revue annuelle de la politique de placement
• Politique de dépenses de la caisse de retraite
• Rapport annuel 2018 sur le régime de retraite

Documents distribués préalablement à la réunion, pour approbation.

10. Portefeuille à long terme : politiques et directives de placement, règlement 56.

Documents distribués préalablement à la réunion, pour approbation.

2019.16 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement.
(���Բ��Ծ�������é)

11. Rapport annuel sur la gouvernance des comités.

Documents distribués préalablement à la réunion, pour information.

12. Rapport uOsatisfACTION

Documents distribués préalablement à la réunion, pour information.

In response to a governor’s comment, the Provost summarised the work of the Committee and mentioned that the best way forward would be to put together a new structure d’écoute permanente de la communauté étudiante.

FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

13. Transformation 2030 – Cadre stratégique

Le Provost présente l’avant-dernier projet du cadre strégique de l’Université; l’information contenue dans le document formera le noyau du nouveau cadre stratégique Transformation 2030 qui comprendra un plan d’action quinquénal pour définir en détail l’ensemble des objectifs et des mesures à prendre pour réaliser cette vision.

Le cadre stratégique Transformation 2030 sera communiqué à la communauté universitaire principalement par l’entremise d’un nouveau site Web qui comprendra un résumé du processus participatif Imagine 2030 et un message du recteur. Un document PDF a fort impact visual sera également disponible pour téléchargement.
Plusieurs membres mentionnent qu’un support audio rendrait la communication encore plus attractive.

Il est par ailleurs rappelé que le plan d’action pour la mise en œuvre du cadre stratégique sera présenté lors de la réunion d’octobre du Bureau des gouverneurs.

Les gouverneurs félicitent et remercient le Provost et son équipe pour la qualité des travaux qui ont mené à la rédaction du nouveau cadre stratégique.

2019.17 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le cadre stratégique Transformation 2030.
(���Բ��Ծ�������é)

POUR INFORMATION

14. Rapport du recteur

Le recteur rappelle qu’un rapport écrit a été remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.

Le recteur metionne que les cérémonies des grades se sont tenues du 16 au 19 juin au Centre Shaw en présence de nombreux invités et que plusieurs doctorats honorifiques ont été décernés.

Il annonce également les nominations de Jill Scott en qualité de Provost et vice-rectrice aux affaires académiques et de Victoria Barham en qualité de doyenne de la Faculté des sciences sociales.

The President also mentioned that the Indigenous Action Plan has been reviewed and adopted by the Administration Committee; the University will now start the consultations with the four Indigenous communities and will report to the Senate and the Board in the Fall.

Le recteur rappelle par ailleurs qu’à la suite d’un remaniement ministériel au sein du Gouvernement de l’Ontario, Scott Romano a été nommé Ministre de la formation et collèges et universités.

Le recteur passe ensuite la parole au Provost qui fait une mise à jour sur les inscriptions de premier cycle de la session d’automne 2019.

Le recteur revient ensuite sur l’incident qui s’est produit sur le campus le 12 juin 2019 et indique les dispositions prises à ce sujet par l’Université.

15. Rapport de progrès 2019 : plan stratégique de gestion des effectifs étudiants

Le Provost présente une mise à jour sur les effectifs étudiants pour l’année 2019.

16. Rapport annuel des comités

• Comité des finances et de trésorerie
• Comité de pension
• Comité de placement de la caisse de retraite

Les présidents des Comités présentent les responsabilités de leur comité, leur fonctionnement, les réalisations pour l’année écoulée et les objectifs pour l’année en cours.

La séance passe à huis clos.