PROC脠S-VERBAL SESSION OUVERTE
de la quatri猫me r茅union de l'ann茅e 2023 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le mercredi 21 juin 2023 脿 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vid茅oconf茅rence (Teams).
笔搁脡厂贰狈颁贰厂
O. Abouzaher, J. Adams, J. Bell, A. Beraskow, B. Bogie, K. Butler Malette (gouverneure 茅m茅rite), D. Chemla, P. Cyr, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur 茅m茅rite), J. Fr茅mont, J. Geurts, S. Gigu猫re, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, A. Keller, N. C. Lazar, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick, F.-E. Racicot, M. Saikaley, J. Tchida, S. Tokmakjian, G. Wilson
PERSONNES EXCUS脡ES
K. Barkat, S. Kiff, J. Lefebvre, D. Monaghan, H. Stern, L. Tedesco
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaac, C. Schweizer
La pr茅sidente rappelle les consignes n茅cessaires au bon d茅roulement de la r茅union aux personnes qui participent 脿 la rencontre sur Teams.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle 茅galement que les membres ont re莽u un message les invitant 脿 poser leurs questions sur l鈥檕rdre du jour pr茅alablement 脿 la r茅union.
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue et remerciements
La pr茅sidente remercie Joanne Lefebvre et Donna Monaghan dont les mandats se terminent le 30 juin 2023, pour leur contribution inestimable aux travaux du Bureau des gouverneurs.
Mesdames Lefebvre et Monaghan n鈥檕nt malheureusement pas pu se joindre 脿 la r茅union.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit d鈥檌nt茅r锚ts n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Approbation du proc猫s-verbal de la r茅union du 29 mai 2023
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
5. Questions d茅coulant du proc猫s-verbal
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
6. Nominations et renouvellements de mandats au Bureau des gouverneurs et ses comit茅s
a) Rapport du Comit茅 de gouvernance et de nomination
b) Nomination au Comit茅 de placement de la caisse de retraite
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
7. Revue annuelle de l鈥櫭﹏onc茅 des politiques et pratiques de placement
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
8. Revue des politiques et directives portant sur les investissements
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
9. R茅gime de retraite
a) Rapport annuel 2022 sur le r茅gime de retraite
b) 脡valuation actuarielle au 1er janvier 2023
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
POUR INFORMATION
10. Rapport annuel sur la gouvernance des comit茅s de pension et de tr茅sorerie
a) Comit茅 de placement de la caisse de retraite
b) Comit茅 de pension
c) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
Documents distribu茅s pr茅alablement 脿 la r茅union.
2023.11 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver l鈥檕rdre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont pr茅sent茅es 脿 savoir :
Point 4
2023.11 a Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver le proc猫s-verbal de la r茅union du 29 mai 2023.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 6
2023.11 b Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Nathalie Gougeon au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 c Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Doreen Hume au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 d Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Lucie Tedesco au Comit茅 ex茅cutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2025.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 e Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Gina Wilson au Comit茅 de gouvernance et de nomination pour un mandat d鈥檜n an, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 f Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Doreen Hume au Comit茅 de v茅rification en qualit茅 de membre et de pr茅sidente pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 g Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Nathalie Gougeon au Comit茅 de v茅rification pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 h Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de David Chemla au Comit茅 de v茅rification pour un mandat de deux ans et quatre mois, du 1er juillet 2023 au 2 novembre 2025.
2023.11 i Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination d鈥橝ndr茅 Juneau au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie pour un mandat d鈥檜n an, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024.
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2023.11 j Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination d鈥橭mar Abouzaher au Comit茅 de placement de la caisse de retraite pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2025.
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2023.11 k Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de James C. L. Clark au Comit茅 de placement de la caisse de retraite pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 l Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Hugh Gorman au Comit茅 des terrains et des b芒timents pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 m Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Paul Hindo au Comit茅 de gouvernance et de nomination pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 n Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Steffany Bennett au Comit茅 mixte du S茅nat et du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 o Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Sanni Yaya au Comit茅 mixte du S茅nat et du Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 p Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Shaunt Tokmakjian au Comit茅 de v茅rification pour un mandat de quatre mois, du 1er juillet 2023 au 30 octobre 2023.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 q Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Stephen A. Cotsman au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 r Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de James C. L. Clark au Comit茅 des finances et de tr茅sorerie pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 s Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Jos茅e Mondoux au Comit茅 de placement de la caisse de retraite pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 t Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Paul Hindo au Comit茅 des terrains et des b芒timents pour un mandat de trois ans du 1er juillet 2023 au 30 juin 2026.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 u Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Lawrence Soloway au Comit茅 des terrains et des b芒timents pour un mandat d鈥檜n an du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
2023.11 v Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination du professeur Fabio Moneta au Comit茅 de placement de la caisse de retraite pour un mandat de deux ans, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2025.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Point 7
2023.11 w On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the Statement of Investment Policies and Procedures for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
Point 8
2023.11 x On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the Statement of Investment Policies and Goals for the Long Term Portfolio.
