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SESSION OUVERTE
de la cinqui猫me r茅union de l'ann茅e 2021 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le mercredi 23 juin 2021 脿 16h00 par vid茅oconf茅rence (Teams).
笔搁脡厂贰狈颁贰厂
O. Abouzaher, J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, J. Fr茅mont, J. Geurts, S. Gigu猫re, F. Guimont, J. Hendricks (脿 partir de 17h), P. Hindo, D. Hume, S. Hussen, A. Keller, S. Lamoureux, J. Lefebvre (脿 partir de 17h), A. Litvijenko, T. Malaty, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, J. Pouliot, J. Quaid, A. Steeves, L. Tedesco, S. Tokmakjian (脿 partir de 18h)
PERSONNES EXCUS脡ES
A. House, N. Mercier
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya
Madame Kathryn Butler Malette pr茅side la r茅union.
Elle rappelle les consignes n茅cessaires au bon d茅roulement de la r茅union.
The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle 茅galement que les membres ont re莽u un message les invitant 脿 poser leurs questions sur l鈥檕rdre du jour pr茅alablement 脿 la r茅union.
Comments and questions should be asked in the chat.
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue et remerciements
La pr茅sidente indique que les mandats d鈥橝lex Beraskow et de Tony Malaty ont 茅t茅 renouvel茅s pour une p茅riode de trois ans par l鈥橴niversit茅 Saint-Paul.
Elle remercie Dane Bedward, Denis Desautels, Nicolas Mercier, Jennifer Quaid, dont les mandats se terminent le 30 juin 2021, pour leur contribution inestimable aux travaux du Bureau des gouverneurs.
Elle rappelle par ailleurs que son propre mandat se termine le 30 juin 2021 et qu鈥檈lle quittera la pr茅sidence du Bureau 脿 cette date.
La pr茅sidente remercie les gouverneurs, le recteur, les vice-recteurs, la secr茅taire g茅n茅rale et le secr茅tariat pour leur soutien ind茅fectible, leur appui et leurs conseils, durant sa pr茅sidence ainsi que Jennifer Adams et Fran莽ois Guimont, la nouvelle pr茅sidente et le nouveau vice-pr茅sident du Bureau pour avoir accept茅 ces deux mandats indispensables au fonctionnement du Bureau.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Proc猫s-verbal de la r茅union du 31 mai 2021
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
5. Question d茅coulant du proc猫s-verbal
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
6. Rapport du Comit茅 de gouvernance et de nomination
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
7. Nomination d鈥檜n membre du personnel de soutien au Bureau des gouverneurs
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
8. Entente d鈥檃ffiliation entre le St. Francis Memorial Hospital et l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
9. 脡tats financiers v茅rifi茅s des r茅gimes de retraite pour l鈥檃nn茅e se terminant le 31 d茅cembre 2020
a) R茅gime de retraite de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa
b) R茅gime de retraite de l鈥橝ssociation des professeurs 脿 temps partiel de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa (APTPUO)
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
10. R茅gime de retraite
a) Revue annuelle de l鈥櫭﹏onc茅 des politiques et des proc茅dures de placement
b) Rapport annuel 2020 sur le R茅gime de retraite
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
11. Revue annuelle de l鈥櫭﹏onc茅 des politiques et des directives de placement
a) SIPG - Portefeuille 脿 long terme
POUR INFORMATION
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
12. Rapport annuel sur la gouvernance des comit茅s de pension et de tr茅sorerie
a) Comit茅 de placement de la caisse de retraite
b) Comit茅 de pension
c) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
2021.15 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver l鈥檕rdre du jour de consentement et toutes les motions qui y sont pr茅sent茅es, 脿 savoir :
Point 4
2021.15 a Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver le proc猫s-verbal de la r茅union du 31 mai 2021.
