SESSION OUVERTE
de la cinqui猫me r茅union de l'ann茅e 2022 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le mercredi 22 juin 2022 脿 16h00 en pr茅sentiel dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vid茅oconf茅rence (Teams).
笔搁脡厂贰狈颁贰厂
O. Abouzaher, J. Adams, P. Cyr, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur 茅m茅rite), J. Fr茅mont, J. Geurts, S. Gigu猫re, F. Guimont, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, N.- C. Lazar, J. Lefebvre, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, F.-E. Racicot, A. Steeves, H. Stern, J. Tchida, L. Tedesco, S. Tokmakjian
PERSONNES EXCUS脡ES
A. Beraskow, J. Hendricks, A. Keller, N. Odjick, J. Pouliot, G. Wilson
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya
Madame Jennifer Adams pr茅side la r茅union.
Elle rappelle les consignes n茅cessaires au bon d茅roulement de la r茅union aux personnes qui participent 脿 la rencontre sur Teams.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Il rappelle 茅galement que les membres ont re莽u un message les invitant 脿 poser leurs questions sur l鈥檕rdre du jour pr茅alablement 脿 la r茅union.
Comments and questions should be asked in the chat as far as possible.
La pr茅sidente rappelle 茅galement qu鈥檜ne r茅ception en l鈥檋onneur des membres sortants se tiendra imm茅diatement apr猫s la r茅union.
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue etremerciements
La pr茅sidente remercie Jacynthe Pouliot, membre 茅lue par le personnel de soutien, dont le mandat se termine le 30 juin 2022 pour ses contributions au Bureau des gouverneurs.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit d鈥檌nt茅r锚ts n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Proc猫s-verbal de la r茅union du 30 mai 2022
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
5. Question d茅coulant du辫谤辞肠猫蝉-惫别谤产补濒
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
6. Rapport du Comit茅 de gouvernance
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
7. Nomination de deux membres du personnel de soutien au Bureau des gouverneurs
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
8. Nomination d鈥檜ne membre du corps professoral au Bureau des gouverneurs
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
9. 脡tats financiers v茅rifi茅s des r茅gimes de retraite pour l鈥檃nn茅e se terminant le 31 d茅cembre 2021
a) R茅gime de retraite de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa
b) R茅gime de retraite de l鈥橝ssociation des professeurs 脿 temps partiel de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa (APTPUO)
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
10. R茅gime de retraite
a) Revue annuelle 2021 sur le r茅gime de retraite
b) 脡valuation actuarielle au 1er janvier 2022
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
POUR INFORMATION
11. Rapport annuel sur la gouvernance des 肠辞尘颈迟茅s de pension et de tr茅sorerie
a) Comit茅 de placement de la caisse de retraite
b) Comit茅 de pension
c) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
2022.15 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver l鈥檕rdre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont pr茅sent茅es 脿 savoir :
Point 4
2022.15 a Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver le 辫谤辞肠猫蝉-惫别谤产补濒 de la r茅union du 30 mai 2022.(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 6
2022.15 b Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Nomi Claire Lazar au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d鈥檜n an, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023. (鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Le Comit茅 de gouvernance et de nomination rappelle que les membres du personnel de soutien, du corps professoral et des 茅tudiants se retirent lors des sessions 脿 huis clos du Comit茅 ex茅cutif. Cette proc茅dure est justifi茅e par l鈥檃pparence de conflits d鈥檌nt茅r锚ts, possibles ou r茅els, lors de l鈥櫭﹖ude 脿 huis clos de demandes portant sur les ressources humaines, notamment les augmentations salariales du personnel non syndiqu茅, les mandats de n茅gociations pour le renouvellement de conventions collectives, l鈥檃pprobation des conventions collectives, et des politiques reli茅es aux ressources humaines.