(Unanimous)
Point 9
2023.11 y On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the 2022 Annual Report for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
2023.11 z On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) actuarial valuation update as of January 1, 2023.
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
11. 脡tats financiers v茅rifi茅s des r茅gimes de retraite pour l鈥檃nn茅e se terminant le 31 d茅cembre 2022
Michel Houle, vice-recteur associ茅 aux ressources financi猫res, se joint 脿 la r茅union
a) R茅gime de retraite de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa
b) R茅gime de retraite de l鈥橝ssociation des professeurs 脿 temps partiel de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa (APTPUO)
The 31 December 2022 Financial Statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) and the 31 December 2022 Financial Statements of the Association of Part-Time Professors of the University of Ottawa Pension Plan (1991) were presented for approval. It was noted that both were prepared in accordance with the Canadian accounting standards for pension plans.
They were presented to the Administration Committee on 17 May 2023 and to the Audit Committee on 23 May 2023 for recommendation.
2023.12 On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the December 31, 2022 audited Financial Statements of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965).
(Unanimous)
2023.13 On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the December 31, 2022 audited financial statements of the Association of Part-Time Professors of the University of Ottawa Pension Plan (1991).
(Unanimous)
Michel Houle quitte la r茅union.
12. Modifications au R猫glement administratif de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa No 1
Kathryn Prud鈥橦omme, conseill猫re juridique et directrice, se joint 脿 la r茅union
La Secr茅taire g茅n茅rale informe les membres que les modifications sugg茅r茅es ont pour but de combler certains manques qui ont 茅t茅 constat茅s et pour ajuster le R猫glement administratif aux besoins et pratiques de l鈥橴niversit茅 en mati猫re de gouvernance.
Les principales modifications sont les suivantes :
鈥 Inclure le Comit茅 d鈥檃dministration (CA) au paragraphe 6.13 avec son mandat g茅n茅ral et sa composition;
鈥 Clarifier et pr茅ciser les pouvoirs du Comit茅 de gouvernance et nomination (art. 9.1);
鈥 Modifier les pouvoirs du Comit茅 de finance et tr茅sorerie suivant les recommandations dudit Comit茅 (art. 12.1);
鈥 Ajuster les pouvoirs du Comit茅 des terrains et b芒timents pour 锚tre conforme au Bylaw no3 (article 13.1);
鈥 Pr茅voir une disposition sur la cession d鈥櫭﹍茅ments d鈥檃ctifs de l鈥橴niversit茅 (article 19.4);
鈥 Clarifier le processus pour amender et modifier le R猫glement administratif (article 20.1)
La version fran莽aise a 茅galement 茅t茅 revue pour r茅pondre aux normes de neutralisation et f茅minisation des textes.
A member suggested that the word 鈥榓dvisable鈥 be replaced with 鈥榬easonable鈥 in article 6.5.1 President鈥檚 power in an emergency:
鈥淚n the event of an emergency and should a duly convened meeting of the Executive Committee fail to produce a quorum, then, after consultation with the members of the Executive Committee present, or, should it not in the opinion of the President, due to the urgency of the matter, be practical to convene a meeting of the Executive Committee or of the Board, then the President, after consultation with the Chair of the Board, if he or she is available, may take any action or do any act or execute any document on behalf of the University as he or she may deem reasonable and may thus bind the University, provided however that, (鈥)鈥
Members agreed with modification.
It was also confirmed that the power granted to the Administration Committee does not diminish those of the Board.
2023.14 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve les modifications au R猫glement administratif de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa No.1 (2019)
(une abstention)
Kathryn Prud鈥橦omme quitte la r茅union
13. Modifications au R猫glement 67b 鈥 Pr茅vention de la violence sexuelle
Tiffany Ticky, directrice, Bureau des droits de la personne, se joint 脿 la r茅union.
Il est rappel茅 que les modifications propos茅es ont 茅t茅 effectu茅es pour prendre en compte les nouvelles obligations mises en place par le gouvernement de l鈥橭ntario, 脿 savoir l'article 16.1 de la Loi sur le minist猫re de la Formation et des Coll猫ges et Universit茅s portant sur les cas d鈥檌nconduite sexuelle de la part d鈥檈mploy茅s 脿 l鈥檈ncontre d鈥櫭﹖udiants.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est pr茅cis茅 que le R猫glement 67b s鈥檃pplique 脿 tous les membres de la communaut茅 universitaire.