Point 6
2021.15 b Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Norm Odjick au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2021.15 c Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Christine Dallaire au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d鈥檜n an, du 24 juin 2021 au 30 juin 2022;
2021.15 d Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination d鈥橝lexander Steeves au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de dix mois du 24 juin 2021 au 30 avril 2022;
2021.15 e Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Tony Malaty au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2012.15 f Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination d鈥橝lex Beraskow au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2021.15 g Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Nicola Gazzola au Comit茅 mixte du S茅nat et du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2021.15 h Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Lucie Tedesco au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie (volet finances et volet tr茅sorerie) pour un mandat d鈥檜n an du 1er juillet 2021 au 30 juin 2022;
2021.15 i Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Doreen Hume au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie (volet finances et volet tr茅sorerie) pour un mandat de deux ans du 1er juillet 2021 au 30 juin 2023
2021.15 j Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Tony Malaty au Comit茅 de pension, en qualit茅 de membre et de pr茅sident, pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024
2021.15 k Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Tony Malaty au Comit茅 du r茅gime de pension suppl茅mentaire, en qualit茅 de membre et de pr茅sident, pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2021.15 l Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Jacynthe Pouliot au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour une p茅riode d鈥檜n an du 1er juillet 2021 au 30 juin 2022;
2021.15 m Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Tony Malaty au Comit茅 de v茅rification pour une p茅riode de deux ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2023;
2021.15 n Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat de Tyler Chamberlin au Comit茅 de placement de la caisse de retraite pour une p茅riode de deux ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2023;
2021.15 o Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat d鈥橝lex Beraskow au Comit茅 de pension pour une p茅riode de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024;
2021.15 p Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver le renouvellement du mandat d鈥橝lex Beraskow au Comit茅 du r茅gime de pension suppl茅mentaire pour une p茅riode de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024.
Point 7
2021.15 q Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Leslie-Anne Barber au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2021 au 30 juin 2024.
Point 8
2021.15 r On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the Affiliation Agreement between the University of Ottawa's Faculty of Medicine and St Francis Memorial Hospital, beginning on June 1, 2021 and ending on May 31, 2026.
Point 9
2021.15 s On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the December 31, 2020 audited financial statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
Point 10
2021.15 t On motion duly made, seconded and carried it is resolved to approve the Statement of Investment Policies and Procedures for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
Point 11
2021.15u On motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the Statement of Investment Policies and Guidelines for the Long Term Portfolio.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Il est rappel茅 que la proc茅dure pr茅vue pour combler le poste actuellement vacant (membre du r茅gime de pension de l鈥橴niversit茅) au sein du Comit茅 de placement de la caisse de retraite est en cours.
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
13. Modifications propos茅es au R猫glement du R茅gime de retraite
La vice-rectrice associ茅e, ressources humaines, se joint 脿 la r茅union.
Members were informed that pursuant to the Memorandum of Settlement (MOS) dated 29 October 2020 between the University and the Support Staff of the University of Ottawa (SSUO) bargaining unit, the purchase of and the payment for lost pension credit for each full day of strike for Pension Plan members who participate in a strike or lockout was tabled at the Pension Plan Committee (PPC) Meeting of 11 December 2020.
The Committee requested that changes to the plan text be drafted to allow for the buyback of strike or lockout periods effective 1 October 2020, whereby members would be eligible to buyback credits within one year of the later of the date the amendment is filed with the Financial Services Regulatory Authority of Ontario and the end date of the strike or lockout.
The draft amendment was received by the PPC members at the meeting of 26 March 2021 for review; the members subsequently approved the recommendation of the proposed changes to the Board of Governors at the PPC meeting of 28 May 2021.
The Executive Committee of the Board reviewed the recommendations at the meeting of 8 June 2021 and recommended their approval by the Board of Governors.
Members were also informed that the proposed changes to the pension plan text have no direct cost for the University as the employees will pay for both the employee and employer portions of the pension contributions.
2021.16 On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the proposed changes to the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) text.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
La vice-rectrice associ茅e, ressources humaines, quitte la r茅union.
14. R茅gime de retraite : 茅valuation actuarielle
Le directeur principal des placements, gestion de la caisse de retraite et des placements, se joint 脿 la r茅union.