2022.15 c Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Paul Hindo au Comit茅 des terrains et des b芒timents en qualit茅 de membre du Bureau des gouverneurs pour un mandat d鈥檜n an et dix jours, du 20 juin 2022 au 30 juin 2023.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 dSur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat d鈥橭mar Abouzaher au Bureau des gouverneurs pour une p茅riode de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 e Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Deanna Monaghan au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d鈥檜n an, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023. (鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 f Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de St茅phane Gigu猫re au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025, sous r茅serve du renouvellement du mandat de Monsieur Gigu猫re au Bureau des gouverneurs par l鈥橴niversit茅 Saint-Paul.(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 g Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Deanna Monaghan au Comit茅 de v茅rification, en qualit茅 de membre et de pr茅sidente, pour un mandat d鈥檜n an, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 h Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Joanne Lefebvre au Comit茅 de v茅rification pour un mandat d鈥檜n an, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 i Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Justine Hendricks au Comit茅 de v茅rification pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2024, sous r茅serve du renouvellement du mandat de Madame Hendricks au Bureau des gouverneurs par l鈥橴niversit茅 Saint-Paul.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 j Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de St茅phane Gigu猫re au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, en qualit茅 de membre et de pr茅sident, pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025, sous r茅serve du renouvellement du mandat de Monsieur Gigu猫re au Bureau des gouverneurs par l鈥橴niversit茅 Saint-Paul.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 k Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Lucie Tedesco au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025, sous r茅serve du renouvellement du mandat de Madame Tedesco au Bureau des gouverneurs par l鈥橴niversit茅 Saint-Paul.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 l Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat d鈥橭mar Abouzaher au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 m Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de St茅phane Gigu猫re au Comit茅 de gouvernance et de nomination pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025, sous r茅serve du renouvellement du mandat de Monsieur Gigu猫re au Bureau des gouverneurs par l鈥橴niversit茅 Saint-Paul.(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 n Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de St茅phane Gigu猫re au Comit茅 des terrains et des b芒timents pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025, sous r茅serve du renouvellement du mandat de Monsieur Gigu猫re au Bureau des gouverneurs par l鈥橴niversit茅 Saint-Paul.(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 7
2022.15 o Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Kafia Barkat au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.15 p Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Marianne Saikaley au Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2024
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 8
2022.15 q Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Donatille Mujawamariya au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2025.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 9
2022.15 r On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the December 31, 2021 audited Financial Statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
Point 10
2022.15 sOn motion duly made and seconded, it is resolved to approve the 2021 Annual Report for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
12.Modifications au R猫glement 67b 鈥 Pr茅vention de la violence sexuelle
Le directeur du Bureau des droits de la personne se joint 脿 la r茅union.
Members were informed that Policy 67b 鈥 Prevention of Sexual Violence was last revised and approved by the Senate and the Board of Governors in October of 2019 where certain legally required modifications were included in the Policy. More substantive review with consultations were schedule to follow in 2020 but the Covid 19 pandemic delayed the process until 2022.
The proposed revisions include changes to keep up with best practices and the latest research on the topic of sexual violence prevention as well as modifications that are required by Ontario legislation for all post-secondary institutions.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est confirm茅 que la Bureau des droits de la personne pr茅sente un rapport annuel au Bureau des gouverneurs.
It was also confirmed, following a question about the list of people mentioned under section 6.11, that the document must be read as a whole and that all suggestions for change will be taken under considerations.
2022-16 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver les modifications au R猫glement 67b 鈥 Pr茅vention de la violence sexuelle.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Le directeur du Bureau des droits de la personne quitte la r茅union.
13. Modifications au R猫glement 36 鈥 Approvisionnement
La directrice et dirigeante principale de l鈥檃pprovisionnement se joint 脿 la r茅union.
Members were informed that Policy 36 鈥 Procurement was last updated in 2020 with the objective of optimizing internal processes, and to align it with the on-going administrative workflow redesign associated with the new Workday enterprise resource planning (ERP) system implementation. Other changes include risk mitigation measures such as changes to the authority schedule including those for deviations from the Policy, authority to amend the policy, and vendor of record arrangements.
2022-17 On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the revised Policy 36 鈥 Procurement
(Unanimous)
14. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
路Quatorze c茅r茅monies de collation des grades ont eu lieu entre les 6 et 10 juin, 10459 茅tudiants ont obtenu leur dipl么me en d茅pit de la pand茅mie, 8942 茅taient sur place y compris 3000 ayant obtenu leurs dipl么mes en 2020-2021.Huit doctorats honorifiques ont 茅t茅 remis durant les c茅r茅monies.
