La r茅union a lieu le lundi 26 septembre 2022 脿 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vid茅oconf茅rence (Teams).
笔搁脡厂贰狈颁贰厂
O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, A. Beraskow, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur 茅m茅rite), J. Fr茅mont, J. Geurts, S. Gigu猫re, F. Guimont, J. Hendricks, D. Hume, A. Juneau, A. Keller, J. Lefebvre, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick, F.-E. Racicot, M. Saikaley, J. Tchida, L. Tedesco, S. Tokmakjian (脿 partir de 17h)
PERSONNES EXCUS脡ES
P. Hindo, S. Kiff, N.-C.Lazar, A. Steeves,H.Stern, G. Wilson
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, J, Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya
Madame Jennifer Adams pr茅side la r茅union.
Elle rappelle les consignes n茅cessaires au bon d茅roulement de la r茅union aux personnes qui participent 脿 la rencontre sur Teams.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Il rappelle 茅galement que les membres ont re莽u un message les invitant 脿 poser leurs questions sur l鈥檕rdre du jour pr茅alablement 脿 la r茅union.
Comments and questions should be asked in the chat as far as possible.
La pr茅sidente rappelle 茅galement que la r茅ception de la nouvelle ann茅e acad茅mique se tiendra imm茅diatement apr猫s la r茅union.
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue et remerciements
La pr茅sidente souhaite la bienvenue 脿 Stewart Kiff, membre nomm茅 pour un mandat de trois ans par l鈥橝ssembl茅e l茅gislative de l鈥橭ntario. Stewart Kiff remplace Andrew House.
La pr茅sidente souhaite 茅galement la bienvenue 脿 Kafia Barkat et Marianne Saikaley, nouvelles membres 茅lues au Bureau des gouverneurs par le personnel de soutien.
Kafia Barkat a 茅t茅 茅lue pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023, et remplace Jacynthe Pouliot. Marianne Saikaley a 茅t茅 茅lue pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2022 au 30 juin 2024 et remplace Leslie-Anne Barber.
Elle rappelle par ailleurs que le mandat d鈥橭mar Abouzaher a 茅t茅 renouvel茅 pour une p茅riode de trois ans commen莽ant le 1er juillet 2022.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit d鈥檌nt茅r锚ts n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Proc猫s-verbal de la r茅union du 22 juin 2022
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
5. Question d茅coulant du辫谤辞肠猫蝉-惫别谤产补濒
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
6. Rapport du Comit茅 de gouvernance et de nomination
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
7. Nomination des v茅rificateurs externes pour l鈥檈xercice 2022-2023
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
8. Entente d鈥檃ffiliation entre la Facult茅 de m茅decine de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa et le Centre de sant茅 communautaire Carlington
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
POUR INFORMATION
9. Certificat de conformit茅 pour l鈥檃nn茅e 2021-2022
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
10. Calendrier des r茅unions 2022-2023
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
2022.21 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver l鈥檕rdre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont pr茅sent茅es 脿 savoir :
Point 4
2022.21 a Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver le 辫谤辞肠猫蝉-惫别谤产补濒 de la r茅union du 22 juin 2022.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 6
2022.21 b Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Marianne Saikaley au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de neuf mois, du 26 septembre 2022 au 30 juin 2023 (鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2022.21 c Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver la nomination de Nick Maiorino au Comit茅 des terrains et des b芒timents en qualit茅 de membre externe pour un mandat de deux ans et neuf mois, du 26 septembre 2022 au 30 juin 2025.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 7
2022.21 dOn motion duly made, seconded and carried, it is resolved to approve the appointment of KPMG as external auditor for the University of Ottawa for the 2022-23 fiscal year.
(Unanimous)
Point 8
2022.21 eOn motion duly made, seconded and carried, it is resolved that the Board of Governors approve the Affiliation Agreement between the University of Ottawa's Faculty of Medicine and the Carlington Community Health Centre, beginning on June 1, 2022 and ending on April 30, 2027.
(Unanimous)
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
11. 脡tats financiers consolid茅s v茅rifi茅s au 30 avril 2022
Michel Houle, vice-recteur associ茅, ressources financi猫res et Tom Valks, directeur principal des placements, gestion de la caisse de retraite et des placements, se joignent 脿 la r茅union.
Members were reminded that the 2021-2022 fiscal year resulted in a deficit of $76.2 million and a deficit before unrealised investment losses of $3.6 million. Unlike the previous fiscal year, the University did not benefit from an exceptional return on its investments due to the steep decline in financial markets in the last quarter of the fiscal year.
It was noted that the University had to face many challenges due to the pandemic. For instance, the transition to bimodal learning required significant investments, such as equipping the classrooms with state-of-the art technology or developing and supporting pedagogical tools for the evolving environment. The increase of health and safety measures on campus also created additional expenses.
