OPEN SESSION
1. Approbation Approval of the Agenda
2. Welcome and Thanks
3. Declaration of Conflicts of Interests
FOR APPROVAL
4. Approval of the Minutes of the 30 September 2024 Meeting
FOR INFORMATION
5. President鈥檚 Report
6. Revenue Generation Strategy
7. WorkDay and Polaris Update
8. Annual Report of the Human Rights Office and Report on the Prevention of Sexual Violence at the University of Ottawa
9. Other Business
PROC脠S-VERBAL SESSION OUVERTE
de la sixi猫me r茅union ordinaire de l'ann茅e 2024 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le mardi 29 octobre 2024 脿 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vid茅oconf茅rence (Teams).
笔搁脡厂贰狈颁贰厂
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, J. Bell, B. Bogie, D. Chemla, J. Fr茅mont, J. Geurts, S. Gigu猫re, N. Gougeon, F. Guimont, D. Hume, A. Juneau, A. Keller ,S. Kiff, R. Kulik, B. Leduc, G. Mayeda, P. Murphy, G. Muzychka,
N. Odjick, F-E. Racicot, M. Saikaley, H. Stern, J. Velloso
PERSONNES EXCUS脡ES
A. Beraskow, K. Butler Malette (gouverneure 茅m茅rite), P. Cyr, D. Desautels (gouverneur 茅m茅rite), J. Hendricks, P. Hindo, J. Palumbo
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, A. Bergeron, J. Doyle, S. Isaacs, R. Landry, Z. Karouni, J. Sicard, J. St-Pierre
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
SESSION OUVERTE
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2024.31 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve l鈥檕rdre de jour de la r茅union du 29 octobre 2024.
Unanimit茅 (propos茅e par Gabrielle Muzychka, appuy茅e par Andr茅 Juneau)
2. Bienvenue et remerciements
La pr茅sidente souhaite la bienvenue 脿 Julie St-Pierre, vice-rectrice int茅rimaire 脿 la recherche et 脿 l鈥檌nnovation.
Les membres sont inform茅s que Paul Hindo sera temporairement absent des r茅unions.
La pr茅sidente 茅galement informe les membres que Catherine Schweizer a accept茅 un nouveau poste au sein du Cabinet de la vice-rectrice aux finances et 脿 l'administration. Zainab Karouni est d茅sormais l鈥檃gente de gouvernance pour le Bureau des gouverneurs.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit d鈥檌nt茅r锚ts n鈥檈st d茅clar茅.
4. Approbation du proc猫s-verbal de la r茅union du 30 septembre 2024
Le proc猫s-verbal est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2024.32 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le proc猫s-verbal de la r茅union du 30 septembre 2024.
Unanimit茅 (propos茅e par Graham Mayeda, appuy茅e par Joao Velloso)
POUR INFORMATION
5. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
鈥 Le gouvernement de l'Ontario a annonc茅 une politique priorisant les r茅sidents ontariens pour les places en m茅decine, ce qui pourrait affecter l'admission des 茅tudiants francophones hors province. L'impact sur les 茅tudiant.e.s francophones hors province n茅cessitera une attention particuli猫re.
鈥 Les politiques en mati猫re de sant茅 mentale et de lutte contre le racisme et la haine sont en cours de r茅daction pour se conformer aux directives minist茅rielles.
Le recteur passe la parole au provost pour une mise 脿 jour les inscriptions et le recrutement :
鈥 En septembre on a enregistr茅 une baisse de 800 茅tudiants internationaux et il y a eu une augmentation de pr猫s de 300 茅tudiants canadiens.
鈥 Le recrutement est en cours pour 2025. Des missions ont 茅t茅 men茅es aux 脡tats-Unis (pour la premi猫re fois), au Moyen-Orient, en Inde et en Asie du Sud-Est.
鈥 Les demandes d鈥檃dmission aux cycles sup茅rieurs des 茅tudiants internationaux ont baiss茅, particuli猫rement celles provenant de l鈥橧nde, avec une diminution d鈥檈nviron 2,500-3,000 demandes.
鈥 Malgr茅 une baisse de 100 茅tudiants anglophones en ma卯trise, le nombre d鈥櫭﹖udiants canadiens a augment茅 de 250.
鈥 D猫s l'an prochain, les 茅tudiants internationaux des cycles sup茅rieurs auront besoin d'une lettre provinciale pour leur permis d'茅tudes, avec une d茅cision sur leur r茅partition attendue en novembre.