Deux nouvelles nominations : Angie Tinor en qualit茅 de vice-rectrice associ茅e, ressources humaines, et Michel Houle, en qualit茅 de vice-recteur associ茅, ressources financi猫res.
Le recteur passe la parole 脿 la provost pour une mise 脿 jour sur les inscriptions.
路24% d鈥檌nscriptions suppl茅mentaires en date du 24 mai, premier jour des inscriptions.
Augmentation de 4% au niveau global provincial dont 5% de canadiens anglophones et 4% de canadiens francophones.
Au niveau international, on constate une hausse de 26% chez les 茅tudiants anglophones et de 44% chez les francophones; cette hausse est comparable avec celle enregistr茅e pour l鈥檃nn茅e 2021-2022.
Pour les inscriptions d鈥櫭﹖udiants en provenance des CEGEP on constate une hausse de 10% chez les 茅tudiants anglophones et de 19% chez les 茅tudiants francophones.
On constate par ailleurs une augmentation des inscriptions en ma卯trise.
Il est par ailleurs rappel茅 que le programme de bourses et aides financi猫res de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa est le plus g茅n茅reux de toutes les universit茅s canadiennes.
Le recteur reprend la parole et rappelle que toutes les universit茅s ontariennes, 脿 l鈥檈xception de Guelph qui enregistre une augmentation globale de 51%, ont perdu des 茅tudiants. La r茅putation de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa et la qualit茅 du travail des 茅quipes ont fait la diff茅rence dans les inscriptions.
Il rappelle 茅galement que le retard imputable au gouvernement f茅d茅ral dans la d茅livrance des visas rejailli sur les inscriptions des 茅tudiants internationaux.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est indiqu茅 que les 茅tudiants internationaux b茅n茅ficient 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa de plusieurs aides financi猫res, des bourses d鈥檈xon茅ration entre autres, et d鈥檜n service d鈥檃ccompagnement et de soutien dans leurs d茅marches administratives et d鈥檌mmigration.
Il est 茅galement pr茅cis茅 que la cr茅ation du poste de vice-recteur/vice-rectrice, 茅quit茅-diversit茅-inclusion, se justifie par le besoin d鈥檃voir une personne d茅di茅e 脿 ce sujet, l鈥橴niversit茅 comptant plus de 40% des 茅tudiants racis茅s.
15. Rapport sur le rendement de la recherche
Les membres re莽oivent le rapport du vice-recteur 脿 la recherche et 脿 l鈥檌nnovation qui revient entre autres sur les axes strat茅giques de recherche de l鈥橴niversit茅, les revenus de recherche, les modifications des modes de financement et leur augmentation ainsi que les excellents classements de l鈥橴niversit茅 dans le domaine.
16. Rapport annuel des 肠辞尘颈迟茅s
a) Comit茅 de placement de la caisse de retraite
b) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
c) Comit茅 de pension
Le pr茅sident du Comit茅 de placement de la caisse de retraite se joint 脿 la r茅union.
Le pr茅sident du Comit茅 de placement de la caisse de retraite, le pr茅sident du Comit茅 des finances et de tr茅sorerie et, le pr茅sident du Comit茅 de pension pr茅sentent les responsabilit茅s de leur 肠辞尘颈迟茅, leur fonctionnement, les r茅alisations pour l鈥檃nn茅e 茅coul茅e et les objectifs pour l鈥檃nn茅e en cours.
Le pr茅sident du Comit茅 de placement de la caisse de retraite quitte la r茅union.
17.Rapport de肠辞尘颈迟茅
a) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie (volet tr茅sorerie)
The Chair presented a report of the meeting of the treasury componentheld on 1 June 2022 during which members approved a commitment of $15 million CAD to Realstar Apartment Partnership 6, a commitment of $12 million USD to TA Realty XIII, as well as the annual committee governance report.
Members also received for discussion the Chief Investment Officer report, the public market investment report, the private market investment report as well as the strategic asset allocation.
The Chair of the Board congratulated members of the Finance and Treasury Committee for their involvement in the Committee, noting their exceptional level of expertise in the field.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
