PROC脠S-VERBAL SESSION OUVERTE
de la septi猫尘别 r茅union de l'ann茅e 2022 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le lundi 31 octobre 2022 脿 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vid茅oconf茅rence (Teams).
笔搁脡厂贰狈颁贰厂
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, A. Beraskow, P. Cyr, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur 茅m茅rite), J. Fr茅mont, J. Geurts, S. Gigu猫re, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, S. Kiff, N.-C. Lazar, J. Lefebvre, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick, F.-E. Racicot, M. Saikaley, H. Stern, J. Tchida, S. Tokmakjian (脿 partir de 17h)
PERSONNES EXCUS脡ES
A. Keller, A. Steeves, L. Tedesco, G. Wilson
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, J, Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya
Madame Jennifer Adams pr茅side la r茅union.
Elle rappelle les consignes n茅cessaires au bon d茅roulement de la r茅union aux personnes qui participent 脿 la rencontre sur Teams.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle 茅galement que les membres ont re莽u un message les invitant 脿 poser leurs questions sur l鈥檕rdre du jour pr茅alablement 脿 la r茅union.
Comments and questions should be asked in the chat as far as possible.
- Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
- Bienvenue et remerciements
Aucun point n鈥檈st soulev茅.
- D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit d鈥檌nt茅r锚ts n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
- Proc猫s-verbal de la r茅union du 26 septembre 2022
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
- Question d茅coulant du proc猫s-verbal
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
- Caisse de Retraite : d茅claration du seuil d鈥檃cceptation et 茅nonc茅 des politiques de placement
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
- Politique sur les d茅penses de la caisse de retraite - R茅vision triennale
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
- Portefeuille 脿 long terme : 茅nonc茅 de la politique et des objectifs de placement et, r茅vision triennale de la Politique 56 : Placement
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
- Entente d鈥檃ffiliation entre la Facult茅 de m茅decine de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa et le Bureau de sant茅 de l鈥檈st de l鈥橭ntario
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
Un membre rappel qu鈥檌l a demand茅 que l鈥檕n v茅rifie pourquoi cette entente est conclue entre 芦 Her Majesty The Queen In Right of Canada and University of Ottawa 禄 alors que la seconde entente est conclue entre 芦 His Majesty The King In Right of Ontario and University of Ottawa 禄.
Il est confirm茅 que sa demande a bien 茅t茅 re莽ue et qu鈥檜ne r茅ponse lui sera fournie d猫s que possible.
- Entente d鈥檃ffiliation entre la Facult茅 de m茅decine de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa et le Centre de d茅tention d鈥橭ttawa
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
2022.24 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver l鈥檕rdre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont pr茅sent茅es 脿 savoir :
Point 4
2022.24 a Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver le proc猫s-verbal de la r茅union du 26 septembre 2022. (Unanimit茅)
Point 6
2022.24 b On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the Statement of Investment Policies and Procedures and Risk Appetite Statement for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965). (Unanimous)
Point 7
2022.24 c On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the Pension Fund Expense Policy for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965). (Unanimous)
Point 8
2022.24 d On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the Statement of Investment Policies and Goals for the Long Term Portfolio as well as Policy 56. (Unanimous)
Point 9
2022.24 e On motion duly made and seconded it is resolved to approve the affiliation agreement between the University of Ottawa's Faculty of Medicine and the Eastern Ontario Health Unit, beginning on August 25, 2022 and ending on August 24, 2027. (Unanimous)
Point 10
2022.24 f On motion duly made and seconded it is resolved to approve the affiliation agreement between the University of Ottawa's Faculty of Medicine and the Ottawa Carleton Detention Centre, beginning on September 12, 2022 and ending on September 6, 2027. (Unanimous)
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
- R猫glement sur le bilinguisme
Yves Pelletier, vice-recteur associ茅, Francophonie, se joint 脿 la r茅union.