6. Strat茅gie de g茅n茅ration de revenus
Jean-Fran莽ois Tremblay, provost associ茅 脿 la planification et aux budgets acad茅miques, se joint 脿 la r茅union.
Le provost pr茅sente le plan triennal de g茅n茅ration de revenus au Bureau des gouverneurs. La derni猫re projection budg茅taire, produite au mois d鈥檃o没t et soumise au Minist猫re des coll猫ges et universit茅s (MCU), pr茅voit un d茅ficit du fond de fonctionnement de 41,1M$ en 2025-26 et de 50,6M$ en 2026-27. La strat茅gie de retour 脿 l鈥櫭﹒uilibre budg茅taire s鈥檃ppuie sur trois grands chantiers, soit la g茅n茅ration de revenus, l鈥檕ptimisation des op茅rations acad茅miques et l鈥檕ptimisation des services et soutien 脿 la mission.
Les champs d鈥檃ction prioritaires incluent le recrutement international et la r茅tention des 茅tudiants, les ma卯trises 脿 base de cours, l鈥檕ffre de cours d鈥櫭﹖茅, les programmes de formation professionnelle, les revenus philanthropiques, et les nouveaux programmes hors-corridor MCU incluant des programmes 脿 distance.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle les d茅fis du recrutement et de la r茅tention des 茅tudiants internationaux sont abord茅s. Des efforts sont en cours en ciblant des 茅coles sp茅cifiques afin d'am茅liorer les taux de r茅tention et de conversion.
Il est not茅 que les progr猫s r茅alis茅s par rapport 脿 chacun de ces champs d鈥檃ction seront 茅troitement suivis au cours des trois prochaines ann茅es. Les orientations budg茅taires 2025-26, qui prendront en compte le plan de g茅n茅ration de revenus, seront pr茅sent茅s au Bureau des gouverneurs le 3 d茅cembre 2024.
It was clarified that the approach includes linking faculty budget allocations to revenue-generating activities, revising fixed budget models, and implementing mechanisms to incentivize revenue growth. The value of tracking faculty progress toward revenue targets and understanding the impact on the central budget was also noted.
Jean-Fran莽ois Tremblay quitte la r茅union
7. Mise 脿 jour sur WorkDay et Polaris
Nisrin El-Amraoui, directrice RH-FIN, applications et soutien, et Monica Mendoza, directrice principale - Programme Polaris, se joignent 脿 la r茅union.
La vice-rectrice aux finances et 脿 l'administration pr茅sente une mise 脿 jour des programmes Polaris et WorkDay. Des donn茅es de benchmarking Uniforum confirment une tendance positive concernant les co没ts op茅rationnels de l鈥檜niversit茅, qui se positionne favorablement par rapport aux autres universit茅s. Le programme Polaris continue de progresser de mani猫re significative, b茅n茅ficiant non seulement d'un soutien solide de la part de la direction, mais aussi d'une acceptation au sein de l'universit茅, tout en g茅n茅rant des opportunit茅s d鈥櫭ヽonomies.
Une discussion s'engage sur la mesure des impacts des changements requis pour atteindre les r茅sultats souhait茅s, en utilisant des outils tels que le benchmarking Uniforum et des sondages.
Nisrin El-Amraoui et Monica Mendoza quittent la r茅union
8. Rapport annuel du Bureau des droits de la personne et Rapport sur la pr茅vention de la violence sexuelle 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa
Luc B茅langer, Directeur principal, Bureau des droits de la personne, se joint 脿 la r茅union
Les membres sont inform茅s que le Bureau des droits de la personne pr茅pare un rapport annuel fournissant des renseignements statistiques sur le nombre et le type de plaintes et questions qu鈥檌l re莽oit et aborde. Le rapport donne 茅galement des d茅tails sur les types d鈥檃ctivit茅s de formation, d鈥櫭ヾucation et de sensibilisation men茅es au cours de l鈥檃nn茅e allant du 1er mai 2023 au 30 avril 2024.
Le Rapport annuel sur la pr茅vention de la violence sexuelle a 茅t茅 pr茅par茅 par le Comit茅 permanent sur la pr茅vention de la violence sexuelle dans le cadre d'un processus de collaboration et consultation avec les membres de la communaut茅 universitaire.
Il est expliqu茅 que le Bureau des droits de la personne est en contact avec le Syndicat 茅tudiant de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa (SEUO) pour soutenir sa collaboration avec l鈥檈nsemble de la communaut茅 茅tudiante.
Luc B茅langer quitte la r茅union.
9. Autres questions
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
ZK/ab