Members were reminded that the University traditionally prepares an actuarial valuation update report as of 1 January of each year to monitor the financial position of the Pension Plan. However, projections as of 1 April 2021 are also included in this year鈥檚 update due to the volatility of the interest rates in the first trimester of the year as a result of the pandemic.
The last report filed with the regulators was as of 1 January 2020, the next required filing is as of 1 January 2023 and the University can file an actuarial valuation report earlier if it is advantageous to do so.
Analyses in the actuarial update as of 1 January 2021 confirm that a filing as of that date is not advantageous as it would result in higher contribution levels. However, the same analyses indicate that it would be advantageous to file as of 1 April 2021 because the contribution levels would be locked in at the same level for another year, until 2024. Also, a higher portion of the contributions would flow into the Pension Fund given that payments to the Pension Fund Guarantee Fund would be reduced, due to the further improved funded status situation.
The filing deadline for a 1 April 2021 actuarial valuation is 31 December 2021 which means that the decision to file can be made at a later date, thereby providing the opportunity to monitor the situation. The interest rates continue to be volatile and in a rebounding trend so far this year, while the value of the assets continue to hover near record levels. A situation can arise in the coming months whereby a filing at a later date than 1 April 2021 would be even more advantageous.
Therefore, a strategy of waiting with the decision to file (either as of 1 April 2021 or as of a later date) until the fall of 2021 is most prudent.
A discussion followed during which it was confirmed that the contributions have not been changed since the valuation has not been changed.
2021.17 On motion duly made, seconded, and carried, it is resolved to approve the actuarial valuation of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) as of January 1, 2021.
Le directeur principal des placements, gestion de la caisse de retraite et des placements, quitte la r茅union.
POUR INFORMATION
15. Rapport du recteur
Le recteur remercie la pr茅sidente pour ses bons mots.
Il confirme que les syndicats sont repr茅sent茅s au Comit茅 de pension et qu鈥檈ffectivement un filing peut augmenter ou r茅duire les contributions.
Il rappelle que nous sommes 脿 la fin de l鈥檃nn茅e universitaire et que neuf c茅r茅monies de collation des grades ont eu lieu la semaine du 14 juin, une partie des c茅r茅monies se d茅roulant en direct avec lecture des noms des nouveaux dipl么m茅s et des nouvelles dipl么m茅es. L鈥橴niversit茅 avait cette ann茅e 9000 finissants, 5200 茅tudiants et 茅tudiantes ont assist茅 aux c茅r茅monies et 9 doctorats honorifiques ont 茅t茅 remis.
Il indique 茅galement que l鈥橴niversit茅 am茅liore sa position au QS World University Rankings de 49 rangs en passant 脿 la 230猫me position.
Le recteur passe la parole 脿 la provost et vice-rectrice aux affaires acad茅miques pour une mise 脿 jour sur les activit茅s de son cabinet.
鈥 Effectifs pour la rentr茅e : effectifs en hausse avec 350 茅tudiants suppl茅mentaires confirm茅s au niveau global, tous cycles confondus.
鈥 脡tudiants internationaux : 2060 inscriptions manquantes avec une nette diff茅rence entre les 茅tudiants internationaux francophones, 200 inscriptions suppl茅mentaires, et les 茅tudiants internationaux anglophones, 450 inscriptions en moins. Il faut cependant noter que par rapport aux autres universit茅s qui enregistrent une baisse de 16%, l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa enregistre une baisse de 12% seulement.
鈥 Hausse des demandes de premier choix.
鈥 脡tudiants canadiens : 600 茅tudiants suppl茅mentaires environ.
鈥 100 confirmations d鈥檌nscriptions au cycle sup茅rieur et 50 inscriptions suppl茅mentaires en doctorat.
鈥 Vaccination clinic on campus: good success with 2000 vaccines administered per day.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est rappel茅 que les classements ont un impact sur les 茅tudiants au moment du choix de l鈥檜niversit茅.