Le vice-recteur, International et Francophonie, pr茅sente les diff茅rentes 茅tapes qui ont men茅 脿 la refonte du R猫glement, adopt茅 pour la premi猫re fois en 1974, afin de le rendre davantage conforme aux obligations de l鈥檌nstitution et aux attentes de la communaut茅. Il rappelle qu鈥檜ne attention particuli猫re a 茅t茅 port茅e au fait que l鈥檈xercice de modernisation du R猫glement devait tenir compte des besoins et des enjeux relatifs aux deux communaut茅s de langues officielles dans leur diversit茅. Ainsi, le nouveau texte pallie certaines carences, pr茅cise les r么les et responsabilit茅s et propose un cadre d鈥檌mputabilit茅 de fa莽on 脿 mettre en 艙uvre l鈥檈ngagement de l鈥橴niversit茅 脿 r茅aliser l鈥櫭ゞalit茅 r茅elle de statut de ses deux langues officielles, tout en reconnaissant l鈥檌mportance de la revitalisation et du renforcement des langues autochtones.
Le vice-recteur revient notamment sur les principales modifications, 脿 savoir :
- D茅finition plus claire de la vision du bilinguisme 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa dans le pr茅ambule du R猫glement.
- Reconnaissance de l鈥檌mportance de l鈥櫭ゞalit茅 r茅elle entre les deux langues officielles afin de r茅pondre aux besoins particuliers des deux communaut茅s linguistiques dans l鈥檕ffre de programmes, de cours et de services avec la promotion d鈥檜ne offre pro-active de services dans les deux langues officielles par l鈥檃dministration centrale, les services administratifs et les unit茅s acad茅miques.
- Exigence du bilinguisme actif comme condition pr茅alable 脿 la nomination de tous les membres de la haute gestion et de tous les superviseurs et, v茅rification que les prestataires ext茅rieurs respectent les exigences de l鈥橴niversit茅 en mati猫re de bilinguisme.
- Bilinguisme des communications 茅manant de l鈥橴niversit茅, avec pr茅s茅ance du fran莽ais, et mise 脿 disposition de services de traduction et de r茅vision pour l鈥檃dministration centrale, les services et les facult茅s lorsque cela est n茅cessaire.
- Mise en place de mesures pour permettre aux 茅tudiants qui le d茅sirent d鈥檃cqu茅rir ou de parfaire leurs comp茅tences linguistiques dans la langue officielle qu鈥檌ls ma卯trisent peu ou pas, et offre de cours pour permettre au personnel administratif et de soutien de ma卯triser les langues officielles.
- Pr茅cision des exigences quant 脿 la prestation des programmes d鈥櫭﹖ude d茅sign茅s en vertu de la Loi sur les services en fran莽ais.
- Reconnaissance de l鈥檌mportance et de la valorisation des savoirs scientifiques en fran莽ais notamment dans les processus d鈥檈mbauche, de permanence et dans les demandes de subventions internes.
- Incitation 脿 prendre des mesures pour accroitre la production et la diffusion des savoirs en fran莽ais dans l鈥檌nt茅r锚t du bilinguisme.
Le vice-recteur, International et Francophonie, est responsable de la mise en application et de l'interpr茅tation du r猫glement, de m锚me que de la gestion du m茅canisme des plaintes. Toute modification au R猫glement doit 锚tre approuv茅e par une majorit茅 qualifi茅e, c鈥檈st-脿-dire au moins deux tiers des membres du S茅nat et du Bureau des gouverneurs et aucune exception au R猫glement ne peut 锚tre faite sans l'approbation 茅crite du vice-recteur, International et Francophonie.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est indiqu茅 que l鈥檜n des buts des modifications au R猫glement est de r茅affirmer l鈥檌mportance attach茅e 脿 la Francophonie au sein de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa.
Il est par ailleurs confirm茅 que plus de quatre cents personnes ont particip茅 aux consultations qui ont entour茅 la refonte du R猫glement et que de nombreux commentaires ont 茅t茅 re莽us de la part de l'Association des enseignantes et des enseignants franco-ontariens (AEFO) et de l鈥橝ssembl茅e de la francophonie de l'Ontario (AFO).
Le recteur remercie les 茅quipes et rappelle que le d茅fi majeur est maintenant de mettre en 艙uvre le R猫glement.
