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1. Approval of the agenda

CONSENT AGENDA

1. Minutes of the December 5, 2024, meeting (b)
2. Business arising from the minutes
3. Minor modifications  
   1. Faculty of Arts 2024-UGRD-ARTS-ARV-17 (b)
   2. Faculty of Arts 2024-UGRD-ARTS-CMN-02 (b)
   3. Faculty of Arts 2024-UGRD-ARTS-FRA-14 (b)
   4. Faculty of Arts 2024-UGRD-ARTS-GEG-15 (b)
   5. Faculty of Arts 2024-UGRD-ARTS-LIN-04 (b)
   6. Faculty of Arts 2024-UGRD-ARTS-LLM-13 (b)
   7. Faculty of Arts 2024-UGRD-ARTS-PHI-05 (b)
   8. Faculty of Arts 2024-UGRD-ARTS-PHI-06 (b)
   9. Faculty of Social Sciences 2024-UGRD-SSOC-PSY-1624 (b)
   10. Faculty of Arts 2023-UGRD-ARTS-AHL-EOL-08 (b)
   11. Faculty of Medicine 2024-UGRD-MED-03 (b)

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR RECOMMENDATION

PROGRAM ABOLITION  

5. Faculty of Health Sciences 2024-UGRD-SSAN-NSG-01 (b)

DISCUSSION

6. Student Retention (e)
7. SLICCs/CCIPLEs : Next steps on pilot project summer 2025 (c)
8. Increase in the number of DFR exams (e)

Next Meeting: February 6, 2025

NW

1. Document déjà distribué / Documentation has been distributed
2. Document annexé / Documentation attached
3. Document à venir / Documentation to follow
4. Document à être distribué à la réunion / Documentation to be available at meeting
5. Pas de document / No document
6. Document confidentiel annexé / Confidential document attached 

De la sixième réunion de l'année 2024-2025 du

CONSEIL DES ÉTUDES DU PREMIER CYCLE

La réunion a lieu le jeudi 9 janvier 2025 à 9h30 à Vanier 1026 et par Microsoft Teams.

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L. Abanto Rojas, M. Archibald, S. Bainbridge-Whiteside, JM Barrette, A. Beauchemin, J. Beddows, S. Cadieux, KC Chen, R. Clark, C. Dallaire, MA Daoust, M. Dubé, P. Dumond, H. Ehsani, M. Gobeil, C. Isabelle, M. Jezak, G. Mayeda, PE Parent, Y. Pelletier, D. Robitaille, F. Robitaille, L. Schiell, A. St-Amant, V. Strimelle, A. Sowinski, M. Théberge, JP. Thivierge, N. Wiper-Bergeron    

PERSONNES EXCUSÉES

E. Bercier, Y. Campagnolo, A. Ibrahim, R. Leck, L. McDermaid, U. Ruhi

PERSONNES RESSOURCES 

G. Dancose, É. Detellier, A. Drouin-Charrette, T. Gofton, A. Malette, G. Ramsay, C. Tremblay, N. Wall

Le vice-provost, affaires académiques, A. St-Amant, préside la réunion.  

Jean-Luc D’Aoust sera invité à la prochaine rencontre pour présenter des statistiques de rétention selon le statut d’admission des étudiants et leur lieu de provenance.  

1. Approbation de l’ordre du jour 

   C. Dallaire propose d’ajouter à l’ordre du jour un point sur la révision de notes.

   L’ordre du jour est approuvé tel que modifié.  

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

2. Procès-verbal de la réunion du 5 décembre 2024

   Le procès-verbal de la réunion du 5 décembre 2024 est approuvé tel que présenté.

3. Questions découlant du procès-verbal

   À propos de la directive sur les coûts du matériel pédagogique du MCU, A. St-Amant rapporte que ce dernier a acheminé une communication le 6 janvier aux établissements collégiaux et universitaires pour leur signifier que d’autres méthodes peuvent être utilisées pour publiciser le coût détaillé du matériel pédagogique. 
   
   Le système Ares de la bibliothèque pourrait être l’une des méthodes utilisées pour publiciser le coût du matériel pédagogique.

   Les membres du corps professoral qui n’ont aucun matériel pédagogique, obligatoire ou optionnel, à faire acheter aux étudiants et étudiantes devront tout de même l’indiquer à leur unité académique pour que l’Université puisse le rapporter au MCU.