Il est 茅galement mentionn茅 que l鈥橴niversit茅 enregistrait une baisse des inscriptions des 茅tudiants asiatiques, notamment chinois, avant la pand茅mie. Il faut cependant noter que de belles opportunit茅s existent pour le recrutement international francophone, notamment dans les pays africains.
Le recteur reprend la parole et revient sur les points suivants :
鈥 Les travaux du Comit茅 Bastarache sur la libert茅 acad茅mique se poursuivent.
鈥 Antiracisme et excellence en mati猫re d鈥檌nclusion : le conseiller sp茅cial Boulou Ebanda de B'b茅ri a pr茅sent茅 une mise 脿 jour au S茅nat lors de la r茅union du 21 juin, celle au Bureau sera pr茅sent茅e 脿 l鈥檃utomne.
鈥 Pensionnats autochtones : l鈥橴niversit茅 travaille avec les communaut茅s autochtones.
鈥 Provincial Government: Excellent first contact with Minister Dunlop, the newly appointed Minister of Colleges and Universities.
The Government has announced a $12.5M plan over the next few years for the formation of francophones teachers.
鈥 Bill 276 received the Royal Assent on 3 June 2021 and the Northern Ontario School of Medicine University and the Universit茅 de Hearst are now autonomous.
鈥 Travaux toujours en cours sur le dossier de l鈥櫭塩ole de formation des sages-femmes.
鈥 Facult茅 de droit, session de Common Law : le doyen Dodek quittera pr茅matur茅ment ses fonctions le 30 juin 2021, le vice-doyen du programme de Common Law en fran莽ais, Alain Roussi, a 茅t茅 nomm茅 doyen par int茅rim.
鈥 L鈥橴niversit茅 a sign茅 le Principe de Joyce qui vise 脿 garantir 脿 tous les Autochtones un droit d鈥檃cc猫s 茅quitable, sans aucune discrimination, 脿 tous les services sociaux et de sant茅.
Le directeur du Bureau des droits de la personne se joint 脿 la r茅union.
16. Rapport annuel du Bureau des droits de la personne
Les membres re莽oivent le rapport annuel pr茅sent茅 par le directeur du Bureau des droits de la personne
17. Rapport sur la pr茅vention de la violence sexuelle 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa
Les membres re莽oivent le rapport pr茅sent茅 par le directeur du Bureau des droits de la personne.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est pr茅cis茅 que tous les 茅tudiantes et 茅tudiants qui arrivent sur le campus, canadiens et internationaux, re莽oivent une pr茅sentation sur les services offerts et le consentement.
It was confirmed that most of the requests for accommodation are coordinated with the Student Academic Success Service.
It was also suggested that the online form to disclose an incident of sexual violence should show the difference between a complaint and a concern. The Director agreed that this will be reviewed.
Le directeur du Bureau des droits de la personne quitte la r茅union.
18. Rapport annuel des comit茅s
a) Comit茅 de placement de la caisse de retraite
b) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
c) Comit茅 de pension
Le pr茅sident du Comit茅 de placement de la caisse de retraite se joint 脿 la r茅union.
Le pr茅sident du Comit茅 de placement de la caisse de retraite, le pr茅sident du Comit茅 des finances et de tr茅sorerie et, la pr茅sidente du Comit茅 de pension pr茅sentent les responsabilit茅s de leur comit茅, leur fonctionnement, les r茅alisations pour l鈥檃nn茅e 茅coul茅e et les objectifs pour l鈥檃nn茅e en cours.
Le pr茅sident du Comit茅 de placement de la caisse de retraite quitte la r茅union.
19. Rapport de comit茅
a) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie, volet tr茅sorerie
Le pr茅sident du Comit茅 pr茅sente un compte rendu de la r茅union qui s鈥檈st tenue le 2 juin 2021 durant laquelle les membres ont travaill茅 sur un agenda standard avec notamment la r茅vision des r茅sultats tr猫s satisfaisants de l鈥檃nn茅e financi猫re et la mise 脿 jour annuelle sur les politiques de placement.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1)
End of the live streaming.
CS/ab