It was also mentioned that with the gradual return to campus, we began seeing a rise in revenues from auxiliary services, such as residences, food services, and the bookstore, but these revenues did not reach their pre-pandemic levels.
Furthermore, the increase of 10.3% in the number of enrolled students over the past five years has not only resulted in a significant increase in revenues from tuition and other fees, but also in expenses for salaries and employee benefits. The University also had to increase its construction and renovation expenses, interest on long-term debt and amortization in order to meet the demand for new and improved teaching, learning and research spaces.
The overall financial impact during this five-year period has resulted in a 14.0% increase in revenues compared to a 22.1% increase in expenses. The challenge facing the University is that revenues are increasing at a slower pace than expenses due in part to a combination of stagnant operating grants and a reduction in tuition fees for students with Canadian citizenship or permanent residence of 10% in 2019-2020 compared to 2018-2019 and frozen thereafter. As a result, it has become increasingly difficult to absorb additional costs, as well as inflationary pressures.
It was confirmed the University will continue its efforts to generate additional revenues and adopt measures to gain efficiencies such as leveraging technologies and implementing more effective administrative processes.
The Audit Committee reviewed the financial results and consolidated financial statements for the year ended April 30, 2022 during the meeting held on 6 September and recommend their approval by the Board of Governors.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est confirm茅 que les membres du Bureau seront inform茅s r茅guli猫rement de l鈥櫭﹙olution de la situation financi猫re.
Il est 茅galement confirm茅 que des 茅l茅ments de contr么le et des indicateurs de performance ont 茅t茅 mis en place pour permettre de suivre la situation au plus pr猫s.
It was also mentioned that the auditors did not raise any issues at the present time.
Il est par ailleurs pr茅cis茅 que les 茅conomies r茅alis茅es sur les d茅penses telles que les voyages ou le chauffage n鈥檕nt pas 茅t茅 reproduites en 2021 en raison de la rentr茅e graduelle sur le campus.
2022-22 On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the University of Ottawa鈥檚 financial results and consolidated financial statements for the year ended April 30, 2022.
(Unanimous)
Michel Houle et Tom Valks quittent la r茅union.
POUR INFORMATION
12. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
- Campus actif et heureux avec le retour des 茅tudiants et des personnels.
- 脡tats financiers : il est rappel茅 que le d茅ficit financier est d没 脿 la chute des march茅s financiers et la stagnation des subventions gouvernementales. L鈥檌nflation actuelle engendre par ailleurs une hausse de tous les co没ts. De plus, l鈥檃brogation de la Loi 124 脿 de nombreuses implications au niveau des ressources humaines.
Le recteur confirme que les membres du Bureau seront r茅guli猫rement inform茅s de l鈥櫭﹙olution de la situation financi猫re, qu鈥檜n plan de relance financier sera pr茅sent茅 au Bureau des gouverneurs en octobre 2022 et, les principes budg茅taires qui guideront le budget 2023-2024 seront pr茅sent茅s en d茅cembre 2022.
Le d茅veloppement de nouveaux programmes qui correspondent aux besoins de la soci茅t茅 sera par ailleurs 茅tudi茅 dans les prochains mois.
Le recteur passe la parole 脿 la provost pour une mise 脿 jour sur les inscriptions.
- Stabilit茅 des inscriptions avec 9566 茅tudiants.
- Inscriptions stables pour la Facult茅 d鈥櫭塪ucation et la Facult茅 de droit 鈥 Droit civil, en hausse pour la Facult茅 de droit 鈥 Common Law.
- 脡quilibre linguistique stable avec 34% de francophones.
- 脡tudes sup茅rieures : l茅g猫re baisse des inscriptions au doctorat mais hausse des inscriptions 脿 la maitrise, particuli猫rement pour les maitrises de cours d鈥檜n an.
- 脡tudiants internationaux : au niveau du premier cycle, effectifs en hausse pour l鈥橝frique - + 100% pour l鈥橝frique anglophone - en baisse pour l鈥橝sie notamment la Chine, stables pour l鈥橢urope et, petite baisse pour les 脡tats-Unis.
- Effectifs en hausse pour toutes les r茅gions pour les 茅tudes sup茅rieures.
- 90% d鈥檌nscriptions en personne.
- Services de sant茅 :
- Prolongation des heures d鈥檕uverture notamment pour les prises de rendez-vous en sant茅 mentale. Les demandes de rendez-vous sont toutes honor茅es 脿 ce jour.
- Accommodements : plus de 4000 茅tudiants b茅n茅ficient d鈥檃ccommodements ce qui constitue une hausse de 30% par rapport aux deux derni猫res ann茅es.
- Health and Safety: Covid: masking and boosting not mandatory but encouraged.
- Les r茅sidences ne sont pour l鈥檌nstant pas occup茅es 脿 100% ce qui laisse une certaine marge.