It was also mentioned that the amended Policy will come into effect on 1 July 2023.
2023.15 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu que le Bureau des gouverneurs approuve les modifications au R猫glement 67b 鈥 Pr茅vention de la violence sexuelle
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
Tiffany Ticky quitte la r茅union.
POUR INFORMATION
14. Rapport du recteur
Le recteur revient sur les points suivants :
鈥 La collation des grades s鈥檈st d茅roul茅e entre les 8 et 11 juin au Centre Shaw; l鈥檌nstallation de la nouvelle chanceli猫re, Claudette Commanda, a eu lieu le 8 juin dans le cadre de la collation des grades de la Facult茅 de droit, section de Common Law, au sein de laquelle Madame Commanda a 茅t茅 Ain茅e en r茅sidence et conseill猫re sp茅ciale en mati猫re de r茅conciliation aupr猫s de la doyenne.
Le vice-recteur 脿 la recherche et 脿 l鈥檌nnovation pr茅sente une mise 脿 jour des activit茅s de son cabinet et revient entre autres sur les financements obtenus par l鈥橴niversit茅.
Le recteur reprend la parole et indique que :
鈥 l鈥橴niversit茅 a re莽u $430 millions en fond de recherche pour la pr茅c茅dente ann茅e.
鈥 Les cl茅s de la Facult茅 des sciences de la sant茅, campus Lees, ont 茅t茅 remises le vendredi 16 juin 2023.
鈥 Awad Ibrahim, vice-provost, 茅quit茅, diversit茅 et excellence en mati猫re d鈥檌nclusion, a pris ses fonctions le 1er juin; il est 茅galement responsable du dossier sant茅 mentale et mieux-锚tre.
鈥 L鈥橴niversit茅 a re莽u le prix de reconnaissance du Conseil canadien des professionnels en s茅curit茅 agr茅茅s dans la cat茅gorie Organisation.
鈥 No comments received to date following the submission of the University brief to the Blue Ribbon Panel on Financial Sustainability in the Post-Secondary Education Sector.
An interim report is expected in August 2023.
鈥 Prise en charge 茅ventuelle du Programme de formation en fran莽ais des sages-femmes bien accueilli par le Minist猫re des coll猫ges et Universit茅s et par le Minist猫re de la sant茅.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est mentionn茅 que le programme de formation des sages-femmes ne peut pas 锚tre int茅gr茅 脿 l鈥櫭塩ole des sciences infirmi猫res car le Coll猫ge des sages-femmes ne le permet pas.
Il est 茅galement mentionn茅 que proposer ce programme non seulement en fran莽ais mais 茅galement en anglais permettrait de mieux le rentabiliser.
15. Rapport annuel des comit茅s
a) Comit茅 de placement de la caisse de retraite
b) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
c) Comit茅 de pension
Tom Valks, directeur principal des placements, se joint 脿 la r茅union
Le directeur principal des placements, en l鈥檃bsence du pr茅sident du Comit茅 de placement de la caisse de retrait, le pr茅sident du Comit茅 des finances et de tr茅sorerie et, le pr茅sident du Comit茅 de pension pr茅sentent les responsabilit茅s de leur comit茅, leur fonctionnement, les r茅alisations pour l鈥檃nn茅e 茅coul茅e et les objectifs pour l鈥檃nn茅e en cours.
Le pr茅sident du Comit茅 des finances et de tr茅sorerie et le pr茅sident du Comit茅 de pension remercient les 茅quipes pour le travail accompli.
Tom Valks quitte la r茅union.
16. Rapports de comit茅s
a) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie (volet tr茅sorerie)
The Chair presented the report of the meeting held on 31 May 2023 during which members approved the Statement of Investment Procedures and Guidelines for the Short-Term Portfolio and the Responsible Investment Guidelines and recommended the approval, by the Board, the Statement of Investment Policies and Goals for the Long Term Portfolio to the Board of Governors.
b) Comit茅 de pension
The Chair presented the report of the meeting held on 26 May 2023 during which members recommended the approval, by the Board, of the Actuarial valuation as at 1 January 2023 as well as the approval of the 2022 Pension Plan Annual Report. Both requests were presented for approval at the present Board meeting.
Members also approved the presentation of the Annual Committee Governance Report to the Board, for information.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
CS/ab