2022-25 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver les modifications propos茅es au R猫glement sur le bilinguisme. (Unanimit茅)
Yves Pelletier quitte la r茅union.
- 脡valuation actuarielle
Members were reminded that on a yearly basis, in January, the University prepares an actuarial valuation update report to monitor the financial position of the Pension Plan.
Quarterly and more frequent projections have been made during the past 18 months due to the material impact of the interest rate volatility on the actuarial valuation of the Pension Plan; interest rates have been very volatile, initially in response to the COVID pandemic situation and more recently by a reversal in monetary policy to fight inflationary pressures.
The annual update as of 1 January 2022 was approved by the Board of Governors at the 22 June 2022 meeting and the next steps at that time included monitoring the situation in preparation for a filing of an actuarial valuation with the Financial Services Regulatory Authority (FSRA) as of a later date in 2022 if that proved to be more advantageous for the University.
The last report filed with the regulators was as of 15 May 2021 and the next required filing is as of 15 May 2024; however, the University can file an actuarial valuation report at any time between these dates if it is advantageous to do so.
While the actuarial valuation update as of 1 January 2022 confirmed that a filing as of that date was not advantageous as it would result in higher contribution levels for the University, the projections since that date indicate that a filing as of 1 July 2022 would be most optimal for the University because it would lower the contribution level for the University, resulting in a total savings of $16.9M over the next 3 years. It would also ensure predictability and stability of these lower contribution levels through July 2025, while allowing flexibility to file another valuation during this period if it turns out to be more beneficial at that time.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est indiqu茅 que ce d茅p么t permettra une 茅conomie de 8.4 M$ par ann茅e calendaire tout en gardant de tr猫s bon ratio dans le fonds de pension.
La pr茅sidente rappelle que ces informations financi猫res sont tr猫s importantes pour les gouverneurs.
2022-26 On motion duly made, seconded, and carried, it is resolved to approve the filing of the actuarial valuation of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) as of July 1, 2022. (Unanimous)
POUR INFORMATION
- Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
- Match Panda : le match a eu lieu le 1er octobre sans incidents majeurs.
L鈥橴niversit茅 est par ailleurs toujours en contact avec la communaut茅 et les forces de police pour que les manifestations entourant le match Panda se d茅roulent sans probl猫尘别.
- Nomination de Kevin Kee, doyen de la Facult茅 des arts, en qualit茅 de Conseiller principal du recteur, strat茅gie num茅rique et innovation p茅dagogique, pour un mandat de 14 mois, du 5 octobre 2022 au 31 d茅cembre 2023. Le mandat du doyen Kee est suspendu et une doyenne int茅rimaire, Kathryn Prince, a 茅t茅 nomm茅e.
Le mandat du nouveau conseiller est de pr茅parer l鈥檜niversit茅 de demain, plus riche et plus innovante que l鈥檜niversit茅 traditionnelle.
Le recteur passe la parole 脿 la provost pour une mise 脿 jour sur les classements :
- Times Higher Education : l鈥橴niversit茅 passe de la 162猫尘别 脿 la 137猫尘别 place dans ce classement tr猫s important particuli猫rement dans le contexte international. L鈥橴niversit茅 a am茅lior茅 ses scores dans de nombreux domaines, notamment la satisfaction 茅tudiante.
Il est 脿 noter que 1799 茅tablissements ont 茅t茅 class茅s en 2023 contre 1600 en 2022.
La provost remercie les 茅quipes pour la qualit茅 de leur travail.
She also gave an update on the status of foreign students. Due to the delay in processing applications, 356 foreign students are still waiting for their visa. Measures such as reinstating some online courses have been put in place. The University is also in contact with the Ministry.
Le recteur reprend la parole et informe les membres que les conventions collectives entre l鈥橴niversit茅 et deux unit茅s de l鈥橝ssociation des professeurs 脿 temps partiel (APTPUO), l鈥檜nit茅 de l鈥橧LOB et l鈥檜nit茅 Toronto/Windsor, ont 茅t茅 approuv茅es par le Comit茅 ex茅cutif lors d鈥檜ne r茅union extraordinaire aujourd鈥檋ui. Les n茅gociations se poursuivent pour l鈥橴nit茅 principale.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est mentionn茅 qu鈥檃u total 150 000 茅tudiants, 脿 l鈥櫭ヽhelle du Canada, sont en attente de visa et que le taux de refus pour certains pays d鈥橝frique francophone est relativement 茅lev茅.