- Idem pour les installations sportives.
Le recteur reprend la parole et rappelle que le Rapport du Comit茅 ad hoc du S茅nat pour la mise en 艙uvre des recommandations du Comit茅 sur la libert茅 acad茅mique et l鈥脡nonc茅 du S茅nat sur la libert茅 d鈥檈xpression en contexte universitaire ont 茅t茅 distribu茅s dans les documents pr茅paratoires 脿 la r茅union. L鈥櫭塶onc茅 a 茅t茅 adopt茅 par le S茅nat lors de la r茅union du 19 septembre et est donc officiel et institutionnel.
Il indique 茅galement que le conseiller sp茅cial antiracisme et excellence en mati猫re d鈥檌nclusion, a d茅pos茅 son rapport lors de la m锚me r茅union du S茅nat. Ce rapport constituera l鈥檜ne des pi猫ces maitresses du mandat du prochain vice-provost, 茅quit茅, diversit茅 et inclusion (EDI).
The President reminded members that Friday 30 September is the National Day for Truth and Reconciliation and invited them to join him for the official ceremony which will take place in University Square on Friday at 9 a.m.
A discussion followed during which it was confirmed that the Office of the Provost, more specifically the Office of the Vice-Provost, Equity, Diversity and Inclusion, would liaise with all faculties to implement the strategy in this area.
Il est 茅galement confirm茅 que l鈥橴niversit茅 dispose d鈥檜ne politique de recrutement pour les professeurs autochtones aussi bien francophones qu鈥檃nglophones. Il est 茅galement rappel茅 que l鈥橴niversit茅 a lanc茅 脿 l鈥櫭﹖茅 2022 un Certificat en droit autochtone offert par la section de droit civil de la Facult茅 de droit.
13. Mise 脿 jour sur le plan strat茅gique Transformation 2030
Blair Jackson, directeur, recherche institutionnelle et planification, se joint 脿 la r茅union
La provost pr茅sente les progr猫s r茅alis茅s pour mettre en 艙uvre le plan strat茅gique Transformation 2030 et indique que le rapport 茅nonce des faits et statistiques qui dressent un portrait des activit茅s et initiatives entreprises durant l鈥檃nn茅e universitaire 2021-2022 au regard des 12 objectifs strat茅giques de Transformation 2030.
Elle rappelle qu鈥檌l s鈥檃git du second rapport qui pr茅sente d茅j脿 des ajustements par rapport au plan initial pour ajouter des objectifs sur l鈥檃ntiracisme et l鈥櫭﹒uit茅, la diversit茅 et, l鈥檌nclusion.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est demand茅 de faire clairement les liens entres les demandes pr茅sent茅es au Bureau des gouverneurs et 脿 ses 肠辞尘颈迟茅蝉 et le plan strat茅gique, m锚me s鈥檌l est entendu que chaque proposition se fait 脿 la lumi猫re de Transformation 2030.
Blair Jackson quitte la r茅union.
14. Rapport annuel du Bureau des droits de la personne et Rapport sur la pr茅vention de la violence sexuelle 脿 l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa
Marie-Claude Gagnon, directrice int茅rimaire du Bureau des droits de la personne, se joint 脿 la r茅union.
Les membres re莽oivent les deux rapports annuels pr茅sent茅s par la secr茅taire g茅n茅rale.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est demand茅 d鈥檌nclure dans les futurs rapports les solutions apport茅es aux plaintes formelles d茅pos茅es contre des professeurs ou des administrateurs ainsi que les mesures mises en
place pour r茅gler les probl猫mes soulev茅s.
Marie-Claude Gagnon quitte la r茅union.
15.Rapports de肠辞尘颈迟茅蝉
a) Comit茅 de v茅rification
The Chair presented the highlights of the meeting held on 6 September 2022 during which members recommended that the Board of Governors approve the Audited Consolidated Financial Statements of the University of Ottawa as at April 30, 2022
Members also received for information external audit reports, an update from the Chief Risk Officer, as well as updates on the Administrative Services Modernization Program and on the Animal Care and Veterinary Service. The cybersecurity and risk review were also presented.
The Committee was satisfied with the information received as well as the actions implemented by the management.
b) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie (volet tr茅sorerie)
The Chair presented a report of the meeting of the treasury component held on 7 September 2022 during which members received the report of the Chief Investment Officer as well as the Public Market Investment Report and the Private Market Investments Report.
Members approved the Climate Change Annual Report as well as the re-investment of an equivalent sum between two funds and a commitment to another fund.
Members also received for information the proposed changes to the Committee鈥檚 Terms of Reference.
The finance component was also held on 7 September during which members received for information thefinancial statements as at 30 April 2022, the monthly financial report, an update on the benchmarking of the UniForum Program and the financial assessment of the Strategic Capital Plan.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
