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AGENDA

1.    Approval of the agenda

CONSENT AGENDA

2.    Approval of the minutes of the March 26th, 2019 meeting

3.    Business arising from the minutes

4.    Approval of Degrees

a)    Exceptional Requests to the Senate

5.    Requests for Minor Modifications

a)    Faculty of Arts
Modifications to the Honours BA, Major and Minor in Environmental Studies (2018-UGRD-ARTS-ENV-32)

c)    Faculty of Arts
Modifications to the Bachelor of Music Programs (2019-UGRD- ARTS-MUS-01)

FOR RECOMMENDATION

6.    Creation of a new academic regulation
Academic Regulation I-5.7 Academic Reset (2018-2019 VPAA 014)

7.    Modifications to the Academic Regulations

a)    Academic Regulation I-8.5
Course syllabus for undergraduate and graduate studies (2018-2019 VPAA 017)

b)    Academic Regulation I-9.3
Official Examination Period (2018-2019 VPAA 013)

c)    Academic Regulation I-10.2
Calculating Average Systems (2018-2019 VPAA 016)

FOR APPROVAL

8.    Faculty By-laws

Revision of the Faculty of Social Sciences Faculty By-laws

9.    Requests for Major Modifications

a)    Faculty of Medicine
Modifications to the MD Program (2019:UGRD-MED:06)

b)    Office of Graduate and Postdoctoral Studies
Major modifications to the Graduate Program in Civil Engineering (2019-GRAD-GENIE-CVG-01)

c)    Office of Graduate and Postdoctoral Studies
Major modifications to the Graduate Program in Epidemiology (2018-GRAD-MED-19)

d)    Office of Graduate and Postdoctoral Studies
Major modifications to the Graduate Program in Epidemiology (2018-GRAD-MED-21)

10.    Enrolment Management

Last day for late registration

11.    Elections

a)    Mandate renewal for Robert Laganière on the Senate Appeals Committee

b)    Mandate renewal for Michael Wigginton on the Senate Appeals Committee

FOR INFORMATION

12.    Strategic Planning Process

13.    Other Business

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de la douzième réunion de l'année 2018-2019 du

COMITÉ EXÉCUTIF DU SÉNAT

La réunion a lieu le mardi 21 mai 2019 à 10h00 dans la salle 210 du pavillon Tabaret.

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A. Bergeron, A. Chaput, D. Graham, S. Lamoureux, R. Leblanc, T. Lethbridge, C. Phillips.

PERSONNE EXCUSÉE

K. Kwok

PERSONNES RESSOURCES

S. Cadieux, A. Germain-Rutherford, N. Jean, C. Turenne-Sjolander.

Le provost et vice-recteur aux affaires académiques préside la réunion.

1.    Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est adopté avec modifications.  Les points 2 et 3 sont rapportés à une prochaine réunion.  Le point 8. a) est retiré de l’ordre du jour.  Des demandes exceptionnelles sont ajoutés, pour approbation.   Le point 8. b) sera traité au début de la réunion.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

2.    Approbation du procès-verbal du 23 avril 2019

L’approbation du procès-verbal sera rapporté à une prochaine réunion.

3.    Questions découlant du procès-verbal

Ce point sera rapporté à une prochaine réunion.

Approbation des grades

Demandes exceptionnelles au Sénat

Le recteur a utilisé ses pouvoirs d’urgence pour octroyer, modifier ou annuler les grades spécifiés aux candidats présentés par la Faculté des sciences (2018-2018-SCI-P-50, 2018-2019-SCI-P-49), la Faculté d’éducation (2019-URGD-EDUF-09, 2019-URGD-EDUF-03, 2019-URGD-EDUF-08,
2019-URGD-EDUF-10, 2019-URGD-EDUF-11), la Faculté de génie (2018-2019-GEN-P-001,
 2018-2019-GEN-P-002, 2018-2019-GEN-P-003, 2018-2019-GEN-P-004) et la Faculté de médecine (2019  :UGRD-MED: 07).

4.    Demandes de modifications mineures

a)    Cabinet de la vice-provost aux études supérieures et postdoctorales
Modifications au programme d’études supérieures en Épidémiologie (2019-GRAD-MED-01)

The Office of the Vice-Provost, Graduate and Postdoctoral Studies proposes to abolish 22 non-mandatory courses from the graduate program in Epidemiology and to change two courses from “optional” to “elective” in the Master of Science in Epidemiology program.

b)    Faculté des arts
Modifications aux programmes d’anglais comme deuxième langue (2019-UGRD-ILOB-02)

The Faculty of Arts proposes to modify prerequisites for ESL and FLS courses to clarify for students the option of gaining access to a course by taking a language test.  The Faculty also proposes that four FLS and two ESL courses have bilingual titles and descriptions.