Following a question on private equity/venture capital members were informed that the University do not invest in private equity or venture capital for both the pension fund and the 91精品黑料吃瓜 long term portfolios. This is a strategy by choice, primarily as we achieve sufficient diversification across these portfolios by investing in other asset classes.
- Mise 脿 jour sur le plan d鈥檃ction autochtone
Brenda Macdougall, d茅l茅gu茅e universitaire 脿 la participation autochtone et directrice de l鈥橧nstitut de recherche et d鈥櫭﹖udes autochtones, se joint 脿 la r茅union.
La provost pr茅sente les progr猫s r茅alis茅s pour la mise en 艙uvre du Plan d鈥檃ction autochtone 2019-2024 bas茅 sur quatre secteurs th茅matiques (cerceaux) :
- 脡tablissement : am茅lioration des politiques, des proc茅dures, des services et de l鈥櫭﹖ablissement.
- Facult茅s, d茅partements et programmes : d茅veloppement des programmes d鈥櫭﹖udes et de la recherche autochtone.
- Espace physique : Apport esth茅tique, inclusion, am茅lioration.
- Communaut茅 autochtone : participation interne et externe.
A discussion followed during which it was confirmed that the University has a self-identification policy for students, for bursaries of dedicated seats for example, where they must go through a fairly robust process to confirm their status.
Brenda Macdougall quitte la r茅union.
- Pr茅sentation du programme UniForum
The Vice-President, Finance and Administration explained that the UniForum program is a benchmarking initiative designed specifically for reviewing university support services or functions such as finance, purchasing, human resources, communications, and information technology.
La vice-rectrice pr茅sente les avantages li茅s 脿 la mise en place de cet outil d鈥檃nalyse comparative qui permettra 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥檃m茅liorer ses performances en mati猫re d鈥檃dministration globale notamment en mesurant la performance administrative, en mettant en 茅vidence ce qui est bien fait, en identifiant les opportunit茅s d鈥檃m茅lioration et en obtenant une orientation claire pour faire de meilleurs choix strat茅giques.
UniForum base la collection de donn茅es sur deux composantes qui permettent de v茅rifier l鈥檈fficacit茅 des services, l鈥檃nalyse comparative de donn茅es d鈥檃ctivit茅s et le sondage de satisfaction.
L鈥檜tilisation du programme UniForum a pour but d鈥櫭﹖ablir des cibles et strat茅gies claires bas茅es sur des donn茅es cr茅dibles et comparables 脿 celles d鈥檜niversit茅s de m锚me type qui permettront 脿 terme une r茅duction des co没ts, la mise en place de structures plus performantes et des services plus appropri茅s 脿 la demande.
A discussion followed during which it was confirmed that the bilingual mandate of the University should always be factored in.
It was also mentioned that the exercise should not be solely support staff focused and the response was that everything will be evaluated.
Les membres mentionnent qu鈥檌ls appr茅cient le travail effectu茅 qui permettra 脿 l鈥橴niversit茅 de mieux se positionner.
- Rapport de comit茅
a) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie (volet tr茅sorerie)
The Chair presented a report of the Special meeting of the treasury component of the Finance and Treasury Committee held on 13 October 2022 during which members approved the Strategic Asset Allocation, the Statement of Investment Procedures and Guidelines for the Short Term Portfolio, the Responsible Investment Guidelines and the Statement of Investment Policies and Goals for the Long Term Portfolio. Members also reviewed revisions to Policy 56 and recommended its approval by the Board.
The Chair congratulated Tom Valks, Mercer, Jennifer Doyle and the Committee members for their work on behalf of the Committee.
He also thanked Hartley Stern, who is stepping down as observer on the committee, for his invaluable contributions.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