   A. St-Amant rapporte aussi un problème survenu en décembre avec l’une des machines Scantron. Une machine sera installée temporairement pour lire les formulaires d’examens, mais l’Université en achètera une avant septembre.  

   Un membre demande si les examens dans le cadre d’un accommodement peuvent commencer à 9 h au lieu de 9 h 30. S. Cadieux répond qu’elle demandera à I. Mayrand de consulter les facultés à ce sujet pour s’assurer qu’il n’y ait pas de problème à commencer plus tôt.

   A. St-Amant indique qu’il fait partie d’un comité pour mettre en œuvre les recommandations de l’Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). Ces recommandations pourront devenir des lois pour augmenter l’accessibilité.

4. Modifications mineures
   1. Faculté des Arts 2024-UGRD-ARTS-ARV-17  
   2. Faculté des Arts 2024-UGRD-ARTS-CMN-02  
   3. Faculté des Arts 2024-UGRD-ARTS-FRA-14  
   4. Faculté des Arts 2024-UGRD-ARTS-GEG-15
   5. Faculté des Arts 2024-UGRD-ARTS-LIN-04  
   6. Faculté des Arts 2024-UGRD-ARTS-LLM-13 : on remarque que l’annexe 1 se répète dans la demande.
   7. Faculté des Arts 2024-UGRD-ARTS-PHI-05  
   8. Faculté des Arts 2024-UGRD-ARTS-PHI-06  
   9. Faculté des sciences sociales 2024-UGRD-SSOC-PSY-1624  
   10. Faculté des Arts 2023-UGRD-ARTS-AHL-EOL-08 : on remarque que l’approbation des Sciences de la santé et de Saint-Paul est manquante. Les représentants de SSAN et de Saint-Paul donnent leur consentement. Les approbations écrites seront demandées à la Faculté des arts.  
   11. Faculté de médecine 2024-UGRD-MED-03 : une discussion s’engage sur les résidences des étudiantes et étudiants en médecine.

Fin de l’ordre du jour de consentement.    

L’ordre du jour de consentement est approuvé tel que présenté.  

AUX FINS DE RECOMMANDATION

5. Abolition de programme

   Faculté des sciences de la santé 2024-UGRD-SSAN-NSG-01

   La demande de suppression du programme est reportée dans l'attente d'informations complémentaires de la part de S. Cadieux.  

DISCUSSION

6. Rétention des étudiants et étudiantes

   M. Jezak, vice-doyenne aux affaires étudiantes de la Faculté des arts, présente les stratégies de rétention de la Faculté des arts qui ciblent en particulier la population étudiante ayant été admise avec une moyenne au bas de l’échelle.  

   Plusieurs stratégies sont utilisées, par exemple les étudiants et étudiantes ayant échoué à un examen de mi-session sont contactés par téléphone pour leur offrir un suivi  

   Des spécialistes s’occupent aussi du suivi de certains groupes d’étudiants et étudiantes comme les cégépiens, les étudiantes et étudiants internationaux, etc.

7. SLICCs/CCIPLEs : prochaines étapes pour le projet pilote été 2025

   A. Mallette et son équipe présentent les stratégies de promotion du projet pilote ainsi qu’une mise à jour sur le déroulement du cours.

   La présentation sera acheminée aux membres après la réunion. 

8. Augmentation dans le nombre d’examens DFR

   À travers l’Université, on remarque une hausse d’environ 10% des demandes d’examens différés depuis la mise en place des frais que les étudiantes et étudiants doivent défrayer pour soumettre le formulaire de déclaration d’absence à un examen. Les demandes proviennent souvent des mêmes étudiantes et étudiants.  

   Des membres proposent de revoir le règlement afin d’exiger un justificatif (sans toutefois exiger un certificat médical) et de permettre aux facultés de refuser une demande.  

9. Révision de notes

   Le règlement A-9 permet tout étudiant et toute étudiante de demander une révision de note et faire appel des notes attribuées, mais depuis sa révision, les facultés ne peuvent plus refuser une demande de révision de note.  

   Un groupe de personnes, composé notamment d’A. St-Amant, C. Dallaire, S. Cadieux et M. Conway, vont examiner comment modifier les règlements A-8 et A-9 pour présenter une proposition de changements aux comités du Sénat.

Levée de la séance : 11 h 30.