c)    Faculté des sciences sociales
Modifications aux programmes d’anthropologie (2019-UGRD-SSOC-ANT-1461)

La Faculté des sciences sociales propose l’abolition du cours optionnel ANT 3343/3743 et la création du cours optionnel ANT 3307/3707.

d)    Faculté des sciences
Modifications à des cours de technologie médicale en ophtalmologie
(2020-UGRD-SCIEN-OMT-01)

The Faculty of Sciences proposes minor changes to the titles of the following courses: OMT 3123,
OMT 4128, OMT 4201, OMT 4123, OMT 4122 and OMT 4126.

e)    Faculté des arts
Modifications à des cours ENG (2019-UGRD-ARTS-ENG-04)

The Faculty of Arts proposes to change the course title and description for course ENG 1120 and to abolish the course ENG 1121.

f)    Faculté des sciences sociales
Modifications au programmes en sociologie (2019-UGRD-SSOC-SOC-1463)

La Faculté des sciences sociales propose l’abolition du cours optionnel SOC 2300/2700, la création du cours optionnel SOC 2306/2706 et la modification de la description et du volet du cours SOC 4103/4503.

g)    Université Saint-Paul
Modification au doctorat en études de conflits (2018-2019-GRAD-USP-4-5.1)

L’Université Saint Paul propose la modification de la description des cours de séminaire.

h)    Université Saint-Paul
Modification au B.A. spécialisé en innovation sociale (2018-2019-UNDERGRAD-USP-4-5.2)

L’Université Saint-Paul propose des changements de titre pour 5 cours, des changements de descriptifs pour 2 cours, l’élimination de préalables pour 10 cours et la modification d’équivalences pour 1 cours.

Une discussion s’ensuit et il est convenu que les demandes de modifications mineures de l’Université Saint-Paul seront dorénavant ajoutées à la section « pour information » de l’ordre du jour.  La nouvelle entente entre l’Université d’Ottawa et L’Université Saint-Paul précise que le Comité exécutif du Sénat sera simplement informé de ces demandes et que L’Université d’Ottawa dispose d’une période de 30 jours pour les réviser.

E.2018-2019.122    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement. (unanime)

AUX FINS DE RECOMMANDATION

5.    Demande de modifications mineures

Faculté des arts
Modifications au Baccalauréat ès arts (2019-UGRD-ARTS-ARTS-05)

La vice-provost, affaires académiques, présente la demande.

The Faculty of Arts proposes to change the name of the “Bachelor of Arts” degree to “Bachelor of Arts degree in Interdisciplinary Studies”.

Les membres étudient la demande.

E.2018-2019.123    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Sénat d’approuver la demande 2019-UGRD-ARTS-ARTS-05, telle que présentée.  (unanime)

6.    Création d’un nouveau règlement académique universitaire

Règlement académique I-16 - Accommodements académiques (2018-2019 VPAA 019)

La vice-provost, affaires académiques, et la secrétaire générale présentent cette demande.

Le règlement sur les accommodements académiques pour les étudiants handicapés présenté dans cette demande précise les rôles et les responsabilités partagés, à travers l’Université sur la mise en application de l’obligation d’accommodement envers les étudiants handicapés, en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Le contenu du règlement proposé reflète les mesures à prendre pour remplir nos obligations légales d’accommodement selon la Politique sur l’éducation accessible aux élèves handicapés (2018), de la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP).

Le présent règlement explique comment l’Université d’Ottawa s’acquitte de son obligation légale de prendre des mesures d’adaptation scolaire pour les étudiants et futurs étudiants handicapés au sens du Code des droits de la personne de l’Ontario. Le présent règlement ne traite pas des mesures d’adaptation scolaire pour des motifs autres que ceux ayant trait à un handicap.

Les membres étudient la demande et y proposent quelques modifications mineures.

E.2018-2019.124    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Sénat d’approuver la demande 2018-2019 VPAA 019, sous réserve des modifications demandées.  (unanime)

7.    Modifications des règlements académiques

a)    Règlement académique I-10.3
Révision de notes et appel (2018-2019 VPAA 015)

La vice-provost, affaires académiques, présente cette demande et propose des modifications au règlement académique I-10.3 portant sur la révision de notes et appel.

Des modifications importantes ont été approuvées par le CÉPC et le Comité exécutif du Sénat en avril 2018 (demande 2017-2018 VRAÉ 003), notamment en lien avec l’étape préalable à la demande officielle de révision, soit la rencontre avec le professeur, en réponse à une observation de l’Ombudsman. Depuis ces approbations, le Centre des droits étudiants a soulevé des observations concernant le délai de 5 jours ouvrables pour le dépôt d’une demande de révision de note en cours d’un trimestre et donc des modifications sont proposés à ce délai.

De plus, une recommandation avait été émise par l’Ombudsman dans son rapport 2016-2017 de réviser le règlement de manière à clarifier son application dans le cas des demandes de révision de note de travaux de groupe. Les modifications proposées répondent également à cette demande de clarification.

Les membres étudient la demande.  

E.2018-2019.125    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Sénat d’approuver la demande 2018-2019 VPAA 015, telle que présentée.  (unanime)

b)    Règlement académique I-9.6
Droit à l’examen de reprise (2018-2019 VPAA 020)

La vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.

Les facultés de génie et des sciences ont approuvés en 2015 l’abolition des examens de reprise pour les cours de niveau 1000 dans leurs facultés respectives. La demande d’abolition de ces examens avait été approuvée par le Conseil des études du premier cycle et le Comité exécutif du Sénat et ensuite présentée au Sénat le 8 juin 2015 (demande 2014-2015 VRAÉ 006). Le Sénat a demandé que des statistiques additionnelles soient ajoutées dans la demande afin de justifier l’élimination de ces examens et que la demande ainsi révisée soit resoumise au Comité exécutif du Sénat.

Une demande révisée, incluant ces statistiques, a été soumise au Comité exécutif du Sénat le 22 mars 2016, mais elle n’a pas été approuvée. Le Comité exécutif du Sénat a suggéré de « repousser l’examen de la demande de modifications notamment pour réintroduire l’ensemble des mesures et règlements permettant de contrer plus efficacement l’échec aux examens » (extrait du PV de la réunion du Comité exécutif du Sénat du 22 mars 2016).

Ainsi, la demande initialement présentée en mars 2016 a été révisée afin d’inclure des renseignements additionnels demandés par le Comité exécutif. Cette nouvelle demande comprend ainsi :

•    les statistiques sur les examens de reprise dans les facultés de Génie et des Sciences présentées déjà au Comité exécutif du Sénat en mars 2016 ;
•    les modifications proposées au règlement académique I-9.6 ;
•    un document préparé par les facultés de Génie et des Sciences en mars 2019 détaillant les mesures en place pour appuyer les étudiants en absence des examens de reprise pour les cours de niveau 1000.

De plus, la Faculté de génie a récemment approuvé quelques modifications aux conditions d’éligibilité aux examens de reprise autres que ceux pour les cours de niveau 1000. Ces changements ont été approuvés par le Conseil des études du premier cycle le 9 mai 2019.  

Dernièrement, il est proposé de déplacer au début du règlement la précision indiquant que les examens de reprise doivent avoir lieu dans un délai de 12 mois après la fin de la session, puisqu’elle s’applique à tous les facultés qui ont des examens de reprise (recommandation du Conseil des études du premier cycle du 28 mai 2015).

Les membres étudient la demande.

E.2018-2019.126    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Sénat d’approuver la demande 2018-2019 VPAA 020, telle que présentée.  (unanime)

8.    Création de programmes

b)    Université Saint-Paul
Création du Doctorat en innovation sociale (2018 GRAD USP 6-5.3)

Jean-Marc Barrette et Philippe Dufort se joignent à la réunion et présentent la demande.

Le doctorat en innovation sociale proposé sera consacré à la recherche théorique avancée dans le champ interdisciplinaire des innovations sociales.

Les membres étudient la demande.

Jean-Marc Barrette et Philippe Dufort quittent la réunion.

E.2018-2019.127    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Sénat d’approuver la demande 2018 GRAD USP 6-5.3, telle que présentée.  (unanime)

c)    Cabinet de la vice-provost aux études supérieures et postdoctorales
Création du Doctorat en recherche interdisciplinaire en musique (2018 GRAD ARTS MUS-05)

La vice-provost aux études supérieures et postdoctorales présente cette demande.

The Vice-Provost proposes a program based on an interdisciplinary approach where music studies will be placed at the heart of the program, but will be combined with a complementary research discipline. The secondary discipline will vary according to students’ and supervisors’ research interests and expertise. This interdisciplinary doctoral model will reflect the intricate combination of different methodological approaches often applied in music research today.

Les membres étudient la demande.

E.2018-2019.128    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Sénat d’approuver la demande 2018 GRAD ARTS MUS-05, telle que présentée.  (unanime)

AUX FINS D’APPROBATION

9.    Demandes de modifications majeures

a)    Cabinet de la vice-provost aux études supérieures et postdoctorales
Modifications au diplôme d’études supérieures Évaluation et gestion du risque en santé des populations (2019-GRAD-MED-04)

The Vice-Provost, Graduate and Postdoctoral Studies presents this request and proposes the following major modifications.  

The Vice-Provost proposes to change the admission requirements to clarify the need for applicants to have prior educational study of biostatistics and epidemiology.  

The course requirements are being modified (1) to better respond to the needs of the discipline, and (2) to reflect changes in course offerings by the partner programs. The changes will ensure that students complete at least 12 units of study directly in the field of Population Health Risk Assessment and Management.

The current program regulations are unclear as to the standard pathway of study for full-time and part-time students. As a result, the Vice-Provost proposes clarifications to assist students in selecting their program. These will be provided on a Faculty of Medicine web page with a link to that page in the program regulations.

Course descriptions for one course does not fully reflect the intent of the course (a Directed Studies course). As a result, there is an unintended conflict with a second course. The Vice-Provost proposes revised text for both courses to clarify the situation.

There is no direct path for students to transfer from the diploma to the MSc. The current regulations are not clear about this. The Vice-Provost proposes text to clarify that students cannot transfer to the MSc program from the diploma.

Members studied the request

E.2018-2019.129    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la demande 2019-GRAD-MED-04, telle que présentée.   (unanime)

b)    Cabinet de la vice-provost aux études supérieures et postdoctorales
Modifications au programme de maîtrise en science économique (2019-GRAD-SSOC-ECO-01)

The Vice-Provost, Graduate and Postdoctoral Studies presents this request.

The Vice-Provost proposes to create a course-based option within the existing master’s program.

Members studied the request and a few minor modifications are proposed.

E.2018-2019.130    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la demande 2019-GRAD-SSOC-ECO-01, sous réserve des modifications demandées.   (unanime)

c)    Cabinet de la vice-provost aux études supérieures et postdoctorales
Modifications au programme de maîtrise ès arts musique (2019-GRAD-ARTS-MUS-01)

La vice-provost aux études supérieures et postdoctorales présente cette demande.

La vice-provost propose l’ajout d’une option cours au programme de maîtrise existant.

Les membres étudient la demande.

E.2018-2019.131    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la demande 2019-GRAD-ARTS-MUS-01, telle que présentée.   (unanime)

10.    Faculté des sciences sociales

Création d’une option en études africaines (2019-UGRD-SSOC-SOC-1471)

La Vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.

La Vice-provost propose la création d’une nouvelle option transdisciplinaire en études africaines en utilisant des cours existants. Une option transdisciplinaire permet une reconnaissance officielle pour un ensemble de 9 à 18 crédits regroupés par thématique qui vise le développement de compétences particulières au-delà de la formation de la spécialisation, de la majeure ou d’une mineure. Les options figureront au relevé de notes. L’ajout d’une ou de plusieurs options permet ainsi aux étudiants de profiter davantage de leurs cours aux choix et d’être l’architecte de leur diplôme, afin de se distinguer.

Les membres étudient la demande et quelques modifications mineures sont proposées.

E.2018-2019.132    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la demande 2019-UGRD-SSOC-SOC-1471, sous réserve des modifications demandées.   (unanime)

11.    Faculté de médecine

a)    Politique en matière d’assiduité au préexternat (2019:UGRD-MED:04)

La Vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.

The Vice-Provost proposes to modify the Attendance Policy in Pre-Clerkship to clarify the categories of leaves as well as the management of the requests of absences.

Members studied the request.

E.2018-2019.133    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la demande 2019:UGRD-MED:04 telle que présentée.   (unanime)

b)    Politique en matière d’assiduité à l’externat (2019:UGRD-MED:05)

La Vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.

The Vice-Provost proposes to modify the Attendance Policy in Clerkship to clarify the categories of leaves as well as the management of the requests of absences.

Members studied the request.

E.2018-2019.134    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la demande 2019:UGRD-MED:05, telle que présentée.   (unanime)

12.    Professeurs éminents

Approbation des nominations pour 2018-2019

Il est convenu que l’approbation des nominations des professeurs éminents ne relève pas du Comité exécutif du Sénat.  Le Provost et vice-recteur aux affaires académiques informe les membres que les nominations seront présentées pour approbation à la réunion du Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs qui aura lieu cet après-midi.  

AUX FINS D’INFORMATION

13.    Processus de planification stratégique

Le provost et vice-recteur aux affaires académiques présente un compte rendu des activités reliées au processus de planification stratégique qui ont eu lieu depuis la dernière réunion du comité.  

14.    Autres questions

Les membres notent que la réunion de l’Exécutif du Sénat du mois de septembre tombe sur la première journée d’école ce qui est problématique pour certains membres professeurs du comité.  Le secrétariat se chargera de fixer une nouvelle date pour cette réunion.

L’ordre du jour est épuisé et la séance est levée à 12h05.